【実は大変?】営業事務のきついところと4つの対処法を紹介

【実は大変?】営業事務のきついところと4つの対処法を紹介

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はじめに

事務職は就業時間が規則的ということもあり、人気の職種です。

事務といっても業務範囲は広く、総務、経理、法務、人事など部署は細分化されています。

そのなかでも営業事務は専門的な知識や資格を求められることが少なく、未経験でも働きやすいと人気です。

今回は営業事務の仕事の内容と、営業事務がきついと思ったときの対処法について紹介していきます。

今後営業事務に従事してみたいと考えている方、営業事務をしていてきついと感じている方は参考にしてください

【営業事務って大変?】営業事務の仕事

営業事務は事務職なので、営業活動をすることはありません。

業務の内容は営業スタッフのサポート、バックアップが主な業務となります。

営業事務がサポートすることで、営業スタッフは円滑に仕事を進められ、会社の売り上げ、サービスの向上につなげられるのです。

しかし、営業スタッフのサポートと一口に言っても、その業務は多岐にわたるのです。

では一体、営業事務の業務内容には、どのようなものがあるのでしょうか。

業務の内容を見ていきましょう。

①書類作成、処理

②ファイリング

③顧客管理

④営業事務の効率化

⑤受注発注管理

⑥電話、メール対応

上記の6つが基本的な営業事務の仕事といわれます。

企業によってはそのほかにも、営業をサポートするために必要な業務が追加されるでしょう。

またIT、メーカー、商社など業界の違いによっても営業事務が担当する業務の違いはあります。

さらに詳しく業務内容について知りたい方は、下記サイトを参考にしてください。

一般事務との違い

営業事務では営業をサポートする業務の性質上、一般事務との違いがあります。

一般事務では部署にもよりますが、比較的に定型業務が多く、スケジュールを立てやすいです。

また、トラブルなどが起こらなければ残業も少なく、定時で退勤できることが特徴です。

営業事務は営業スタッフの仕事の進捗に合わせ、仕事をする必要があります。

緊急性の高い業務やイレギュラーが発生することも多くあるのです。

たとえば営業スタッフが営業先から戻ってきたときに、契約が取れたので契約書類を明日までに準備して欲しいと要求されることがあります。

このように顧客や営業スタッフのスケジュールに合わせた業務のスピード感が必要になり、突発的な残業が発生することもあるでしょう。

また営業事務の特徴として社内外の調整が必要となり、多くの人と関わる必要があります。

【営業事務って大変?】営業事務の大変なところ4選

先ほど紹介したように、営業事務と一般事務では違いが多くあります。

営業のバックアップ、サポートの性質上の大変さ、多岐にわたる業務内容による大変さなど、営業事務ならではの苦労があるのです。

営業と営業事務は密接な関係にあります。

そのため、性質上の大変さは、営業スタッフの仕事に時間を左右されること、営業スタッフの失敗の責任を負わされるなどがあげられます。

業務内容の大変さでは業務量の多さ、イレギュラー業務の多さでしょう。

つぎにこれらの営業事務の大変なところを4つに絞り説明していきます。

営業職と事務職の中間である

営業事務で大変なところは、営業職と事務職の中間にいるということです。

営業事務は事務職ではありますが、お客様ありきの仕事なので、営業に近い性質をもっています。

請求書の作成や受注業務などお客様に関する仕事があり、外回りがない営業のような仕事なのです。

一般事務との違いでも説明したように、営業事務ではイレギュラーな仕事が多く、残業時間も長くなることがあります。

残業時間が長くなると事務職なのに残業が多い、仕事が出来ない人ではないかと評価をされることがあるのです。

また人間関係では、営業スタッフに確認しなければならないこと、書類提出のために経理など他部署の事務職に確認しなければならないこともあり、営業と事務職のあいだで板挟みになることがあるでしょう。

休憩時間を取りづらい

営業事務の大変さは休憩の取りづらさにもあります。

外回りの営業スタッフはお客様のスケジュールに合わせ仕事をしています。

複数の営業スタッフをサポートしていると、各営業スタッフの休憩時間はバラバラで、いつ仕事を依頼されるかわかりません。

急に営業から電話がかかってくることもあれば、緊急の書類作成があるなど、タイムリーに仕事をこなさなければならないこともあり、休憩を取りづらくなるのです。

そのため休憩時間を1時間取れなくても業務に戻ったり、外へ食事に行ったりできずデスクで過ごすという方が多くいます。

1日の仕事を円滑に進めるために休憩時間は必要不可欠です。

しかし、営業事務ではその休憩を取りづらく、集中力が途切れ、思わぬ失敗につながることもあるのです。

お客様の都合に合わせる必要がある

営業事務では担当の営業スタッフの都合だけでなく、お客様の都合に合わせて臨機応変な対応をする必要があります。

たとえば卸売業での受注業務であれば、お客様からの発注が来なければ仕事を進められません。

締め切りの時間に発注が集中すれば、そこから配送へ伝票を回して発注手配を済ませ、請求書の作成をするので、定時を過ぎることもあるでしょう。

また受注業務では、すべてのお客様が締め切り通りに発注してくれるとは限りません。

締め切りから遅れての発注依頼や変更があった場合に、対応が出来るか各部署への確認作業などイレギュラーな業務が発生するのです。

このように自分で仕事のスケジュールを立てるのではなく、お客様の都合で左右されることがあるのです。

営業担当の尻ぬぐいをさせられる

営業事務では営業担当から責任を押しつけられることがあります

たとえば、担当している営業スタッフが取引先に対して何かしらのミスをした場合、取引先に自分のミスだと伝えれば取引先との信頼関係は崩れてしまうでしょう。

しかし営業事務はオフィスワークなので、基本的に取引先の方と直接会って仕事をすることはほとんどありません。

営業担当は自分のミスではなく、営業事務がミスをしたと責任転嫁をすることで、取引先と今後もよい関係を継続できるのです。

また営業担当が自身のスケジュールを管理できていないときには、急なサポートの依頼をされることもあります。

このように営業担当の仕事の尻ぬぐいをしなければならず、精神的に苦労を感じることがあるでしょう。

【営業事務って大変?】営業事務のやりがい

ここまで営業事務の大変さを紹介してきました。

大変さだけに目を向けてしまうと営業事務での仕事に希望がもてなくなってしまうでしょう。

しかし仕事であれば、どの職種であっても大変と感じる部分もあれば、やりがいも必ずあります

営業事務でもやりがいを感じられる要素があるのです。

きついと感じたときの対処をするためにも、営業事務にはどのような仕事のやりがいがあるか理解しましょう。

つぎに営業事務のやりがいを2つ紹介していきます。

ルーティンワークになりづらい

一般事務は定型業務が多く、日々の仕事はルーティンワークになりやすいです。

その点、営業事務では営業職のサポートのため、同じ仕事ばかりになりづらいでしょう。

受注業務では繁忙期と閑散期で仕事量が変わり、契約書の作成業務などは担当営業の実績によっても忙しさが変わります。

他部署、営業担当、顧客と連絡を取ることも多く、パソコンと常に向き合うことも少なくなるかもしれません。

多岐にわたる業務と営業担当、顧客に合わせた対応を常に自分で優先順位をつけながら仕事をしなければならないのです。

自分が立てた優先順位で、仕事が円滑に終わったときに得られる充実感は営業事務ならではでしょう。

このため営業事務は毎日同じ仕事でマンネリ化してしまうことが少ないのです。

ビジネスや会社を知ることができる

営業事務におけるやりがいの2つ目はビジネスや会社を知ることができる点です。

営業事務の仕事は多岐にわたり、各部署とやり取りをすることで会社の内情を知り、社内での人脈を築くことができるでしょう。

事務職としてさまざまな分野のデスクワークに精通し、社内の人脈を活かすことで、将来的に他部署への異動を視野に入れられるのです。

また営業事務は一般事務と違い、お客様との接点があります

お客様との電話やメールでのやり取りをするためには、業界のこと、自社のことは最低限知っておく必要があります。

そのため業務を通じて、業界知識とビジネスマナーを身につけられるのです。

業界の知識を身につければ、転職に活かすこともできるでしょう。

【営業事務って大変?】きついときの4つの対処法

ここまでで説明したように、営業事務は仕事量が多く、大変な職種といえます。

営業事務をされている方で、実際にきついと感じている方もいるでしょう。

ではきついと感じたときは。どのように対処すればいいのでしょうか。

きついと感じたときの対処の方法としては、仕事の取り組み方を変える方法と、自分自身を変える方法と、転職をして仕事自体を変える方法などがあります

これら対処方法を4つ紹介していきますので、きついと感じている方は参考にしてください。

PDCAを回す

きついと感じたときに取るべき対処法の1つ目は、業務環境を改善するためにPDCAサイクルを活用することです。

PDCAとはPlan(計画)、Do(実行)、Check(評価)、Action(改善)のことです。

PDCAの活用方法として、まずは問題点を抽出し、その問題点をどのように改善をするか計画を立てます。

その改善計画を実行し、どのような結果になったかを評価し、最後にその改善案を今後も継続するか、再度検証をする必要があるかを決めるのです。

最後のアクションの結果、さらなる改善の余地がある場合には最初の計画に戻り、再度PDCAを実施します。

どのようにすれば効率よく仕事をこなせるか、より高い精度、高い成果を出せるか考え、検証を繰り返していくことで仕事のスピードは上がっていくでしょう。

スキルアップを目指す

2つ目の対処法はスキルアップをし、業務効率を上げることです。

スキルアップをする方法はいくらでもありますが、事務職に活用しやすい資格の習得を目指すのがいいでしょう。

何を習得するか悩んでいる方におすすめの資格は、MOSと簿記資格です。

MOSはマイクロソフトオフィススペシャリスト試験を指します。

この資格を習得すればWord、Excel、PowerPointの知識と活用方法の幅が増えるでしょう。

特にExcelの数式や設定を学べば、業務効率の向上が見込めます

請求書や見積書の作成をすることもある営業事務では、簿記の資格は取って損はないでしょう。

簿記資格は営業事務でも活用が出来る点と、経理事務への異動、転職に有利になるので将来の展望が広がります

仕事のメリハリをつける

3つ目の対処法は仕事にメリハリをつけることです。

ダラダラと仕事をしていては、業務効率は低下し終わる仕事も終わらなくなってしまいます。

営業事務では先ほど説明したように、休憩を取りづらい、残業が発生しやすいということを説明してきました。

しかし、休憩が取れない、いつまでも残業をしていると集中力が途切れてしまうでしょう。

そのため、休憩時間はきっちりと休む、残業は何時までに終わらせるといった目標を立てるとよいでしょう。

休憩が取りづらいのであれば、営業担当のスケジュールの把握や、事前に営業担当にこの時間は対応が出来ないと伝えることで解消できます。

勤務時間中にメリハリをつけることが難しければ、プライベートの時間を楽しむことも1つの方法です。

趣味を見つけ、勤務後は仕事のことを考えないで趣味に没頭して、仕事のオンとオフを切り替えられるような状態を作るのです。

部署を異動する・転職する

最後に紹介する対処法は異動、転職です。

ここまではスキルアップや仕事の取り組み方など、自分自身を変える方法について紹介してきました。

自分を変えるための努力をしても、どうしようもないときは仕事を変えてみることも視野に入れましょう

営業事務として営業担当をサポートしているのに、怒られたり、責任を押しつけられたりすることに対し不満を感じているのであれば、思い切って営業に異動をするのも1つの方法です。

サポートを通じて、営業の仕事内容を理解しているので、未経験の方よりはスムーズに営業の仕事に慣れるでしょう。

事務職は継続をしたいが、営業事務は仕事量と残業が多すぎて耐えられないという場合には、一般事務への異動、転職をおすすめします。

今まで培ってきた経験をそのまま活かしたいという方は、営業事務で別の企業への転職がよいでしょう。

営業事務で転職をする場合には同じ環境にならないように、企業リサーチや面接の段階で業務内容や残業時間などを確認する必要があります。

まとめ

営業事務の大変さと対処方法を紹介してきましたが、きついと感じたときには、まず自分自身を変えるための努力をしてみましょう

PDCAや、スキルアップは営業事務に限らず、どの仕事でも活かすことができます。

それでも労働状況が完全出来ないときは異動、転職を考えてみてください

仕事をしているうえでストレスは必ず発生します。

企業に就職している以上、仕事上のストレスに耐えることも大事ですが、自分の体と心の健康の維持が難しいのであれば、無理をしすぎないように注意してください。

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