【女性が活躍】営業事務の仕事内容とは?ポイントを解説!

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はじめに

営業事務は、女性の割合が高い仕事の1つです。

福利厚生制度や職場復帰のサポートも充実している職場は多いでしょう。

また、それらの制度を利用して女性のみならず、男性も育休を取りやすい環境も整っています。

仕事と子育てを両立させることが望ましいです。

しかし、そうした環境や制度を作るのが難しい職業もあるのも事実です。

そんななか、営業事務は育児中の男女にとっても風通しのよい制度が整っているといえるでしょう。

本記事では、営業事務の仕事内容や一般事務との違いなどを紹介します。

さらには女性が活躍できるポイントやりがいや、向いている人物像なども紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

営業事務の仕事内容

営業事務の主な仕事内容は、事務作業を通して営業をサポートすることです。

はじめのうちは営業活動に必要な見積書、契約書などの書類作成がメインとなります。

書類作成という言葉だけを聞くと、複雑で難しい作業だと思うかもしれませんが、決してそんなことはありません。

各企業には定型文を多く活用した書類もあります。

文章の書き方さえ覚えてしまえば問題ないでしょう。

業務に慣れてくれば、在庫管理、顧客管理、商品の受発注業務、プレゼン用の資料の作成、業務フローの改善提案などさまざまな業務を担うことも多くあります。

基本的には1日中オフィスにいて、デスクワークが中心になります。

いわゆる外回り営業は営業担当がするので、ほぼ外に出ることはないといっても過言ではないでしょう。

ここから具体的な仕事内容を紹介していきます。

書類作成・ファイリング

見積書や納品書、注文書、注文請書、請求書など、取り引きに必要な書類の作成も仕事内容に含まれます。

正確な書類の作成により企業ははじめて商品やサービスの取り引きが可能になります。

そう考えると非常に重要な業務といえるでしょう。

書類の作成方法は企業によって異なります。

具体例をあげると、ビジネスソフトウエアや市販のソフトウエアを使う場合、企業独自のシステムを使う場合などがあります。

また、ファイリングに関しても必要な書類をすぐ取り出せるようにしておく必要があるでしょう。

この作業は作業環境を整え、作業効率を上げるためには欠かせないものです。

急速なデジタル化も進んでいますが、実情としてはいまだに契約書類などは紙ベースで保管するケースも多くあります。

保管方法などには細心の注意を払いましょう。

また、書類を保管する際の責任として万が一契約書類を紛失してしまったとしましょう。

契約時の条項を確認できず、不利な取り引きとなってしまうなどのリスクが発生する可能性もあるので、適切に書類を保管する慎重さが非常に重要とされます。

常に営業部門の活動をチェックし、わからない場合は営業担当に確認するなど、自らがリスクを回避するための責任を自覚することが求められるのです。

データ入力・データ管理

顧客の社名や住所、担当者名、取引状況といった情報を入力して管理することも営業事務の仕事です。

たとえば顧客が継続契約をおこなっている場合は、そのままスムーズに契約を更新できるよう、案内をすることも少なくありません。

顧客の購買履歴や問い合わせ履歴、担当者、マーケティング施策の反応、予算などの日々の営業活動を記録しておけば、営業担当が経営戦略を練る際に役立ちます。

顧客管理は、既存顧客との関係性の維持や、顧客ニーズをくみ取るうえで非常に重要です。

それらの情報はいわゆるビックデータと呼ばれ、企業の営業利益を左右する資産といっても過言ではありません。

一見と地道に感じる作業ですが、情報を積み重ねていくにつれ、重要な役割を果たしている業務といえるでしょう。

来客対応

営業担当に来客があった際に対応することも仕事内容に入ります。

主に会議室などへの案内やお茶出し等の簡単な接待を担当し、必要に応じて書類などの配布もします。

いわゆるアシスタント業務のようなものです。

常識の範囲内で仕事に取り組めば、決して難しい内容のものはありません。

強いて注意点をあげるとすれば、取引先の顧客企業などに対して失礼のない誠実な対応を心がけることが重要です。

リモートワークが続くなか、対面での対応は印象に残ります。

今後さらに注意が必要な業務といえるでしょう。

電話・メール対応

営業部宛の電話やメールへの対応は、営業事務の重要な役割の1つです。

営業担当は不在の場合も多く、その際に取り次ぎや代わりに伝えられた商談などの日程を営業担当へ正確に連絡をする必要があります。

重要な顧客や、契約情報の機密性の高さを踏まえると、かなり責任が伴う仕事内容だといえるでしょう。

仮に伝え忘れるなどというミスがあった際は、営業全体の利益の損失につながる場合があります。

こまめにメモを取る、先方から日程を伝えられた際にはすぐに営業担当へメールをするなどの対策を徹底することが必要です。

商品管理

商品管理に関しての担当は企業により異なりますが、営業事務がそれらを担当する場合も多くあります。

商品管理は、顧客満足度アップにつながる重大な仕事であると同時にスムーズかつ、正確な対応を求められるのです。

たとえば、顧客からの発注に対し、在庫が足りないと顧客満足度の低下の原因になります。

一方で逆に在庫があり過ぎても、倉庫の圧迫や経費がかさむという問題に発展してしまいまうのです。

商品を適切に管理し、記録することで、商品の生産数と出荷数を適切に保ち、適切な生産体制を維持できるでしょう。

また、営業担当が取ってきた発注に対し、営業事務が倉庫に出荷指示を出したり、取引先に発注をしたりすることもあります。

契約が締結された場合も、まずは商品や製品の在庫の有無を確認します。

在庫数を確認でき次第、自社の発送部門、もしくは外部の配送業者に出荷を依頼し、発送の準備が整ったら顧客に連絡するという一連の対応が任されることもあるでしょう。

一見すると複雑そうに聞こえますが、その分重要な仕事内容だといえます。

その他

今まで紹介してきた仕事以外にも、備品管理や宅配便の発送、交通費の精算、出張時の新幹線の手配などをすることも仕事内容に入ります。

一つひとつは単純な作業であることも多いですが、その責任はかなり大きいです。

たとえば、営業担当が取り引きで出張する際に、新幹線や飛行機の予約が取れていなかったとします。

そうなってしまうと、そもそも現地に赴くことすらできません。

下手をすれば商談自体をキャンセルされる可能性もあります。

営業全体の利益損失にもつながりかねないミスであることを考えると、非常に重要な役割といえるでしょう。

営業の仕事をすることはある?

「営業事務」という名称ではありますが、営業活動自体をすることは基本的にありません。

あくまでも事務作業が中心です。

これまで紹介してきた電話対応やメール対応、書類の送付などを通して、取引先と関わることが非常に多いです。

実際に外に出て営業回りをしたり、営業電話をかけたりすることはほぼないといってよいでしょう。

また、営業事務と営業サポートもしくは営業アシスタントは、一緒に語られることもあります。

しかし、業務内容は大幅に異なる点があることを知っておいてください。

たとえば、担当営業先を持たない代わりに主担当の営業に代わり企業訪問をし、商品案内する、価格交渉などの折衝業務があげられます。

似たような名称でも、営業サポートやアシスタントの仕事内容では実際の営業活動も含まれます。

営業事務と一般事務との違い

営業事務と一般事務の主な違いの1つとして専門性の有無があげられます。

一般事務は書類整理や経費の清算などの事務作業全般をおこないます。

一方で、営業事務は営業部門の事務作業に特化しているのです。

営業事務の方が高い専門性をもつと同時に、営業担当との連携が必要不可欠であるといえるでしょう。

ほかにも書類の処理以外に、商品やサービスの資料作成、プレゼンテーションをする機会も多いという点が特徴です。

また、営業の成績は数値により可視化されるため、一般事務よりもやりがいを感じやすい面もあります。

ただ単に事務作業をするだけではありません。

営業担当の方々とのコミュニケーションを積み重ねることによって、しっかりと信頼のある関係性を築くことも非常に重要な役割といえるでしょう。

営業事務で女性が活躍できるポイント

営業事務はデスクワークや事務作業がメインの仕事なのです。

体力面などを考慮すると、女性の活躍しやすい環境が整っているのも営業事務における魅力の1つです。

女性の場合、特に産後などで体調が安定しない場合も多くあるでしょう。

いくら仕事に対して情熱があったとしても、自身の体調が崩れるような業務をすることは心身ともにかなり危険です。

もちろん健康や体力に自信のある方は、それらにとらわれる必要はまったくありません。

しかし、そのほかにも子育てなどと優先させたい場合は、営業事務の制度を積極的に活用すべきです。

具体的なポイントを紹介しますのでぜひ参考にしてみてください。

体力に自信がなくても大丈夫

先ほども紹介したように、営業事務はデスクワークが中心のため体力に自信がなくても心配ありません。

持病や産後によって自身の体調をコントロールするのが難しい場合でも、座って業務をおこなる環境ならば、かなり支障は起きにくいです。

体力面での負担はほぼないといっても過言ではないでしょう。

しかしその分、長時間パソコンなどで作業をするので視力の低下や肩こり、慢性的な頭痛などには注意が必要です。

業務に支障が出ない程度に休憩を挟んだり、椅子にクッションなどを置いたりなどして気をつけましょう。

子育てと両立しやすい

営業事務は基本的に仕事は定時に始まります。

急な用事がない限りは残業も少ないので、子育てなどのプライベートとも両立もしやすいでしょう。

企業の勤務形態によって多少異なりますが、土日は休日になることが多く、仕事と子育てを両立しやすい環境体制が整っています。

このような環境は女性のみならず、育児中の男性も働きやすく、家事の分担なども比較的しやすいです。

たとえば、幼稚園などの迎えなどを夫婦で分担する際に、どちらかが定時で帰れれば、子どもを待たせることなく、迎えに行くことができます。

営業事務の仕事で大変なこと

一方で営業事務営業担当の人数に対し、営業事務の人数が少ないと残業になってしまうこともあります。

また、営業担当からスピードを重視した対応が求められたり、お客様からのクレームの電話を受けたりなど、プレッシャーを感じる場面も少なくありません。

特に急な商談や会議の日程が入った際は、職場もあわただしくなります。

その場で焦ることなく、冷静に仕事を進めていくスキルが求められます。

クレームに関しても同様に、理不尽な内容以外はなるべく真摯な対応を心がけましょう。

営業事務の仕事のやりがい

これまで営業事務の仕事内容を詳しく紹介してきました。

この仕事のやりがいは、サポートにより営業担当が存分に力を発揮することができ、営業成績や売り上げの向上につながることです。

特に営業は実際の利益が数値でわかりやすく可視化されるので、より明確に自らの成績を実感するできるでしょう。

また、連携している営業担当から感謝されることもモチベーションにつながるという人もいるかもしれません。

実際に営業活動をするわけではありませんが、サポートに徹することで、企業の利益につながることが営業事務をするうえで大きなやりがいの1つになるでしょう。

営業事務に求められる人物像

これまでは、営業事務の具体的な仕事内容や女性が活躍できるポイントなどを紹介してきました。

特に仕事内容に関しては、求められる個人の性質やスキルによるものもあります。

もちろん、ずば抜けた才能などというものは特別必要ありません。

しかし、求められる人物像というものは存在します。

主に営業担当のサポート業務が中心となるので、それらにやりがいを感じられることなどが望ましいでしょう。

能力面と性格面といった2つの面で詳しく紹介していくので、ぜひ参考にしてみてください。

能力面

能力面で求められる人物像としては、パソコンの操作に慣れていることが望ましいです。

もちろんシステムエンジニアのような専門的な知識などは必要ありません。

しかし、最低限WordやExcelといったOffice系ソフトを問題なく使用できるようにしておきましょう。

同時にある程度のコミュニケーション能力があることも重要です。

営業担当への確認業務や顧客対応をするので、当然人々と会話をする機会も多くあります。

その際は一人ひとりに対して、誠実な対応をできる人間性の高さも求められるでしょう。

性格面

性格面で求められる人物像としては、誰かをサポートしたいもしくはサポートすることに喜びを感じられる人が求められます。

また、先ほどのコミュニケーション能力に付随して、状況に柔軟な対応をできることが望ましいでしょう。

営業担当が忙しく予定通り確認作業をできない際、複数の業務を同時進行できるくらいの状況を把握できる存在は、現場では非常に重要です。

加えて事前に書類などを確認したり、自らがミスを防ぐために積極的に動いたりする責任感も必要不可欠です。

まとめ

今回は営業事務の仕事内容や一般事務との違い、女性が活躍できるポイント、やりがいや向いている人物像などについて詳しく紹介しました。

サポート的な役割が多いので一見すると企業の利益に関わる業務ではないと思われがちです。

しかし、一つひとつの仕事内容を掘り下げていくと、非常にやりがいのあるものです。

営業事務のサポートなしで、営業担当は商談や契約を進めることはできません。

このことから、企業全体の利益から見てもとても重要な役割を担っていることがわかります。

そのほかにも残業が少なく、定時に帰りやすいことなどから働きやすい職場環境は十分に整っています。

特に妊娠などで休職の可能性がある女性にとっては、非常に魅力のある仕事であるといえるでしょう。

今回紹介した内容をぜひ今後の参考にしてみてください。

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