目次［目次を全て表示する］
【営業職はスケジュール管理が大事】はじめに
営業職ではクライアントとの打ち合わせや訪問など、たくさんの予定をこなしていくため、スケジュール管理はとても大切な仕事です。
予定の組み合わせや時間管理が必要とされる営業職ですが、なかなか難しいと感じている方も多いかと思います。
そんな多忙なスケジュールも、少し工夫を凝らしてさまざまなポイントに注意し、ツールを用いて管理できるようになることが大切です。
今回は、営業職におけるスケジュールを上手に管理方法を詳しくご紹介いたします。
【営業職のスケジュール管理】スケジュール管理ができないとどうなるのか
予定が詰まりやすい営業職において、自身のスケジュールを把握することは重要です。
受け持つクライアントの数が増えれば、自然とスケジュール管理は複雑になっていきます。
さらにアポイントや訪問など、クライアントとの約束のほかに、社内での会議や研修などの予定も入ってくると、たしかに管理は大変です。
しかし「難しいから」「面倒だから」と予定の管理をおろそかにしていると、業務上のミスにつながりかねません。
スケジュール管理ができていないと、どういった問題が起きるのか紹介していきます。
社内外からの信用低下
スケジュールを管理できていなかったことが原因で、クライアントとのアポイントに遅れる・締め切りを守れない・書類の不備といったミスが発生する場合もあります。
ミスが相次ぐと、クライアントからはもちろん、社内からの信用も下がります。
素晴らしい企画や商品があっても、扱う人間が信用されていなければ、購入はおろか話も聞いてもらえません。
クライアントに信用されない営業は、会社としても頼りにはできないでしょう。
信用の低下は営業職にとっては致命傷です。
商談等のクオリティの低下
スケジュール管理ができていれば、その予定に合わせ、余裕をもって計画的に準備ができます。
しかし予定管理がおろそかになっていると、締め切りギリギリになって慌ててタスクに取り組むことになってしまいます。
そうなると、提案書類のクオリティが下がる・商談の事前準備が足りないなどの事態になりかねません。
不完全な準備のまま臨んだ商談では、自分が話をするうえでも不安ですし、結果も期待できないでしょう。
先述した信用問題にも関わるので注意が必要です。
残業が増える
仕事の予定や締め切りを書くだけでは十分なスケジュール管理とは言えません。
先延ばしぐせやスケジュールを甘く見積もるくせがあると、抱えている仕事の量が気づかぬうちに膨大になっている、または締め切りが間近なのに何も終わっていないといった問題が発生します。
そうなると溜まっているタスクに追われ、就業時間内では仕事が終わらず、残業することになりかねません。
自らの予定管理の甘さが原因で残業が発生しても、自業自得だと思われてしまいます。
回避できたはずの残業は、結果的に会社に迷惑をかけることになるので気をつけましょう。
【営業職はスケジュール管理が大事】スケジュール管理ができない人の特徴5選
スケジュール管理ができていないと、クライアントとの予定がずれてしまったり、大切な打ち合わせを忘れてしまったりなど、さまざまな問題が起きてしまいます。
上手に管理するため、まずはどこに問題点があるのかをきちんと確認することが大切です。
なぜなら、忙しさのあまり「なぜ自分がスケジュールを管理できていないのかわからない」という方も多く、その問題点を見逃してしまいがちなケースは多くあります。
まずは、スケジュール管理ができていない人の特徴3選を、しっかり頭に入れておきましょう。
3つの特徴としては、仕事を頼まれたら断れない、お客様の予定に合わせ過ぎる、売り上げが悪いという点をあげられます。
以下でそれぞれを解説していきますので、思い当たる節がないかしっかり確認してみましょう。
仕事を頼まれたら断れない
人から頼まれた仕事を引き受けることは、相手にとって好印象であるかと思います。
しかし、きちんとご自身のスケジュール内で対応できなければ、大きな負担となるので、ほどほどにしておくことが大切です。
頼まれたからといってなんでも仕事を引き受けてしまうと、その分自分の仕事が進まず、ご自身のスケジュールを圧迫してしまいます。
もし頼まれたとしてもそのまますぐに引き受けるのではなく、きちんと自分のタスクの期限や完成度を考え、優先順位をつけながら行動することが必要です。
また自分の仕事に支障が出る場合は、きちんとお断りするようにしましょう。
なんでも引き受けず、ご自身で仕事量の管理ができるようになると、自然とスケジュール管理がうまくできるようになります。
お客様の予定に合わせ過ぎる
営業職でよく起こりがちなのが、お客様に予定を合わせ過ぎてしまうという点です。
お客様の要望にお応えするのがこの職種の特徴でもあります。
しかし、無理をしてまで応えようとしてしまうと、スケジュールはいっぱいになってしまいます。
またお客様に合わせ過ぎると、帰社が遅くなって疲れてしまい、そのほかの業務まで手が回らないという悪循環も起きてしまいがちです。
帰社後も社内業務のために残業をし、いつもより業務が増えてしまって、スケジュール管理がより困難になります。
そのような事態を防ぐためにも、予定をすべてお客様に合わせるのではなく、マイルールなどを設定しておくとよいでしょう。
たとえば、お客様への訪問は極力早い時間にすると決め、16時以降は客先への訪問はしないなどと決めておくことが大切になります。
しっかりルールを定めておいて、その範囲内で予定を合わせると、無理することなくスケジュール管理ができるようになります。
売り上げが悪い
スケジュール管理がうまくできていない人は、仕事をどうこなしていったらよいのかわからず、売り上げにもそれが影響してしまうケースは多くあります。
きちんと仕事量を分散して有利に進め、売り上げ目標を達成するには、スケジュール管理の力が必須です。
スケジュール管理とは、少し視点を変えてみると、目標までの道筋を立てることともいえます。
まずは膨大なスケジュールを上手に管理して、売り上げ目標を達成するための道筋を立てましょう。
予定を詰め込みすぎている
あれもこれもと、自分がこなせる仕事量以上に、予定を詰め込みすぎている場合もあります。
手に余る量の仕事を抱えてしまうと、スケジュール管理はできません。
営業職だとノルマが課せられている場合もあるので、仕事を多くこなしたいと思ってしまいがちです。
しかしタスクが増えすぎると、予定の管理が難しくなり、一つひとつにかける時間も多く取れなくなります。
結果的に、仕事の内容は良いものにならないでしょう。
また予定を詰めすぎると、突発的な仕事が入った際に融通が利かず、各方面に調整を頼むことになってしまいます。
自分が達成できる仕事量で予定を立てましょう。
予定をバラバラに管理している
複数のツールで予定を管理している場合も、スケジュール管理に支障をきたします。
手帳やカレンダーアプリ、ToDoリストなど、いくつも予定を書き込むものがあると、どこに何を書いたかわかりづらいです。
また予定を確認する際、片方のツールに記入してあった予定がもう片方のツールでは見当たらない、といった場合、どちらが正しいかがわからずに混乱を招きます。
記入漏れやダブルブッキングを防ぐためにも、予定の管理は一括するのがおすすめです。
【営業職はスケジュール管理が大事】スケジュール管理の方法
膨大なスケジュールをうまく管理するためには、大きく分けて3つのステップを踏むことが大事といえます。
1つ目はタスクを細分化すること、2つ目は仕事にかかる所要時間を書き出すこと、そして3つ目は優先順位を考えることです。
単にスケジュール管理といっても、この3つのステップを踏めるかどうかで、その難易度は大きく異なります。
以下でそれぞれについての具体的な方法を説明するので、参考にして取り入れてみてください。
ステップ1：タスクを細分化する
スケジュール管理を苦手としている人は、タスクをざっくりと見積もり過ぎる傾向があります。
営業活動においては、アポイントから受注完了までを1つの仕事としていますが、そのなかの業務はさまざまなプロセスに分かれているため、きちんとタスクを細分化していくことが大切です。
タスクを細分化してスケジュール管理する際は、アプローチ、初回訪問、提案・見積もりなどと、細かい要素に分けて予定を立てるようにしましょう。
細分化することで、実際に何をしたらよいのかが見えるようになり、時間の配分や仕事量の配分を管理できるようになります。
またどの作業にどれくらいの時間がかかるかも把握できるため、業務への抵抗もなくなり、仕事がはかどるのも特徴です。
ステップ2：所要時間を書く
タスクの細分化ができるようになったら、つぎはその作業ごとにどれほどの時間がかかるのか、所要時間を書き出してみましょう。
たとえば、1週間分の予定を手帳やノートに書き出し「プレゼン資料作成2時間」「見積もり作成1時間」など、作業にかかる具体的な時間を記入していくのがおすすめです。
作業にかかる時間わからない場合は、まずはその欄を空欄にしておき、実際の作業に時間を記入すると、今後のスケジュール管理に役立てられます。
この習慣を取り入れることで、自分が思った以上に時間がかかっていると気づき、時間配分を考えるスキルになります。
また作業の優先順位を考えられるようになるきっかけにもなるため、予定が詰まっているときこそこの作業は大切です。
ステップ3：優先順位を考える
タスクを細分化して、それぞれにかかる所要時間を把握したら、つぎは作業の優先順位を決めて、スケジュール管理をすることが大切です。
タスクの優先順位が決められれば、その時間にするべき作業がわかり、また期限もきちんと把握できるため自然と期限内に仕事を終わらせられるようになります。
優先順位のつけ方としては、そのタスクごとに、緊急性や重要性をしっかりと見極める力が必要になります。
期限を優先させるべきなのか、期限を伸ばしてでも品質にこだわるべきなのか、とにかく早く終わらせればよいのかなど、タスクごとに判断することが重要です。
それらの点から優先順位を決められたら、あとは遅れが出ないように作業をこなしていきましょう。
また、優先順位が低くなりがちな単純作業においても、期限は定められていることを忘れずに、作業が遅れないよう注意することも大切です。
最初は難しいと感じる場合もありますが、慣れてくると仕事に余裕が出てくるため、実践するようにしましょう。
【営業職はスケジュール管理が大事】スケジュール管理をするときの注意点3点
スケジュールをより上手に管理していくため、いくつか気をつけておきたい注意点があります。
主な3つの注意点をあげると、1つ目は時間に余裕をもつこと、2つ目は小さなタスクはあまりメモしないこと、そして3つ目は、完璧主義にならないことです。
これらの3つは、営業職の方にとっては難しい部分でもあるため、より注意しておくべきポイントになります。
以下でそれぞれ詳しく解説していきますので、スケジュール管理の際の参考にしてみてください。
時間に余裕をもつ
ついつい予定を詰めてしまいがちな営業職ですが、時間に余裕をもつことはとても大切です。
スケジュールをきっちり立て過ぎて時間に余裕がなくなってしまっては、「計画倒れ」になるおそれがあり、さまざまなトラブルを招きかねません。
また急なトラブルによるクレーム処理や、急ぎのタスクの発生なども考えると、時間に余裕がないと十分な対応ができなくなってしまうため注意が必要です。
緊急な対応を要する事態が発生してしまった場合でも、事前に立てておいたスケジュールを圧迫することのないよう、予定のあいだにゆとりを入れておくようにしましょう。
スケジュールは作業時間きっちり組まず、「スキマ」を作り、余裕をもって予定を組むのがおすすめです。
小さなタスクはメモしない
タスクを細分化することは、スケジュール管理においてとても大切な作業になりますが、あまり細かく見出し過ぎてしまうと、かえって逆効果になる場合もあります。
そのためスケジュール管理のやることリストに、小さ過ぎるタスクをどんどん書き足していくことは、営業活動の妨げになる場合があるため、避けるようにしましょう。
数分でできるような小さなタスクは、メモを取らなくてもすぐ取り掛かり、戦略的にすべきタスクや営業活動に集中し、メモを取っていくことが大切です。
完璧主義にならない
営業職の方がやりがちなのは、仕事において完璧主義を徹底し過ぎてしまう点です。
完璧な状態で納期を迎えたいという気持ちはよいのですが、仕事の内容にこだわり過ぎると、納期や成果に遅れが生じる原因となってしまいます。
また完璧主義を徹底すると、自分だけでなく相手にまできびしく接してしまい、相手と自分の価値観はすれ違い、さらに亀裂をもたらしてしまう可能性もあるため注意が必要です。
それに加え、得られる評価とのずれも生じてしまう可能性があるのです。
たとえば相手はスピードを重視するのに対し、あなたは100％を追求して納期が遅くなったとします。
相手は80％の仕上がりでも、とにかく納期の早いほうがうれしいため、あなたの評価は下がってしまうのです。
意識すべきポイントは、仕事の出来は8割達成することを目指すこと、そのほうがうまくいきやすいことです。
また常に完璧を求めていると、疲労やストレスの原因にもなるため、気持ちに余裕をもって取り組むようにしましょう。
【営業職はスケジュール管理が大事】スケジュール管理をしやすくするための工夫
上記でご紹介したポイントやいくつかの注意点をふまえながら、上手にスケジュール管理をするには、さらに2つのコツがあります。
1つは、商談の時間を区切ることです。
クライアントとの商談が多く設けられる営業職では、この時間の区切りがとても大切になっていきます。
2つ目のコツとしては、毎日の仕事終わりに、1日を振り返ることです。
その日の行動や作業のこなし方を振り返り、客観的に自分を見つめ直すことで、改善点を探すきっかけになります。
商談の時間を区切る
スケジュールをうまく管理するためには、商談の時間をきちんとコントロールしていく必要があります。
営業職において、商談はとても大事な業務といえますが、売り上げをあげるために商談を長くする必要はないことをしっかり覚えておきましょう。
時間を区切るには、少し工夫を凝らして、その商談にかけたい時間を設定しておきます。
初回は長めに時間を取り、回を重ねるごとに時間を短くするなど、ある程度短く区切ることで質のよい商談ができるようになります。
1日を振り返る
毎日の仕事終わりに、その日の行動を振り返ることは、自信を客観視して成長するきっかけになります。
何ができて、何ができなかったのか、その理由が何であったのか、きちんと考える習慣をつけるようにしましょう。
それらを自分で把握することにより、自分に合ったパターンを見出す方法につながるのです。
1日の行動を振り返って自分を改善し、そこで得られたスキルや検証結果を活かして、PDCAサイクルを回すことが大切だといえます。
【営業職のスケジュール】管理ツールは手帳とスマホのどっちがおすすめ？
スケジュール管理に手帳を使うか、スマホのアプリを使うか、悩む方も多いでしょう。
ここでは手帳とスマホ、それぞれのメリット、デメリットを紹介します。
見やすさや使い勝手、気になるポイントなどをこちらで確認し、どのツールが合っているかを判断する材料にしてください。
また単に「営業職」といってもテレアポから訪問販売まで、さまざまな種類があります。
自分の携わっている仕事との相性から、どちらを選ぶか考えてみるのも良いでしょう。
手帳を選ぶポイント
手帳は開いた瞬間に、月ごとや週ごとの予定を確認することができます。
大枠の予定をざっと見渡したい人におすすめです。
手帳を使うメリットには、すぐに書き込める点と、手で書くことによって記憶しやすくなる点があります。
なかでもすぐに書き込める点は、電話をしながらアポイントを取ることも多い営業職では大きなメリットです。
スマホで通話しながら、走り書きでもいいのでさっと予定を書いておけば、記入漏れを防げます。
さらにアポ取りが終わったあとでゆっくりスケジュール欄に書き直せば、記憶にも定着しやすいでしょう。
スマホが使えない状況でも予定を書き込めるのは、手帳の強みと言えます。
ただし、持ち歩く必要のある点がデメリットです。
大きいサイズのものならそれなりに重さもあるので、手軽とは言いにくいでしょう。
スマホを選ぶポイント
スマホは多くの人が常に持ち歩いているので、手軽さや共有のしやすさを求める人におすすめです。
スマホを持ち歩いていればいつでも予定を確認できますし、仕事のメンバーへの情報共有も簡単です。
スケジュールの変更や確認があった際も、スマホで予定を見てから電話やメールなどで相手とコンタクトを取れるので、手間がかかりません。
またタスクのカテゴリー分けや、優先度別の予定管理などがしやすい点も魅力です。
色などで予定の種類を分けておけば、パッと見た瞬間にどんな仕事が入っているか把握しやすくなります。
デメリットは充電の必要がある点と、手帳よりもメモがしにくい点です。
商談中に予定を確認しなければならなくなった際、スマホの充電が切れていたらその場では予定がわからず、のちほど連絡する、といったことも起き得ます。
また、何かとっさにメモを取りたいときなどのスムーズさは、手帳には劣るでしょう。
【営業職はスケジュール管理が大事】おすすめのタスク管理ツール3選
実際どのようなツールを用いてスケジュール管理をすると効率がよいのか、気になっている方も多いかと思います。
最近ではスケジュール管理に特化した便利なアプリや、システムもさまざまなものが存在するため、自分にあったものを見つけて取り入れることが大切です。
ここからは、営業職の方におすすめのタスク管理が簡単にできるツール4選についてご紹介していきます。
それぞれの特徴を理解して、自分に合ったツール選びの参考にしてみてください。
①Googleカレンダー
Googleカレンダーは、無料でタスク管理ができる人気のアプリです。
Googleのアプリであるため、Gmailの内容やGoogle Mapと連動させられる機能がついています。
そのため、訪問先や打ち合わせなどの情報は自動的にカレンダーに反映され、スケジュール管理を容易にできるのが特徴です。
その利便性から、Googleカレンダーを使っているビジネスマンは多く、働く人にとって、忙しいスケジュールを管理していくために必要となる機能が備わっています。
②Time Tree（タイムツリー）
Time Treeも、タスク管理に最適なアプリとして、たくさんの人が愛用しています。
Googleカレンダー同様、こちらも無料のアプリであり、気軽に利用することが可能です。
このアプリの特徴としては、各予定画面がチャットルームで複数人とコミュニケーションを取れることがあげられます。
そのため仕事仲間とスケジュールを共有するには、ぴったりのツールです。
また、プロジェクトごとに複数のカレンダーが利用可能なため、クライアントごとにカレンダーを分けたり、仕事とプライベートの両方を1つのアプリで管理できたりするようになります。
③Life Bear（ライフベアー）
Life Bearは、スケジュールの種類による色分けや、1500種類以上のスタンプを使用可能なタスク管理アプリです。
そのため、見た目でわかりやすいスケジュールを作れます。
一部有料コンテンツもありますが、ほとんどの機能が無料で使えます。
利用者はとても多く、簡単にタスク管理をできるのが特徴です。
またカレンダー機能だけでなく、ToDoリストの作成や、ノート欄、日記欄などの4つの機能を利用できるのも大きなメリットになります。
【営業職はスケジュール管理が大事】まとめ
今回は営業職の方に向け、スケジュール管理をうまくできるようになる方法や、便利なツールについてご紹介いたしました。
営業職はお客様との打ち合わせや、アポ取り、商談などたくさんの予定が詰まってしまいがちです。
少しずつ工夫を凝らしてスケジュールをきちんと管理していくことが大切です。
まずは、客観的にご自身の行動を振り返って、改善すべき点を発見して、できることから始めていくようにしましょう。
営業職のスケジュール管理においては、タスクの細分化や優先順位を決めて、時間に余裕をもって仕事を進められると、自然と売上目標への道筋が開くようになっていきます。
今回ご紹介したポイントや注意点をふまえて、ぜひ今後のスケジュール管理に参考にしてみてください。
