はじめに
営業担当者が変わる際には、前任者から新人へ適切に引継ぎを行う必要があります。
業務の引継ぎに伴い、新人は社内や営業先に挨拶をしなければいけません。
挨拶の方法やどのような文面で行うべきか分からない人もいるでしょう。
この記事では、営業の引継ぎでする新人挨拶について解説していきます。
新人挨拶の基本を学んで、引き継いだ業務に気持ちよく入れるようにしましょう。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】営業職の引き継ぎとは
営業職で引き継ぎが必要になるケースには、異動や退職、会社の組織変更などによるものがあります。
営業職にとって引き継ぎが重要な理由は、担当が変わっても顧客との取引を継続し、売上を確保するという狙いがあるためです。
さらに、引き継ぎを適切に行うことで後任の担当者が顧客との取引をスムーズに進められるため、将来的な売上拡大も期待できるでしょう。
営業職の引き継ぎには「既存顧客」と「見込顧客」に向けたものがあります。
以下で、それぞれ確認してみましょう。
既存顧客の引き継ぎ
「既存顧客」とは、既に取引がある顧客のことを指します。
既存の顧客を引き継ぐ際は、それまで前任者が築いてきた関係性があるため、取引先への挨拶などを比較的スムーズにできることが多いでしょう。
ただし、引き継ぐべき情報が後任者にきちんと伝わっていなかった場合は、その後の取引先との関係が悪くなる可能性もあるため、注意が必要です。
見込み顧客の引き継ぎ
まだ契約は成立していなくても、今後の契約成立が見込めそうな顧客を 「見込顧客」と言います。
契約ができそうな段階だったのに、担当が急に変わったことにより見込顧客を逃してしまうと、大きな損失になるでしょう。
そのため、見込顧客の引き継ぎは営業にとって非常に重要です。
また、見込顧客を引き継ぐことは、新規の顧客を探す労力を削減することにもつながります。
契約が取れそうな見込顧客を取りこぼさないよう、引き継ぎの時には十分確認しましょう。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】営業の引継ぎで新人が挨拶すべき相手
新人に挨拶はつきものですが、営業の引継ぎ時には営業に関わる様々な人に対し挨拶をする必要があります。
挨拶をして自分のことを知ってもらうことで、引き継いだ後の業務を円滑に進めることにつながります。
信用を得たり業務のミスマッチを防いだりする効果があるため、関わる人にはしっかりと挨拶をしましょう。
新人が挨拶すべき相手を紹介します。
前任担当者
まずは「前任担当者」です。
引継ぎを行ううえで今までその営業を担当していた人には、しっかりと挨拶をしましょう。
前任者は次に仕事を任せる人がどんな人か不安に感じるはずです。
責任感がありお客様にしっかりとアプローチできるか見極めなければいけません。
新人側も認識のズレが無いように業務内容や進捗を把握しておきたいと感じています。
挨拶をすることでお互いに認識が共有でき、前任者は新人に気持ちよく仕事を引き継ぐことが可能です。
普段社内で関りがあり距離が近い相手であっても、形式を守りフォーマルな挨拶を心がけましょう。
社内
営業は会社の先頭に立って商品やサービスを売り込む重要な役割を担います。
つまり企業の責任を背負っているといえるでしょう。
企業としても成果を上げお客様に満足していただけるような営業マンに仕事を任せたいですよね。
企業の規模にもよりますが、特に重要性が高い場合や社運をかけている場合は社内に向けて挨拶をしておくとよいでしょう。
直接挨拶回りをして存在を認知してもらったり、メールで一斉に挨拶をすることも有効です。
挨拶をされて嫌な思いをする人はほとんどいないですよね。
会社の先頭に立つものとして、自分の会社の人にも挨拶をしておくと企業からの高評価につながる可能性があります。
ビジネスマナーの向上にもなるので、積極的に挨拶するとよいでしょう。
営業先
「営業先」への挨拶は必須です。
営業担当者が変わるということは、正しく現状や進捗を把握し食い違いが無いようにお客様にアプローチしなければいけません。
特に複数回に渡る営業の場合、突然新しい人が来るとお客様も不安に感じてしまいます。
人間関係の構築や事実の把握など気になるポイントがいくつか発生しますよね。
企業としても、企業イメージや今後の関係性のためにお客様に寄り添う必要があります。
お客様とは商談で直接顔を合わせる機会があるため、商談の冒頭で丁寧に挨拶をするとアイスブレイクになり良好な関係構築につながります。
ビジネス成功のためには、お客様への対応が極めて重要です。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】新人挨拶の形式
では次に新人挨拶をする方法について見ていきましょう。
大きく分けて3つの形式があります。
挨拶する相手によって適切な方法は異なるため、シチュエーションに応じて変えるとよいでしょう。
メール
「メール」はどの相手に対しても有効な挨拶の形式です。
前任者に挨拶する場合は、営業に関する細かい業務内容や進捗をする必要があります。
口頭での挨拶をすることは問題ありませんが、認識のズレはトラブルになるためメールのような保存できる形式での挨拶が望ましいです。
後述する記載すべき内容を全て入力して、正しい形で挨拶しましょう。
また企業に対して営業する場合も、商談の日時や場所を決めるときにメールで行うことが一般的です。
メールで事前に担当者が変わることをお伝えすることで、認識のズレを防ぎ緊張感を緩和することにもつながります。
メールを作成する際は、マナーを遵守して失礼のないように意識しましょう。
電話
「電話」で新人挨拶を行う場合もあります。
電話で挨拶を行うメリットは、声やトーンが分かるため緊張感を持って挨拶ができることです。
前任者や営業の上司に対する挨拶で有効といえるでしょう。
気持ちが入りやすく、新人は営業をしっかりこなさなければいけないという自覚を覚えやすいです。
所信表明も合わせれば、仕事への意識も高まるでしょう。
また、営業先にアポ取りやアフターケアなどの要件で電話をかけることもあるでしょう。
その際に挨拶を添えることで、事故を未然に防ぎ企業として良いイメージを持ってもらいやすくなります。
電話では言葉遣いやトーンには十分気を配り、はきはきと気持ちの良い挨拶を心がけてください。
商談時
商談ではお客様と直接話をするはずです。
商談開始時に新人に着任したことをお伝えすることで、アイスブレイクのような効果を果たします。
そこで打ち解ければ商談の雰囲気も良くなり、成約につながりやすくなるでしょう。
笑顔や話し方を意識し、かしこまりすぎないようにすることがポイントです。
挨拶をせずにいきなり商談を始めることは簡単ではないので、自然な流れで最初に挨拶をしましょう。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】新人挨拶で使えるべきつ4の内容
新人挨拶では、ただ名前や意欲だけを伝えればよいわけではありません。
業務内容やビジネスマナーを心得た挨拶を伝える必要があります。
挨拶の内容に漏れがあると、上手く引継ぎができなかったり相手に悪い印象を与えたりする可能性があります。
新人挨拶で伝えるべき4つの内容を、例文も紹介しながら確認していきましょう。
メールの件名に名前や要件を明記する
メールで挨拶をする際には、「件名に自分の名前や要件を明記する」必要があります。
メールを受信する側の人は、件名に要件や名前が書いてあればおおよそのメールの内容が把握できますよね。
特に親しい間柄であればすぐに確認できますが、企業相手や社内に送信するメールで件名がない場合は失礼にあたります。
部署・名前・担当者変更の挨拶は件名に明記しておきましょう。
社内向けのメールの場合
「『営業担当者変更のご報告』～～部～～課 (自分の名前)」
社外や営業先に送るメールの場合
「(会社名)～～部～～課(自分の名前)『営業担当着任のご挨拶』」
前任の人がメールを送っている場合は、形を合わせることでより丁寧な印象になります。
営業先にメールを出す場合は参考にしてみましょう。
着任の挨拶
メールの冒頭や商談の初めには、形式ばった着任の挨拶を伝えましょう。
社外向けの内容ですが、やや堅めの挨拶の方が印象が悪くなることを防げます。
手紙などでも使われるような提携表現があるので、メールの場合は定型文を引用すれば問題ありません。
着任したことを伝えるためには、着任の日にちや自分の名前を伝える必要があります。
社内向けや営業相手には、細かいことを伝えなければいけません。
日付まで明記しておくことで、引継ぎのミスや進捗の把握など状況を知る参考になります。
前任の人からの引継ぎ理由には言及せず、あくまで着任したことを伝えるだけにしましょう。
「この度、7月10日付で前任の～～に代わりまして営業の担当を務めます～～と申します」
「平素より大変お世話になり、御礼申し上げます。前任の～～からもご連絡差し上げました通り、去る3月1日より御社の～～サービスの営業を担当する運びとなりました～～と申します。」
営業先がルート営業のような深い関係が築きやすく距離が近い場合は、前任者に確認して必要に応じてややくだけた表現を使う場合もあります。
自分の名前と日にちは必ずお伝えしましょう。
細かい引継ぎ内容
注意事項や細かい引継ぎ内容が発生する場合は、必ず伝えましょう。
進行中の案件や重要な相手への営業では、業務内容の食い違いがあると致命的な問題になります。
社内だけでなく相手先にも内容を確認してもらうことで、共通の認識が生まれ次の商談がしやすくなるでしょう。
前任の人と注意深く確認し、伝えるべき内容があれば挨拶に入れてください。
「前任の～～から細かい進捗の共有がありましたので、確認のため明記しておきます。弊社製品〇〇の契約をご検討されており、5月27日の15時より再度貴社の会議室にて商談のアポイントがあると伺っております。」
前任の人からの引継ぎを丁寧に行うだけでなく、細かいことでも必要性を感じることであれば営業相手にも共有しておきましょう。
認識のズレがある場合はメールや電話での連絡があるはずです。
再度業務内容やスケジュールを決定しましょう。
所信表明や意欲
挨拶の最後には「所信表明や意欲」を添えると好印象です。
これから前任に変わり責任を持って取り組むことを、社内や営業先に表明しておきましょう。
あるいは前任の人本人に対しても、引き受けるという覚悟を示す意味で意欲を伝えてみてください。
あまり長々と伝えると逆効果なので、あくまで挨拶の締めくくりとしてきれいにまとまるように意識しましょう。
「お客様の満足度向上を目標に、社員としての自覚を持って営業を行っていきます。よろしくお願いいたします。」
「より丁寧な説明や提案を心がけ、お世話になっている～～様によりご満足いただけるよう責任を持って業務を全うして参ります。どうぞ今後ともよろしくお願い申し上げます。」
営業先には企業を代表して対応するため、責任感や日々の感謝などを伝えるとよいでしょう。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】営業の引継ぎで新人が挨拶する5つのメリット
営業の引継ぎで新人が挨拶をするメリットはいくつかあります。
挨拶を行うだけで、業務の進行や関係性に大きな影響を与えることはいうまでもないでしょう。
関係者が気持ちよく業務に関わり、事故なく引継ぎを行うために挨拶は欠かせません。
挨拶の5つのメリットを理解して、より効果的な新人挨拶に活かしてください。
認識のミスマッチが防げる
1つ目のメリットは「認識のミスマッチが防げる」ことです。
挨拶には引き継ぐべき細かい内容を盛り込みます。
前任からの引継ぎだけでなく関係性がある営業先と共有することで、進捗や具体的な内容のズレが生じにくくなります。
認識のミスマッチが生じると、社内もしくは営業先との間で金銭や法的なトラブルに発展してしまう可能性があるでしょう。
損害が発生すれば、賠償の責任も負うことになります。
大きな事故を防ぐために、挨拶は極めて有効です。
営業先に誠意が伝わる
つ目のメリットは「営業先に誠意が伝わる」ことです。
営業先と深い関係を築くためには、可能な限り丁寧な対応を心がける必要があります。
誰がどんなサービスや商品を扱っていたとしても、営業先からすると信頼が置ける相手から買いたいと思うことに変わりはありません。
担当者が変わったときに何も報告がない場合、相手に不信感を与え関係性に悪い影響を及ぼす可能性があります。
企業の利益に響くため、常に誠意を見せることがポイントです。
挨拶をしておけば、誠意が伝わり企業同士の関係が良くなります。
営業はお得意様を作ることが重要な仕事です。
担当が変わったら、速やかに挨拶を行いましょう。
新人が仕事に入りやすくなる
3つ目のメリットは「新人が仕事に入りやすくなる」ことです。
新人のキャリアにもよりますが、新しく営業に関わる場合一定の責任が伴います。
状況を正確に把握し速やかに適応するスキルが求められるため、その環境作りは必須といえるでしょう。
挨拶を行うことで、新人が業務を把握し社内や営業先に対して覚悟や準備を整えるきっかけになります。
キャリアが浅い場合はまだ緊張している可能性があり、緊張やストレスの緩和につながるでしょう。
新人挨拶には、新人本人にもよいメリットがあります。
社内のモチベーションが高まる
4つ目のメリットは「社内のモチベーションが高まる」ことです。
社内向けに新人挨拶を行う場合、メールや書面で報告を受ける社員にも良い刺激になります。
特に所信表明や意欲の部分は、自分も頑張るぞというやる気につながるでしょう。
社内の様々なところで業務が確実に進行し、新しい人事や変更を直接感じることは緊張感を高める薬にもなりますよね。
社内全体でモチベーションが上がれば、会社としてのチームワークが生まれ生産性が上がるきっかけになります。
大規模な企業では社内全体への挨拶は簡単ではないはずですが、社内向けの挨拶には想像以上に効果があります。
ビジネスマナーが確認できる
5つ目のメリットは「ビジネスマナーが確認できる」ことです。
挨拶の文面や言葉遣いは、マナーや人間性が反映されます。
特に日本ではマナーが重んじられる風潮があり、公的な場ではふさわしい表現が求められますよね。
マナーがなっていない文章や失礼な挨拶は、新人の評価を大きく下げ企業として営業先からの信頼や信用を失う事態になりかねません。
マナーを身につけておけば、転職した時や昇格し部下を教育する立場になった時に有利に働くでしょう。
企業イメージのアップにつながるため、営業成績の向上や利益の向上につながることも考えられます。
堅苦しければ良いわけではありませんが、ビジネスにふさわしいマナーを確認できる貴重な機会といえるでしょう。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】引継ぎの挨拶で気を付けるべきつのルールとマナー
新人挨拶の基本的な方法がお分かりいただけましたか？
基本を理解しておけば問題ありませんが、細かい注意点やマナーを知っておくことで挨拶の意味や質を高められます。
新人挨拶で意識すべき6つのルールやマナーについて解説するので、新人挨拶を控えている人は必ず確認してください。
着任が決まってから早めに挨拶を済ませる
引継ぎは正確さとスピードが肝心です。
新人は、着任が決まったら早めに挨拶を済ませるようにしましょう。
挨拶が遅れると、引継ぎが上手くいかなかったり忙しさのあまり挨拶そのものを忘れてしまう危険があります。
営業先との商談が直近にある場合は、業務の進捗に影響することになりますよね。
挨拶は確かに大切ですが、営業全体を円滑に進める入り口にすぎません。
後回しにするメリットは少ないため、着任し次第新人挨拶には着手しましょう。
前任担当者と内容を確認する
引継ぎ内容の間違いを無くすために、前任担当者と内容を確認することは非常に重要です。
挨拶の文章に細かい引継ぎ内容を明記しますが、そもそも内容を四角に把握していなければ意味がありません。
抜け漏れがある・間違った情報を伝えるということが無いように、前任者とは重ね重ね必要事項を確認してください。
トラブルの防止につながり、スムーズに着任後の業務に移行できるでしょう。
メールを作成した後は、漏れがないように確認してから送るようにしてください。
伝えるべき内容を整理する
新人挨拶でいくつか伝えるべき内容があることをお伝えしました。
挨拶する相手によって関係性が異なるため、必ずしも全員に同じ内容を伝える必要はないでしょう。
ただし挨拶に入れるべき内容は事前に整理して、メールや商談などシチュエーションに応じて適宜変更してください。
自分の名前や引継ぎの日付、所信や意欲は誰に対しても伝えることがベストです。
社内に向けて細かい引継ぎ内容の確認をする必要はないですよね。
無駄を省くために、伝えるべき内容は整理しましょう。
言葉遣いに注意する
挨拶は言葉遣いに注意しましょう。
普段の挨拶と異なり、ビジネスや公的な挨拶表現を心がけることが大切です。
敬語や細かい語彙だけでなく、文章として拙い表現やおかしな言い方などが無いように気を配りましょう。
営業先や社内向けのメールでは、ビジネスマナーが試されます。
個人の評価に響くため、メールの書き方が不安な人や初めての人はしっかり勉強しておきましょう。
意欲をはっきり伝え信頼を勝ち取る
新人が前任者から営業を引き継ぐことは、その商品やサービスの売れ行きや評価を背負うことになります。
責任がありある程度の能力がない人には、会社としても営業先としても任せたくありませんよね。
挨拶がしっかりできれば、信頼や信用が生まれ業務を任せてもらえます。
所信表明や意欲の部分で、どのように業務を行うかアピールができます。
適当に書くのではなく、端的かつ前向きな表現を使って意欲をはっきりと述べましょう。
自信がない表現は避け、責任や目標に言及すると効果的です。
挨拶で関係者からの信頼を勝ち取りましょう。
電話や商談時には話過ぎに気を付ける
電話や商談で直接挨拶をするシチュエーションもあります。
つい緊張や熱意から余計なことまで話してしまうということがあるかもしれません。
しかし挨拶が本題ではなく、アポ取りや商談がメインであることを意識する必要があります。
そのためには挨拶で話す内容を整理して、挨拶だけにフォーカスしましょう。
アイスブレイクとしての役割があり、営業先と話が盛り上がる可能性もゼロではありません。
成約につながる可能性が上がるため、適宜流れや空気を理解して対応してください。
挨拶でつかんで本題に集中しましょう。
【営業の引継ぎでする新人挨拶】新人挨拶を怠る3つのデメリット
新人挨拶をするメリットは大きく、引継ぎ業務の中でも重要といえます。
では挨拶を怠るとどのようなデメリットやリスクがあるのでしょうか？
デメリットを理解することで、新人挨拶への意識がより高まります。
挨拶を怠る3つのデメリットを理解して、有意義な引継ぎを行いましょう。
新人が業務に入りにくくなる
1つ目のデメリットは「新人が業務に入りにくくなる」ことです。
挨拶をしない場合、社内や営業先とのコンタクトを取らないまま営業活動に従事することになります。
状況把握がしにくく、緊張したりうまくパフォーマンスが発揮できない原因にもなるでしょう。
とくに営業に慣れていない人であれば、引継ぎ自体が初めての可能性もありますよね。
準備不足が原因で業務に支障をきたすことになり兼ねません。
心構えや覚悟を決め、スムーズに業務に移行できるように挨拶は欠かせないといえるでしょう。
業務内容や進捗状況のミスマッチが起こる
2つ目のデメリットは「業務内容や進捗状況のミスマッチが起こる」ことです。
挨拶の内容に引継ぎ内容が含まれる場合は、営業先との共有ができるため事故が防げます。
挨拶が無いと営業先とのコンタクトが取れず、認識の共有ができません。
お互いにどのような状態かわからず、大きなトラブルや賠償問題などに発展するおそれもあるでしょう。
営業の引継ぎで進捗や業務のミスマッチがあることは、命取りです。
挨拶を通して新人と営業先で認識を合わせておく必要があるでしょう。
営業先に不信感や不安感を与える
3つ目のデメリットは「営業先に不信感や不安感を与える」ことです。
営業は企業同士の関係や企業と個人の関係であることはいうまでもありません。
しかし人と人が接するという意味では、個人と個人の関係とも考えられますよね。
お客様は信頼や安心できる相手から商品やサービスを買いたいと考えます。
突然今までと違う人が担当する場合、少なからずお客様は不安を感じるでしょう。
挨拶をしておけば、お客様が担当が変わることを事前に把握できるため、電話口や商談の際に余計な心配をする必要が少なくなります。
お客様の心理状態は営業結果を左右する重要事項なので、しっかりケアするべきです。
挨拶をして長期的に良い関係が築けるようにしましょう。
転職の際はエージェントを利用しよう
転職する際は転職エージェントの利用がおすすめです。
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まとめ
営業の引継ぎで行う新人挨拶について説明しました。
挨拶をする効果は極めて大きく、営業の引継ぎやその後の関係性のためには欠かせません。
挨拶には様々なルールやマナーがあるため、細かく確認することが大切です。
営業の前任者もしくは新人の人は、解説したポイントを意識して挨拶を行うようにしてください。
