はじめに
ビジネス用語もトレンドがあり、ビジネスマンは新しく使われるようになった頻出用語をしっかり押さえておくことが大切です。
多くの若手ビジネスマンが混乱する、似ている言葉にKPIとKGIが挙げられます。
これらの単語には、どのような違いがあるでしょうか。
この記事では、KPIとKGIの違いやそれらを設定するメリットについて紹介しています。
営業でこれらの指標を活用する事例も紹介しますので、これらの単語に馴染みのなかった方はぜひ参考になさってください。
KPIとKGI の違い
最初に、KPIとKGIの違いについてしっかり把握しておきましょう、
以下の見出しで、KPI・KGI両方の単語について簡単に解説します。
どちらの数字も、組織の目標に関わることは共通です。
ビジネスは最終的・長期的な目標、短期的な目標それぞれを常に念頭に置いて進めていく必要があります。
KPIとKGIの概念を理解し自分のものとすることができれば、仕事を進めるうえで役立つ場面も多いでしょう。
特に営業・マーケティング部門で働く方は、これらの数値を気にしながら仕事をするのがおすすめです。
KPIは目標達成までの進捗を確認するための指標
KPIを略さずに言うと、「key process indicator（重要業績評価指標）」となります。
もっとわかりやすくするなら、組織の目標がどれだけ進捗しているかを確認するための指標です。
最終目標というよりは、そこに至るまでの短期目標・中間目標を達成するために設定する指標と言えるでしょう。
営業の仕事に落とし込むなら、「今年度はこれだけの売上を出す」という目標を達成するために「成約率を〇%に引き上げる」「好感触のターゲットを〇件見つける」といった目標を持つことができます。
こうした短期・中間目標があれば、社員一人ひとりが次に自分が何をすれば良いかわかりやすくなるでしょう。
営業成績があまり芳しくない時に、改善策を見つけるきっかけにすることもできます。
KGIは最終目標を表す指標
KGI は、key goal indicator（重要目標達成指数）の略です。
こちらはKPIと違い組織の最終的な目標を表す指標で、当然ながら「数値」として可視化できるものである必要があります。
そのため、「〇〇業界ナンバーワンの企業になる」といった抽象的な目標はKGIとしてふさわしくありません。
多くの企業では、営業の売上高・契約件数などがKGIになるでしょう。
KGIを設定すると、当然そこに至るまでのKPIを設定しやすくなります。
一方、KPIから逆算してKGIを設定することもでき、この2つの数字は違うものながら密接な関係にあることも確かです。
少なくとも経営者・経営に近い幹部社員の立場ともなれば、このKGIを念頭に置いて仕事をしなければいけないでしょう。
適切な数値を設定し、社員のモチベーションを高く維持することも必要です。
KPIとKGI を設定するメリット
次に、KPIとKGIを設定するメリットについて考えていきましょう。
数値目標を設定する時は、それが単なる願望であっては意味がありません。
高すぎる目標を掲げてしまうと、かえって社員のモチベーションを削いだり何から手をつけて良いかわからなくなってしまったりするリスクがあります。
特にKPI・KGIは企業の行動指針に大きな影響を与える数値なので、その目的を正しく理解しておくことが大切です。
組織レベルはもちろん、ビジネスマン個人でKPI・KGIを設定し自分の行動に役立てることもできます。
目標に対する進捗状況が数値で可視化できる
KPI・KGIを設定する大きな意味の一つは、最終目標と現在の達成度を比較できる点でしょう。
特にKGIを設定する時は、期限を設定することが求められます。
設定された期限の半分以上を過ぎているのに、KGIに対する達成率が50％になっていないなら、なんらかの対応策を打つ必要があるでしょう。
現実的に達成が無理と考えられる場合、期の途中で軌道修正しても構いません。
逆に期限を大幅に残してKPIを達成できてしまったという時は、数値設定そのものが適切でなかった可能性もあります。
KPI・KGIともに数値として可視化できるため、途中で数値を修正することは十分可能です。
どちらの数値もただ設定するだけでなく、その数値が適切なものかどうか定期的に吟味することも求められます。
早期に対策を練ることができる
KPI・KGIが決まっていれば、今どんな対策が必要かを適切に判断しやすくなるでしょう。
達成度・期日が適切に設定されていれば、逆境に置かれても手遅れにならないうちに対策を練ることができます。
もし達成度が低い時は、なぜうまくいっていないのか早めに要因分析することも可能です。
さらに、KPIを要所で設定しておけば、短期レベルで問題が生じた時も先手を打ちやすくなります。
もちろん、対策を打つためには四半期などの節目で目標達成度を正しく評価することが重要です。
数値そのものを確認するにとどまらず、なぜその数値になったのか・その数値を向上さめに何が求められているかもしっかり分析しましょう。
管理職の方だけでなく、チームメンバー全員でフィードバックを共有する必要があります。
目標が明確になりモチベーションが向上する
KPI・KGIともに、「数値」として可視化できるものであることは絶対条件です。
人が行動する時に目標を設定することは大事ですが、その目標がわかりにくいとモチベーションはあまり上がりません。
売上高・成約率・リピート率といった形で数値目標があれば、メンバー全員が共通の認識で仕事ができます。
社員の評価・査定をするにあたっても、その目標にどれだけ貢献できたかを軸に評価する側・される側双方が納得いく形でまとまる可能性が高いです。
一方、「業務の効率化」「社員一人ひとりの〇〇スキルアップ」など、数値として可視化しにくい目標はチームメンバー間での認識がずれるリスクがあります。
仕事ぶりを評価する局面で、評価される側が納得できないことがあっても仕方ないでしょう。
KPI やKGI を設定する際に注意するべきポイント
続いて、KPIやKGIを設定する場合に注意すべきポイントを解説します。
これらの数値は経営者・管理職の方が設定する場合が多いですが、若手ビジネスマンがまったく意識しなくて良いというものではありません。
組織でこうした数値が設定されれば、若手の方もその目標に向かって仕事をする必要があります。
KPI・KGIの考え方を自分の仕事に取り入れ、個人で目標設定する際に役立てることも可能です。
個人でKPI・KGIを設定する場合も、以下の見出しで紹介するポイントに気を付けましょう。
現実的な目標を設定する
最初に気を付けるべきポイントは、現実的な目標を設定することです。
これはビジネスの目標以外でも言えることで、これまでも運動系の部活などで目標を掲げて活動をしていた方は容易に理解できるでしょう。
仮に現状とあまりにかけ離れた目標を設定してしまうと、社員が最初から「無理だ」とあきらめてしまう可能性が極めて高いです。
結果的にモチベーションが上がらず、目標の半分も達成できないという事態になってもおかしくありません。
目標を設定する時は過去の実績・現在の社員や設備といったキャパシティを参考に、適切な数字を決める必要があります。
個人で目標を決める時は、上司と相談して決めるというのも効果的です。
信頼できる上司がいるなら、ぜひ自分にどんな目標を持ってもらいたいか尋ねてみましょう。
KGI との関連性を意識する
実際に仕事をする際は、まず短期・中間目標の指標であるKPIを視野に入れることになります。
そのKPIは、KGIとしっかり関連したものでなければいけません。
KPIとKGIの関連が薄いと、KPIが達成できたのにKGIの達成率があまり上がってこないという事態を招くおそれがあります。
目標に向かって行動するチームメンバー一人ひとりも、このことを頭に入れておきましょう。
たとえば、「〇〇円の売上を達成する」という最終目標のために、「〇件のアポイントを取る」という目標を掲げたとします。
しかし当然、アポイントさえ獲得できればなんでも良いというわけではありません。
KGI（売上）につながるアポイントを獲得することが大事と認識できていなければ、KPIだけを追って質の低い仕事に終始してしまう可能性があります。
期限を設ける
KGIでもKPIでも、期限をはっきり決めることが大切です。
期限を設定しておかなければ、チームメンバー間で仕事に対する熱量に差が生まれてしまうことが考えられます。
社員間で業務の進行度に差が出てくれば、全体の業務が円滑に進まなくなる原因となるでしょう。
営業部門でも、アポイントを取る・企業を訪問して商談をする・情報分析をして適切なフィードバックをするというプロセスの進行度がバラバラではうまく仕事が回りません。
KGIは長期目標なので、「〇年度」などといった形ではっきり期限を決めやすいです。
一方、KPIは短期～中間目標とかなり幅広く設定できるため、期限の決め方もポイントになります。
KGIの進捗度を見ながら適切な期限設定ができれば、目標達成に大いに役立つでしょう。
営業職でのKPI、KGI の活用例
最後に、営業職におけるKPIやKGIの活用例を紹介します。
KPI・KGIは可視化できる数値であることが求められるため、相性がいいのはやはり営業・マーケティングといった部署です。
ほとんどの企業で、営業職は売上向上を目指しより多くの顧客を獲得するために動きます。
年度売上目標は、ほとんどの企業で経営陣・上層部がKGIとして設定しているでしょう。
営業部門では、そのKGIを達成するためのKPIを主に設定します。
そのため、以下の見出しではKPIの活用事例を中心にまとめました。
営業プロセスの分析
各営業部門では、営業プロセスを細分化したうえでどのプロセスをKPIに定めるかを決めることになります。
たとえば、訪問件数・見積書の提出件数・成約件数・1件あたりの契約金額といった目標が考えられるでしょう。
売上を向上させる数字すべてを、闇雲にKPIとして掲げれば良いというわけではありません。
企業の扱う商品やサービスによって、重点目標が変わってきます。
たとえば、保険の新規営業など相手から断られることが当たり前の業種では、アタック数そのものを増やすことが有効な手の一つです。
一方、1件あたりの金額が大きい業界では、アタック数ではなく質の高い顧客をどれだけ見出せるかが勝負になるでしょう。
成約件数・成約率といった数値を目標に掲げるほうが、目標達成への近道となり得ます。
営業担当者が変動できる指標の設定
KPIは、営業担当者が個人でコントロールできる数値である必要があります。
営業活動に成功すればKPIの目標達成に近付き、成功できなければ目標が達成できないという数値でなければなりません。
KPIが適切であったかを振り返る時は、必ず社員の営業活動を評価対象にします。
営業活動とKPIにリンクがなければ、良かった時も悪かった時も要因分析や改善策の打ち出しができないでしょう。
評価のできないKPIでは、まったく意味がありません。
チームでも個人でも、KPIを設定する時は「売上高」「契約件数」「顧客単価」など営業活動の成果がダイレクトに反映されるものにしましょう。
「アタック数」→「見積書作成数」→「成約数」など、営業フローをもとにツリー化して段階的なKPIを作ることもできます。
定量的に計測可能な目標を設定する
「ターゲットの感触の良さ」など定量的に計測できないものも、KPIとして適切に機能しません。
ターゲットがどれだけ感触が良かったかは、ほとんどの場合「A~C」など接した方の主観で決められているでしょう。
こうした点を目標にしてしまうと、後から正確な計測や評価が難しくなります。
チームメンバーが目標を達ししているように見せようとして恣意的に評価を曲げてしまうなど、目標設定が逆効果になってしまう場合も多いです。
顧客の感触をより良くすることを課題と考えるなら、アプローチに対して「訪問」「見積書の作成」に至った割合や件数を目標にすることができます。
こういった数値なら誰が見ても客観的な評価ができ、どれだけ課題が解決されたか一目瞭然です。
おわりに
KPIやKGIを適切に設定し運用している組織は、チームメンバーが目標に対し一丸となって仕事をしやすくなります。
特に営業・マーケティングといった業種は、KPIを適切に設定することが重要です。
毎日同じ仕事内容でも常に改善策・課題克服を念頭に置いて仕事ができるでしょう。
チームのKPIは管理職の方が決めますが、若手社員も個人でKPIを作成することができます。
日々の仕事で自分の目標を決めていなかった方は、ぜひこの機会にKPI・KGIの考え方を取り入れてみてください。
