目次［非表示］
はじめに
企業の業績や売上に最も関わってくる仕事の一つが営業です。
営業マンは自社の商品やサービスを取り扱ってもらうために顧客のもとに足を運び、営業をしています。
日々忙しい営業マンを支える仕事が営業事務という仕事です。
営業事務の業務内容は多岐に渡るため、アピールできるポイントが多いことが特徴です。
しかし、アピールできるポイントが多いことでどのスキルを自己prにするか悩む人も多いでしょう。
今回は、営業事務の自己prの考え方を解説します。
【営業事務の自己prの書き方】営業事務の主な業務内容
営業事務の仕事内容についてしっかり把握していますか？
一口に営業担当のサポートをすることが仕事と言っても、営業事務の業務内容は多岐に渡ります。
業務内容を理解することが仕事にマッチした自己prの作成に繋がります。
ここでは営業事務の主な業務内容について解説していきます。
書類作成
営業マンが取り扱う書類の作成を担当します。書類がなければ営業ができないため非常に重要な仕事です。
事前に顧客に提出する見積書や後のトラブルを回避するための契約書、納品したことを証明する納品書、顧客に代金を払ってもらうための請求書などを取り扱っています。
代表的な書類を例として挙げましたが、全ての書類はミスが許されないため、営業事務では正確な作業が求められます。
書類整理
営業や商談で使用した書類の保管をします。
契約内容について確認したいときや契約成立後にトラブルがあったとき、書類を再び確認することもあります。
そのため、すぐに対応できるように書類の種類や顧客別に管理するなど工夫をし、探しやすい保管を心がける必要があります。
また、納品書や見積書など、法律で保存期間が定められている書類もあります。そのため書類整理は重要な業務の一つです。
メールや電話の対応
営業事務は顧客と関わらないイメージがあると思います。
しかし、実際は顧客と関わることが多いです。
営業部署には顧客のスケジュール調整などの電話やメールが引っ切り無しに届きます。
顧客の担当者が営業で外出していて席を外していることが多いため、営業事務が受けて営業部署に取り次ぐことが多いです。
また、営業担当者でなくても答えられる簡単な質問は営業事務が回答することもあります。
データの集計や分析
営業マンが持ち帰った顧客データや売上のデータなどを社内の指定ツールを使って集計する作業もあります。
このようなデータを元に顧客への商品やサービス拡張といった提案をおこないます。
社内データは企業機密に関わっている情報もあるため、漏洩などには気をつけなくてはいけません。
また、一部の企業の営業事務ではデータの分析も担当することがあります。
分析結果を営業部署に送り、より効率的な営業を可能にする工夫を提案することもあります。
【営業事務の自己prの書き方】営業事務に向いている人
営業職や企画職などと同じく、営業事務に向いている人の特徴もあります。
営業事務に必要なのは、営業マンを全力でサポートできる献身性だけではありません。
業務の幅が広いため、適性のある特徴はいくつもあります。
しかし、営業マンの力になり、感謝されるような営業事務はマニュアルに頼ることなく、コミュニケーションを取り、能動的に営業マンのサポートができる人です。
ここでは営業事務に向いている人の特徴を詳しく解説します。
臨機応変な対応ができる人
営業マンから書類の急な変更や追加の作成を頼まれることが頻繁にあります。
営業職にとって顧客とのコミュニケーションに割く時間が非常に大切であり、業績に直接繋がります。
そのため営業事務は自分が取り組んでいる仕事を中断し、優先して営業サポートに回らなくてはいけません。
また、営業マンが席を外している場合は、営業事務が電話やメールの返信を含めた顧客対応をしなくてはいけません。
自身の業務予定の変更に柔軟に対応することやマニュアルにない顧客対応を行わなければならないことから、臨機応変に行動ができる人が営業事務に向いています。
積極的に行動ができる人
基本的に営業事務は営業マンと連絡を取りながら業務を行います。
しかし、担当する営業マンが忙しく、席を外しているなどが原因で資料作成などの指示がもらえない場合もあります。
営業事務で大切なことは営業マンの先回りをしてサポートすることです。
営業マンが円滑に業務を遂行できるように「次はどのような資料が必要になるか」や「この資料を先に準備しておけば効率的に話が進む」など積極的に自分で予測する。
そしてその予想を元に行動に移すことができる人が営業マンに感謝され、営業事務の適性がある人です。
コミュニケーション能力がある人
営業事務という言葉から営業マンから与えられたタスクを1人で黙々とこなす仕事だと思う人もいるでしょう。
しかし、実際は営業マンと密に連絡を取りながら業務を行います。営業をサポートするためには良好な人間関係が必須です。
そのため、営業マンとの人間関係を構築する社交的なコミュニケーション能力がある人が営業事務に向いています。
また、営業マンに指示されたタスクを理解できず、何度も聞き直すと業務の妨げになってしまいます。
そこで仕事を円滑に進めるため、営業マンが営業事務に何を求めているかについて正確に把握できるヒアリング力を備えたコミュニケーション能力が必要です。
【営業事務の自己prの書き方】転職時の自己prの考える3step
これまで営業事務の業務内容や向いている人の特徴について解説してきました。
転職を成功させるためには、企業に採用したいと思わせるような自己prが不可欠です。
しかし、自己prって具体的にどのように考えればいいか分からない人も多いと思います。
ただ自分ができることを書くだけでは素晴らしい自己prにはなりません。
ここからは営業事務への転職を成功させるための自己prについて解説していきます。
①自分の経歴をまとめる・振り返る
自己prを考える上で自分の経歴をまとめ、振り返ることは基本です。
新卒の就活と転職活動で、どのような経験をしてきたかを考えることは共通しています。
しかし、大きな違いは実務経験の有無にあるでしょう。自己prに実務経験に基づく長所や強みが無いと採用担当者も前職では何をして、どのように成長したかを測ることができないでしょう。
そこで最初のステップとして今まで自分がどのような仕事をし、実績を作ったかを整理します。
その際に、実績を達成するための工夫やこだわりを含めたプロセスをまとめられると良いです。
②自分の長所や強みを整理する
最初のステップで経歴をまとめ、振り返りました。
次のステップは自分の長所や強みを整理して言語化することです。
自己prでは長所や強みを全面的に押し出し、採用担当者にアピールしなくてはいけません。
経歴を振り返る中で、自分の得意なことやこだわりをもって仕事をしてきたこと、自分のどんな性格が仕事に影響を与えていたかなどがぼんやりと見えてくるはずです。
そこで抽象的に思い浮かんだことの共通点を探していきます。
その共通点をうまく言語化していきましょう。もし、共通点がネガティブな言葉で言語化される場合には言い換えてみましょう。
言語化されたポジティブな言葉があなたの長所や強みになります。
自分で見つけることができない場合は家族や友人に他己分析してもらいましょう。
③転職先の業界や企業が求める能力を把握する
ここまでのステップで自分の長所や強みを発見できたと思います。
最後のステップは転職先の業界や企業が求める能力を把握することです。
転職を成功させる自己prを作るためには、採用担当者目線で考えることも重要です。
いくら素晴らしい長所や強みを持っていたとしても、業界や企業に適性があるとは限りません。
リスク管理が求められる銀行などの職種を志望しているのに、「長所は楽観的に捉えることです」と答えてしまうとあまりにも求める人物像と離れていると考えられ採用されません。
そこで、志望業界や企業が求める人材と自分の長所・強みがマッチしているか考え、ズレているなと感じたらもう一度最初のステップからやり直してみましょう。
【営業事務の自己prの書き方】営業事務転職でアピールできるポイント3選
転職時の自己prの考え方について解説しました。
3つのステップはどのような業界や企業への転職にも活用することができます。
ここからは営業事務の転職でどのようなスキルがアピールでき、採用担当者に好印象を与えるのかについて具体的に解説していきます。
以下で解説するスキルを自分で考えた長所や強みに絡めて自己prを作れると採用率が大きく伸びます。
PCスキル
中途採用者に企業が求めることの一つに即戦力になることが挙げられます。
業務内容で紹介した通り、営業事務はデスクワークが中心です。
そのため、どれくらいのPCスキルを持ち合わせていて、即戦力になることができるかがアピール材料の一つになります。
独自のツールを採用している場合もありますが、「Microsoft Word」や「PowerPoint」、「Google ドキュメント」などを採用している企業も多いです。
そこで「PowerPointプレゼンテーション技能認定」や「Excel表計算処理技能認定試験」、「MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）」などの資格を持っているとPCスキルを証明できます。
接客スキル
営業事務なのにどうして接客スキルが必要なのだろうと思う人は多いと思います。
実際に営業事務が営業担当者の代理として営業することはほとんどありません。
しかし、営業担当者が不在の場合、電話やメール、来客対応などは営業事務が任されることが多いです。
顧客の獲得や継続利用にも影響するため、丁寧な顧客対応は非常に重要です。
そこで接客スキルがあることもアピールポイントの一つになります。
前職で接客に関わっていた場合には、接客する際に工夫していることや注意点を具体的に説明できると良いでしょう。
営業経験
営業経験がある人の営業事務への転職成功率は高いようです。
その理由の一つは営業担当者が求めている内容を理解し、営業経験者だけがわかる細かな気遣いができることがあると思います。
また、営業活動全体の流れを把握しているため、営業する際にどのような書類が必要なのか、書類のフォーマットや記載すべき情報などをあらかじめ理解できている点で大きなアドバンテージがあります。
その他に電話やメール対応において、営業で培ったビジネスマナーを備えているという点で営業経験はアピールポイントの一つになります。
【営業事務の自己prの書き方】自己pr例文
これまで自己prの考え方やアピールできるポイントについて解説してきました。
これらを踏まえればすでに素晴らしい内容の自己prを書けると思います。
しかし、具体的にどのような構成で書けば伝わりやすいか分からない人も多いと思われます。
そこで最後に、営業事務へ転職する際の自己prの例文を紹介します。
営業事務の経験者と未経験者の2つを掲載するため参考にしてみてください。
営業事務経験者
前職の営業事務で経験した業務は、営業や会議で使用する書類の作成や整理、電話やメールの対応、営業データの集計と分析でした。
中でも営業データの集計と分析が私の強みと考えています。
私は営業データを集計し分析することで営業の効率化につながる提案をしました。
実際に潜在顧客になる人、ならない人の特徴を分析で特定しました。この結果を営業部署に報告し、活用してもらったことで顧客獲得率が大幅に上昇しました。
この度、貴社で新事業立ち上げによる営業部署の拡大を耳に挟みました。
営業部署のサポートだけでなく、前職で培った営業データの集計と分析力で営業効率化という面でも貢献することができます。
営業事務未経験者
私の強みは難しい内容を分かりやすく説明できるスキルだと捉えています。
前職では電子機器メーカーに自社が開発した半導体などを採用してもらえるように営業していました。
非常に理解が難しい製品であるため、自身で資料やプレゼンテーションを作成し、簡潔に説明することが求められていました。
ある顧客会社にプレゼンした際に資料が評価され、新規の受注に繋がりました。
この経験から営業よりも資料を作成することが業務の中心となり、自身も営業職ながら他の営業担当者のサポートに回ることが多くなりました。
御社では営業担当目線に立ってサポートができることに加え、顧客が簡単に理解できる資料の作成という面で御社の新規顧客の獲得にも間接的に貢献できると考えております。
おわりに
今回は営業事務へ転職する際の自己prの考え方やアピールポイントを中心に解説してきました。
自分自身としっかり向き合うことで素晴らしい自己prを作ることができます。
特に、自身の長所や強みを把握し業界や企業が求める人材とマッチさせることが採用率を大きく上げる要因になります。
自己prは面接でも質問されるため、完成したとしても自問自答を繰り返し、更にブラッシュアップしていきましょう。
