はじめに
新卒で就職した企業に勤め上げるという概念が崩れつつある現在、転職で新たなキャリアをスタートすることは当たり前となりました。
転職は同業種、同職種で検討する方、まったく違った職種にチャレンジする方とさまざまなパターンがあります。
今回は第二のキャリアを営業事務でスタートしたいと考えている方に向けて、志望動機の書き方について伝えていきます。
営業事務の業務内容・スキル・適性から志望動機の例文に至るまで、くわしく解説しましょう。
【営業事務の志望動機】営業事務と一般事務の違い
営業事務の仕事内容は、一般事務とはどのような点で異なるのでしょうか。
この2つの違いは、主に対応する業務の範囲と言えます。
企業や部署によって業務内容は異なりますが、一般事務の業務は社内で発生する事務作業全般が中心となるのに対し、営業事務は営業職の活動を支えるための事務処理が主な業務です。
応募する前にそれぞれの業務内容を正確に把握し、適性があるか否かを判断することをおすすめします。
以下で、2つの業務範囲の違いについてより詳しく解説していきます。
営業事務の仕事内容
営業事務の仕事内容について、もう一歩踏み込んで見ていきましょう。
先述したように、営業事務は営業活動に関わる事務処理を行うのが主な業務です。
取引先への訪問や新規開拓など、外出や出張の多い営業職に代わり、社内でバックオフィス業務をすることでサポートします。
具体的な業務内容としては、オーダーの入力や発注、見積書や請求書の作成などが挙げられます。
また、在庫管理や売上の集計、営業のスケジュール管理などもこなさなければなりません。
さらに、事務処理だけではなく営業職や顧客とのやり取りも必須であるために、事務職の中ではコミュニケーションを取る機会が多い職種と言えます。
営業事務は、上記のような多岐にわたる業務をこなす力が求められるため、簡単にできる仕事ではないということを覚えておきましょう。
一般事務の仕事内容
一般事務は、OA（Office Automationオフィス・オートメーション）事務と称されることもあります。
数あるバックオフィス業務の中で、最も基本的な業務を担う職種です。
具体的にはデータ入力や資料・伝票などの事務処理をします。
これらに加え、来客や電話対応、ファイリングや書類整理といった雑務など、さまざまな業務で発生する事務処理を担います。
また、企業によって業務の範囲が大きく異なることも一般事務の特徴です。
たとえば、規模の小さい企業では、経理や総務などの専門性の高い事務処理を担うこともあります。
一方、大企業ではデータ入力など限定的な業務のみが求められるケースも少なくありません。
なお、オフィス業務を基礎から学べる職種のため、セカンドキャリアとして人気が高いことでも知られています。
【営業事務の志望動機】営業事務に必要なスキル
事務職という地道な作業が求められる立場でありながらも、顧客への対応などの営業的なスキルも求められる営業事務はやりがいもあり、非常に人気の職種です。
営業事務としてキャリアを積んでいけば営業部全体の知識も身につくため、今後もし営業職へキャリアアップしたいと考えた際も、決して難しくはありません。
それでは、営業事務で活躍するために必要なスキルはどのようなものでしょうか。
代表的なものを2つピックアップしますので参考にしてください。
基本的なパソコンスキル
営業事務で求められるPCスキルは、ほかの事務職に比べて高いレベルと考えて良いでしょう。
営業事務では、見積書や契約書や請求書、そして顧客管理表や売り上げの管理表などの内部資料に至るまで、多様な書類や資料を作成しなければなりません。
そのためには、データ入力などの基本的なExcelのスキルは必須と言い切って良いでしょう。
また、営業の資料作成まで請け負う場合は、PowerPointやAccessなどのスキルが求められるケースもあります。
そしてさらに、企業によっては専用のソフトを使いこなさなければならないため、すぐに適応できるITへの柔軟さが求められるでしょう。
そのため、パソコンスキルを活かした経験や、資格があると有利です。
そして、秘書検定も基本的なスキルがあるというアピールに効果的です。
ビジネスマナー
ビジネスマナーが備わっていることも、営業事務にとって欠かせないスキルです。
先ほども述べたように営業事務は、事務作業だけではなく電話の受け答えや訪問対応など、お客様と接する機会が通常の事務職に比べて多いのが特徴です。
そのため、相手を不快にさせないための、社会人として最低限の受け答えや振る舞いが求められます。
また、ただマナーが守れるだけでなく、お客様の要望をくみ取り先読みして行動するような、一歩先行くコミュニケーションスキルがあればなお良いでしょう。
接客業などの経験があればぜひアピールしてください。
必要な資格はあるの？
営業事務に必須なスキルはありません。
しかし、PCスキルを証明する「MOS」や「日商PC検定」、基本的なビジネスマナーが学べる「秘書検定」や「ビジネスキャリア検定」は所有しておくと役に立つ可能性があります。
なぜなら、ほかの候補者との差別化となって選考が有利に働くからです。
また採用後、企業によっては資格手当がつく可能性もあります。
社会人としての基礎が学べる資格でもあるので、時間に余裕がある方はトライしてみても良いでしょう。
【営業事務の志望動機】営業事務に向いている性格
このように、営業事務には基本的なPCスキルと社会人に相応しいビジネスマナーが求められます。
しかし、スキルを持っているからと言って、誰もが活躍できるわけではありません。
どんな仕事にも適性があります。
営業事務に向いている性格というのはどのようなものでしょうか。
2つあげるので、自己分析をして自分が営業事務の業務に本当に適しているのかをしっかりと見極めてから応募して、入社後のミスマッチがないようにしてください。
誰かをサポートしたい
まず、人をサポートすることが得意で、さまざまな事象に臨機応変な対応ができる人は適性があると言えるでしょう。
営業事務の仕事は、営業職のサポートと顧客満足のため、常に多方面に気を配りながら進めていく必要があります。
そして、間接的に自分の頑張りが営業職や部全体の成績に反映されることはありますが、個人の成績として数字で残ることはありません。
そのため、自分が第一線で活躍したい人には物足りなく感じる可能性があります。
コミュニケーション力がある
次に、コミュニケーション力も求められます。
営業事務の業務は営業職との連携が不可欠です。
営業職の指示を待つだけではなく、スケジュールを見て必要な書類や資料はないか確認して、先読みで行動するような行動力ものちのち求められていくでしょう。
社内の人間だけではなく、顧客や新規のお客様などとの対応も多いため、その場その場で相応しい振る舞いが求められます。
そのため、人と関わるのが好きでコミュニケーション力のある方は向いていると言えるでしょう。
【営業事務の志望動機】志望動機のポイント
このように、営業事務は前に出るより後方支援が得意で、なおかつコミュニケーション力のある人が向いています。
求められるスキルや人物像がわかったところで、さっそく志望動機の作成に取り掛かりましょう。
志望動機は、採用担当がどこを見ているのかを把握して作成するのがポイントです。
面接や履歴書を見る際に採用担当者がどこを見て、何を重要視して採用の可否を決めるのかを、3つに分けて説明していきますので、これらをふまえたうえで志望動機を考えてください。
なぜその職種・企業を選んだのか
営業事務という職になぜ興味をもったのか、またなぜその企業を選んだのかは、非常に注意深く見られるので、考えを整理しておきましょう。
営業事務の業務は営業職をサポートする意味合いが強く、業界の選択理由を深く聞かれることはありません。
しかし、なぜこの業界にするのかは軽く考えておくと安心です。
この業界を選んだ理由、さらに数ある企業の中で希望先の企業を選んだ理由は、スムーズに言えるよう準備しておきましょう。
そのために業界研究をして、業界の現在や企業の立ち位置、強みや弱みまでもある程度は把握し、自分の言葉で話せる状態にしておいてください。
業界や企業への理解が深いことは、採用担当者へ入社後応募者がミスマッチを感じるリスクが少ないという安心感を与えます。
自分がどう貢献できるか
企業の業務で自分のスキルをどのように貢献できるかも、しっかりとアピールする必要があります。
たとえば、前職でパソコンのスキルを活用していた場合「Excelを使用して月に〇〇件の請求書を発行していた、契約書を〇件作成していた」「PowerPointを使用してプレゼン資料を月に平均して〇回は用意していた」と伝えれば、PCスキルのポテンシャルがどれほどあるかを具体的な数値で伝えられます。
このように、前職の経験を用いてあなたが入社後に活かせることをアピールしましょう。
未経験者の場合は、実経験がなくとも自分でスキルを身につける努力をしていることが伝えられると効果的です。
前向きな姿勢で、業務に貢献したいという強い気持ちを文章に込めてください。
入社後にどうなりたいか
入社後にどんな存在になっていきたいか、どう成長していきたいかというキャリアプランをなるべく具体的に伝えましょう。
たとえば「営業事務として誰にでも頼られるような存在になり、のちに経験を活かして人材育成にも貢献したい」というものも良いでしょう。
入社後のプランを見据えて、それにともなう努力をしている姿勢が見えれば、前向きであるという印象を残せます。
また、企業で長期にわたり貢献したいという意欲を見せることで、早期離職のリスクが少ないと印象づけられます。
企業にとって、コストを掛けて育てた人材が一人前になる前に、ほかの企業へ流れてしまえば、大きな損失です。
企業の業務を理解し、そこでのキャリアプランを具体的に描けていると伝えることで、そのようなリスクがないと間接的にアピールできるのです。
【営業事務の志望動機】転職の志望動機を書く際の注意点
志望動機は、企業を選んだ理由だけではなく、自分のスキルをどう活かしていけるか、さらに入社後どのようなキャリアビジョンを抱いているかを語ることが大切です。
この3点が曖昧だと、本気度に欠ける凡庸な志望動機になってしまいます。
そして、転職活動の志望動機は、新卒の就職活動時と異なる点がいくつかあることをご存じでしょうか。
営業事務を目指す社会人の方に、志望動機を書く際に注意してほしい点を以下にまとめましたので、ぜひチェックしてみてください。
未経験の業界の場合
メーカーからIT業界、ゲーム業界から食品業界など今の業界から未経験の業種に挑戦したいという方もいるでしょう。
その場合、なぜその業界を知ったのか、転職をしようとしたのかを早い段階で説明するように心がけてください。
あなたの履歴書を見た時点で、面接官は「なぜこの業界に興味を持ったのだろう？」と疑問を抱いているはずです。
そこを曖昧にすると「給与などの待遇目当てなのか」と思われかねません。
そのため、今までの経験を活かせる同業種ではなく、未経験の業種にチャレンジしようと思った理由を具体的に述べ、面接官を納得させなければなりません。
自分の就活の軸に沿って理由を述べれば、ほかの質問項目の回答との一貫性も図れます。
同じ業界の場合
同じ業界の場合は、転職する理由を前向きに話しましょう。
同業他社に転職する場合、前職の業界知識・経験・スキルが活かせることは大きなメリットです。
しかし、面接で共通の話題が出て話が弾んだ際などに、つい前の職場の愚痴や批判になってしまわないように注意が必要です。
もちろん、機密情報の漏洩などもモラルに反します。
また、現職の就業規則や誓約書に「競業避止義務」がある場合、同業他社への転職という行為自体が禁じられている可能性もあるので、事前に確認しておかなければなりません。
同じ業界だと、転職後も前職の同僚と関わる可能性が高いため、なるべく円満に退社できるような振る舞いをするようにしてください。
前職への不満という理由ではなく、あくまでステップアップのための転職だということをアピールしましょう。
【営業事務の志望動機】志望動機の例文
以上の企業がチェックするポイントをふまえて、志望動機を書いてみましょう。
しかし、どのように書けば良いかわからない方も多いでしょう。
基本は結論から述べ、次に前職の経験などからの強みなどからくる、その結論に至るエピソードを書き、最後に入社後の意気込みで締めくくる構成が望ましいとされています。
必要な要素は盛り込みながらも、聞き手が飽きないように、なるべく簡潔にまとめましょう。
未経験者に絞って具体的な例文を2つあげますので、ぜひ参考にしてください。
未経験者：事務職から営業事務
私は現職で、事務用品メーカーの事務職として勤めています。
既存の事務処理の体制を一新し、より効率的に業務が進むようにしたいと提案し、今まで手作業だった作業をすべてExcelで管理できるように体制を整えました。
Excelは四則演算・SUM関数・AVERAGE関数まで、基本的な作業は一通りできると自負しております。
また、学生時代居酒屋でアルバイトをしていたため、お客様の要望をくみ取り、提案することにも喜びを感じます。
貴社の業界で唯一〇〇のシステムを開発して独創性にひかれ、私のスキルとコミュニケーション力を活かし、営業のサポートを通して企業の発展に尽力したいです。
未経験者：営業から営業事務
私は飲料メーカーの営業職として、4年間勤務してまいりました。
営業職でさまざまなお客様と商談を重ね、契約を得ることにやりがいを感じておりましたが、営業事務の方のサポートにいつも助けられていました。
資料作成や請求書発行などの基本的なスキルがないまま営業職を続けるのではなく、自分もサポートする立場で勤務したいと考えるようになったのです。
貴社がITベンチャーではじめて〇〇に成功した唯一無二の独創性に魅力を感じております。
営業活動で得た基本的な知識を活かし、営業職が働きやすい環境を整え、業務が円滑に進むよう貢献したいと考えております。
【営業事務の志望動機】志望動機の注意点
このように志望動機は、自分の能力をアピールしながらも企業に貢献したいという意思を、具体的なキャリアプランを交えて伝えることが大切です。
しかし、これらを守るだけではなく志望動機を作成する際に、気をつけなければならない点も存在します。
伝え方次第では、転職理由や志望理由も採用担当者にマイナスイメージを与えてしまう可能性もあるのです。
いわゆる「地雷」となるポイントを2つ紹介しますので、志望動機を書く際はこれらに該当しないよう充分注意を払ってください。
前職の悪口を言わない
前職を卑下するような発言は避けましょう。
前職では○○がダメだった・人間関係が悪かった・給料が見合わなかったなど、前職を下げるような発言は入れないほうが無難です。
もし、前職に不満があったことを伝えたいのなら「〇〇という考えではなく、こういう仕事がしたいと考えたから転職しようと思った」と自分の退職理由や志望動機とリンクさせ、一貫性をもたせましょう。
転職理由はポジティブな理由であるほうが良い印象を与えられます。
たとえば、仕事の幅を広げたい、サポート業務に回りたいなど前向きな理由であるほうが良いでしょう。
給与・待遇を志望理由にしない
給与や待遇を志望動機にするべきではありません。
給与・休日・福利厚生・残業時間の少なさなどは働くうえで、無視できない項目です。
しかし「業務内容に興味がない可能性もある」という印象を与えかねないため、志望動機には入れないほうが無難です。
「条件の良いほかの会社が見つかればすぐに辞めそう」「働く意欲が感じられない」などのマイナスイメージを与えるおそれがあります。
企業は本人のスキルや人柄と同様に熱意も重視しています。
志望動機や業務内容に絡めたものにして、やる気をアピールしましょう。
【営業事務の志望動機】転職エージェントを活用しよう
ここまで志望動機の作成のコツを伝えてきました。
今まで伝えてきたように、あくまで前向きな姿勢で自分の能力と企業への熱意をアピールしていきましょう。
しかし、文章作成するのが苦手な方や、自分の書いた志望動機に自信をもてない人もいるかもしれません。
そんな方は、転職エージェントのサポートを受けてみましょう。
転職エージェントとは、転職を検討している方と、採用活動をしている企業の間に立ち、転職成功を支援するサービスです。
仕事の条件や希望を確認したうえで、保有している数多い求人情報の中からマッチする企業を紹介してくれるのが特徴です。
また、経験と知識が豊富なキャリアアドバイザーのサポートを受けられるため、自分だけの力で転職活動をするよりも効率的に転職活動ができますし、成功率も高まります。
転職活動に行き詰まっている方はまず登録してみると良いでしょう。
おすすめの転職エージェントのサイトをご紹介しますので、ぜひご覧ください。
まとめ
営業事務の業務内容や志望動機の作成のコツについて話してきました。
志望動機を書くのが難しい方は、採用担当者の立場に立って一度考えると良いでしょう。
自分が企業側の人間ならどのようなスキルを求めていて、どのような人材が欲しいか、また応募者の何を知りたいのか、企業研究と自己分析をしっかりしていれば答えはおのずと出てくるはずです。
ポジティブな姿勢で、自分の経験とスキルとやる気を見せて、内定に一歩近づいてください。
