1on1ミーティングでは何を話せばいいの?使えるネタ5選や意識するべきポイントを徹底解説!

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はじめに

入社して数年が経ち、初めての部下ができたという方の中には「1on1ミーティングって何すればいいのだろう」とお悩みの方も多いのではないでしょうか。

社員のモチベーションやパフォーマンスの管理はもちろん、キャリア支援も目的として導入する企業も増えてきている取り組みです。

ですが、やり方を一歩間違えるとただの雑談に終わってしまうことや部下を萎縮させてしまうといった結果に終わってしまうこともあるのも事実です。

ここでは、そんな1on1ミーティングで、どんなことを意識して話せばいいのかを解説していきます。

1on1ミーティングとは

日本ではヤフーがいち早く導入したことで知られる1on1ミーティングはその名の通り、「上司と部下が1対1で話をする」という取り組みです。

同じような形で年に数回行われる「人事評価面談」と呼ばれる取り組みも日本ではよく実施されてきましたが、これは「部下の状態を把握しアドバイスをすることで改善を目指す」という目的で実施されるものになります。

一方1on1ミーティングでは、週に1回、隔週、月1などのペースでよりフランクな雰囲気の中で上司が部下の話を「傾聴」することが基本的な姿勢であり、「自身の経験と内省を以って成長を促す」ことが目的です。

「経験学習モデル」というフレームワークを通じて部下を成長させ、上司との交流の結果貢献意欲も向上できると言われており、変化の激しい現代において柔軟なスキルアップと離職率の低下を実現できる取り組みなのです。

1on1中に意識するべきポイント

このように導入に成功すれば大きな成果を期待できる1on1ですが、漫然と実施してもいい結果には結び付かずかえって部下の萎縮やコミュニケーションのすれ違いを生んでしまうこともあります。

そのため、「1対1で頻繁に話す時間を取る」という大雑把な理解では期待している効果をあげることができません。 

1on1を有意義な時間にするために大切なことはたくさんありますが、まずは特に意識するべきポイント3つをしっかり押さえていきましょう。

自己開示をする

1on1ミーティングにおいて最も大事なことは、部下がさまざまなことを気軽に相談できる環境づくりです。

そのためにはまず、部下の自己開示が必要となります。

そして部下の緊張を解き自己開示をさせるためには、上司側の自分自身が自己開示をして見せることが前提となるでしょう。

時には自身の悩みや正直な気持ちを話すことや過去のミスやうまくいかなかった体験談などを交え、率先して自己開示をするような働きかけも重要となってきます。

この時気を付けるべきなのは、この自己開示に「教訓」や「自身が成功した解決方法」などの要素が必要以上に多くなってしまうと、自己開示ではなく講義的な側面が強くなりかえって部下を萎縮させる結果に終わります。

あくまで1on1では部下の話を「傾聴」することが中心にあるので、あくまで自己開示を促すためだ、ということを忘れずに取り組みましょう。

否定しない

1on1で部下の話を「傾聴」する際、その話や相手を否定しないというのも非常に重要なポイントです。

自分の話を否定されるという体験は、心理的安全性を損ね、仮に問題が解決したとしても信頼関係は失われるといった結果をもたらすこともあります。

特にプライベートでの悩みや仕事上のミスの話など、この場以外では話しにくいことを話してくれている時に否定をしてしまうと、それ以降の自己開示にも影響が出てきます。

もし考えが違った場合も、まずは一度否定せず受け入れるようにしましょう。

部下が話したいことを話し終え、それを受け入れてもらったという実感を持った後に、自分の意見などについて話をするようにすると良い結果を得ることができます。

雑談だけにならないようにする

1on1において雑談はとても大切な要素です。

部下を理解することや自己開示を促す効果も期待することができ、1on1において障害になる「緊張」をほぐすことができるのが雑談と言えるでしょう。

しかし、1on1が雑談ばかりになってしまうと貴重な仕事の時間を割いてまでやる意義を感じることが難しくなり、結果的に参加するモチベーションが下がることにつながります。

それまでに緊張をほぐし、安心感を得て会話をすることに成功していても、ほかの業務と比較して重要性が低いものという認識になってしまうと、部下が上司に「付き合っている」という状況が生まれ、1on1の目的を達成することが非常に困難になります。

そういった状況に陥らないために、上司側は事前にアジェンダを考えてテーマを設定できるようにしましょう。

【テーマ別】1on1ミーティングで話すネタ5選

ここまでのお話で、1on1ミーティングとは何か、まずはどんなことを意識するべきかについてはご理解いただけたかと思います。

1on1は、短期的な視点では成果や効果を重視しないこともありますが、長期的に効果を高め、また参加する部下にとって有意義と感じられる時間を作るためには雑談だけに終始してはいけません。

実際にミーティングを行う中で、どんな話題を用意すればいいのかわからないという方のために5つの話すべき「ネタ」をご紹介します。

プライベート面

1on1は上司も部下も緊張しがちなものです。

そういった場合、まず会話のきっかけとしてプライベートな話題から導入するのは非常に効果的です。

話題が詰まった時に切り出せるように、フランクなテーマをいくつか用意しておくとスムーズに進めることができます。

週末の過ごし方、最近好きなコンビニエンスストアのスイーツや流行のものの話など、そこから部下の好きなものや興味関心についてわかる話題へと発展していけると、仕事から離れた一つの人格としての相互理解につながります。

お互いのことが理解できるようになっていくと、結果的に不安や緊張は緩和され、ほかの話題へと移りやすくもなるでしょう。

また、部下の興味関心の話から、気が合う人のタイプや苦手な人のこと、最近のプライベートな悩みなどを開示していくことで、より1on1が「なんでも話せる場所」になり、上司にとっても部下を深く理解する機会を得ることができます。

ただの雑談で終わってしまうことも多いプライベートの話題ですが、実際には多くの効果が見込める非常に重要な話題です。

心身の健康面

心身の健康面についての話題は、毎回のミーティングで盛り込むべき重要な話題です。

たとえば、最近疲れが溜まっていないか、体調の変化を感じていないか、仕事を持ち帰ったりしていないか、などを確認することで現在の業務量が適切かどうかを判断する材料にもなります。

また、職場内での人間関係なども把握しておくことで、トラブルや負荷を回避することも可能です。

そして普段の業務内で見ることができる範囲の外にも、ストレスの原因を抱えているケースが多くあります。

家庭におけるパートナーとの間の悩み、子どもを持つ家庭であれば親としての役割や負担を抱えていることもあるのです。

ほかにも両親の介護や、自身の趣味の活動の場でのトラブルなど、ストレスの原因は1on1のような閉ざされた場でしか他人に相談できないことも多くあります。

こういった、通常業務の中ではもちろん、人事評価面談や終業後の飲み会などの交流では発見できない問題を上司がいち早く把握し、適切なケアを行っていくことが大切です。

モチベーションアップ

モチベーションアップさせましょう、といっても漠然としていて実際にどんな話題で進めたらいいかイメージするのは難しいものです。

1on1では大きく分けて2つの側面から取り組みを進めていきます。

まず一つ目は、モチベーションを低下させる要因を取り除くという方法です。

たとえば、日々の業務において不安に思っていることなどについて話してもらい、可能な限り具体的な事柄まで開示してもらいます。

そうすることで、一緒に問題解決の方法を考えるというラインに立つことができるようになり、モチベーションを下げる要因を排除することができます。

2つ目は承認による信頼感の向上です。

社内での評判や普段の業務態度を褒めることや承認することによって、自分のことを見てもらえているという安心と信頼感を得ることができます。

これによって、実践していることがきちんと評価されているという実感が湧き、モチベーションの向上へとつながっていきます。

この「自分に時間を割いてくれている」「自分を見てくれている」という実感を得られるということが1on1の大きなメリットの一つでもありますので、しっかりとそのメッセージを伝えていきましょう。

業務や組織

緊急性のある業務に関する相談や締め切りが近いものなどは、通常の業務の中でも比較的上司に相談しやすい内容と言えます。

しかし、特に期限が設定されていない問題点や悩みというのは、なかなかタイミングを掴めず相談するのを後回しにしてしまうものです。

1on1は、こういった見落としがちな業務や組織の問題点を発見する機会としても有用です。

たとえば、普段の業務で困っていることはないか、チームとしてどんな課題を感じているか、人間関係に問題はないか、上司への要望の有無などを確認していきましょう。

こういった問題点や困り事は、個人の問題ではなく、会社組織全体の生産性を落とすことにもつながります。

また、個人レベルではなく組織として一つひとつの問題に対して真摯に取り組むことにより、より一体感が生まれ安心や信頼感を得ることができます。

一見、小さく緊急性が低く見える問題点であっても決して改善を怠らないようにしましょう。

目標設定と評価

1on1で話をすることによって、部下が今後どういった業務に携わりたいのかや、現状の業務や会社に対してどのような意見を持っているのかを率直に聞くことが可能です。

部下の視点と上司の視点、お互いの立場から見えていることを話すことで、より正確な現状把握を行うことができるでしょう。

上司の側から見た部下の現状について話す際は、否定が中心になることや「傾聴」の形から離れすぎないように注意してミーティングを進めましょう。

現状の把握が完了したら、今度は目標設定へと移ります。

目標設定は通常業務の成績や本人のスキルのみではなく、1on1を通じて理解した適正や健康状態、モチベーションを加味して適切な水準に設定します。

努力は必要だが達成は可能、というラインに設定できると効果的です。

そして、最後に目標を達成するには何が必要かを一緒に考えます。

この時に、あくまで部下が主導の問題解決を目指すこととなりますが、その助けとなる経験談やノウハウに関しては上司の方から提示してくるでしょう。

ここで良いコミュニケーションを取ることができると大きな信頼感を得ることができます。

おわりに

いかがだったでしょうか。

1on1ミーティングは会社として業務効率を向上させるのみではなく、しっかり理解したうえで取り組むことができれば部下にとっても非常にストレスが低い取り組みとなります。

上司の側が率先して準備を進め適切に実施することができれば、部下からの大きな信頼も勝ち取り安心感を与え、スムーズなチームの運営に直結することでしょう。

ぜひこの記事を参考にして話題を設定し、1on1ミーティングに取り組んでみてください。

 

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