はじめに
営業事務の仕事は一般の事務の仕事と異なります。
営業事務は営業全般の仕事を担当し、一般の事務は企業全体の仕事を担当する仕事であるという点です。
自己prは書く時にこれらの情報を把握しておくことは重要になります。
この記事では自己prを書くうえでのポイントや営業事務とは何なのかを詳しく解説していきます。
【新卒向けの営業事務の自己prの書き方】営業事務の仕事
自己prを書くうえでその仕事を知っておくことは大切です。
営業事務の仕事内容は多岐にわたります。
ここでは営業事務の主な仕事について解説していきます。
資料の作成・管理
見積書や受領書など様々な書類の管理や作成を行います。
そのため、華やかに映る営業を後ろからサポートしている形になります。
資料の中には顧客の個人情報が記載されているものが存在します。
個人情報が周りに漏れたり、悪用されてしまうと大きな問題になります。
そのためデスクに放置しておかないことや不要になったものはシュレッダーを利用して処理するなど当たり前なことにしっかり注意を払う必要があります。
お客様への対応
営業の仕事は会議や外出が多いため、オフィスにいないことが多いです。
そのため事務がお客様からの電話やメール対応をすることが多くあります。
そのため社会人としてのマナーを覚えておくことが必要です。
その他にもお客様の電話やメールに対応するために、自社の製品やサービスに対しての知識をある程度持っておくことが必要であります。
来客対応
お客様の案内をしたり、誘導を行うことも営業事務の仕事になります。
企業によっても仕事は異なりますが、来社の予定の確認や応接室の準備、受付などを行ったりします。
お客様の予定を確認して、予定が入っている人やその部署に報告をします。
そして応接室の準備をします。
この時部屋が汚れていないかや室温は適切かどうかなどを確認して、快適な環境で話せるようにします。
お客様が来社されたら、受付を担当して確認を行います。
その他の管理
在庫管理や備品、郵便物の管理を行います。
先述しましたが管理する資料も多いため、丁寧かつ素早く作業をしていくことが大切です。そして在庫の管理では実際お客様にわたる商品があることがあるため、一人一人のお客様が満足するように努める必要があります。
【新卒向けの営業事務の自己prの書き方】営業事務で評価されるスキル
果たして営業事務で評価されるスキルはどのようなスキルなのでしょうか？
ここでは営業事務で評価されるスキルを紹介していきます。
マルチタスクをこなすことができる
資料や備品などの管理をするだけでなく、その他多くの仕事をこなしていかなければなりません。
そのためこの仕事だけやっていればいいという仕事ではなく、周りをしっかり見て今何をすべきかを考えて行動しなければなりません。
そして1つ1つに混乱することなく確実にこなせることが重要になってきます。
お客様が実際に見る資料作成をするため、間違いがないようにする必要があったり、お客様の手に渡る商品の管理をするためです。
そのため不備がないように、多くの仕事をこなせると企業から評価されます。
コンピュータースキルがある
コンピューターを使って資料の作成や管理を行うことが多いため、コンピュータースキルがあった方が良いと言えます。
例えばExcelやWordなどのアプリを使うスキルです。
Excelはよく計算するときやリストにまとめたいときに使われます。
そのため営業事務の仕事である、見積書や顧客名簿などの管理をExcelでやる企業が増えています。
Wordは契約書や送付状などの文書を作成するときに使われます。
コンピュータースキルは勉強と実践を重ねていけばだんだん習得できる場合が多いため、積極的に挑戦してみましょう。
新卒向けの営業事務の自己prの書き方】営業事務で活かせる資格
営業事務の仕事をするうえで、必須の資格というものはありません。
しかし身に着けておけば仕事に活かせるものがあります。
そして自己prでも使えるため、資格を取得しておいて損はありません。
ここではどのような資格が営業事務の仕事に活かせるのかを解説していきます。
秘書検定
秘書検定とは、働くうえで必要とされる基本的な知識の習得を認められる資格です。
具体的に言えば、ビジネスマナーやビジネス文書の作成などの勉強をしていきます。
その他にも電話の対応や礼儀について学べる資格になるため、営業事務の仕事につながる資格であると言えます。
自己prに使えたり、エントリーシートに使えるだけでなく、礼儀やマナーを学べるため就活の面接にも活きるものになっています。
年齢や学歴に関係なくレベル別に受けることができるため、比較的勉強が始めやすい資格です。
ビジネスキャリア検定
ビジネスキャリア検定とは、人材管理や生産管理、経理・財務管理など幅広いビジネススキルの習得が認められる資格です。
試験は8分野・43種あり、たくさんの知識を得ることができます。
自分が習得したい内容をかいつまんで勉強ができ、ランク別に試験が分かれているため、勉強を始めやすいです。
しかしまだあまりメジャーな資格ではないため、スキルとしては確実に役立ちますが、採用担当者にどのような資格か伝わらないこともあります。
その他パソコンの資格
MOSやExcel表計算処理技能認定試験など多くの資格があり、これらはパソコン関係のスキルを身に着けることができる資格になっています。
先述しましたが、営業事務はパソコンを使う場面が多いため習得しておいて損はありません。
独学でも習得できる資格が多くあるため、まずは挑戦してみることをおすすめします。
【新卒向けの営業事務の自己prの書き方】自己prを書く時のポイント
自己prを書く時はポイントをしっかり押さえたうえで書いていきましょう。
ここでは実際に自己prを書く前にやってほしいことや書く時に確認しておいて欲しいことを紹介していきます。
自己分析と他己分析を行っておく
自己分析と他己分析は自分のことを分析するため、さらに自分のことを知ることができます。
そのため、何を長所として自己prをすればいいのかが自然と見えてきます。
その他にも今まで思っていたことと同じ結果が出たら自分の考察力に自信を持つことができますし、他人からの評価による裏付けを得られて信憑性が増します。
自己分析の方法
マインドアップ、自分史、モチベーショングラフをするという方法があります。
マインドアップとは自分を中心に置き、枝分かれをしていきながら全体像を見るという方法のことです。
どんどん枝分かれをしていくことで物事を細分化して見れるため、より深く自分のことを知ることができます。
自分史とは自分の過去を時系列で書き、新しい自分を発見するというものです。
いままでの自分の歴史から私は何をしてきたかや何をする傾向があるのかなど、自分の考え方の方向性を知ることができます。
モチベーショングラフとはモチベーションの高低をグラフに表すという方法のことです。
この分析を行うことで、モチベーションが上がるものやその理由、モチベーションが下がるものやその理由を知ることができ、どこに自分のマインドを置いておけば調子が上がってくるかを知ることができます。
他己分析の方法
他己分析は、ほかの人に分析をしてもらうという分析方法のことです。
質問を考え、協力してくれる人を探し、実際に行った結果を分析するという流れで行うことが一般的です。
このときの質問は、情報を比較することができるため、全員に聞けるような質問が良いです。
しかし家族にしか聞けない質問や友人にしか聞けない質問があるため戦略的に考えていきましょう。
そしていろいろなタイプの人にお願いをしてみましょう。
例えば家族やサークル友人、教授などです。
それぞれの立場から見た私を教えてくれるため、多くの情報を聞き出せます。
相手にやってもらう分析に照れくさく感じてやりたくないと感じる方がいるかもしれませんが、意外にも話が盛り上がり楽しくできます。
正しい文の構成を意識する
まずは結論から書きましょう。
結論から書くことによって、相手は「この人こんな話を展開していくんだろうな」と考えることができ、より簡単に理解をすることができるようになります。
そしてその結論を裏付ける考えやエピソードを書いていくことで、信憑性を高めていきます。
そしてその長所を活かして何ができるかを具体的に述べていけばいいでしょう。
企業分析・職種研究を行う
その企業にどのように貢献できるかや、なぜその企業でなくてはならないかなどを志望動機では書いていくことになります。
しかし企業研究を行わないと、どのような考えがあり、そのような人物を必要としているかを知ることができません。
これらの情報を知った上で志望動機を考えないと、採用担当者にこの企業に興味がないのかなと思われてしまうような内容になりかねません。
そのため実際に短期のインターンに参加してみたり、資料を集めてみるなどをして志望している企業について調べておきましょう。
エピソードとしっかり関連付ける
自己prで話そうと考えていることがエピソードとの関連性が弱いと、信憑性に欠けてしまいます。
信憑性を上げるためには、客観的に評価できる数値を用いる方法があります。
例えば部活の話をするのであれば、「〇〇を意識して取り組み、全国ベスト8まで進むことができました。」のように客観的に評価できるようにすることがポイントです。
そしてエピソードを複数用いて、長所が一時的なものではなかったことを説明しましょう。
周りと差別化をする
周りと差別化をして採用担当者の目に留まるようにするために、自己prをオリジナルなものにすることは大切です。
しかし就活生の人数は多いため、どうしても周りと内容がかぶってしまうことがあります。
そういう時は言い換える方法やキャッチフレーズをつけて周りと差別化をする方法があります。
例えば「集中力がある」という長所があれば、「精神を集中させ、物事の本質を見抜く能力」と言い換えることができます。
そしてキャッチフレーズをつけるというのは、「まわりから〇〇の天才と言われています」というように言うことで、採用担当者にインパクトをあたえられ、強調をすることもできます。
【新卒向けの営業事務の自己prの書き方】例文
先述しましたが、周りと差別化するためにはオリジナルなものにする必要があります。
ここで具体的な書き方を確認しましょう。
【新卒向けの営業事務の自己prの書き方】エージェントに相談しよう
就活に不安や疑問があるのであれば、エージェントに相談してみましょう。
不安や疑問を解決できるだけでなく、就活に役立つ情報が多く掲載されているため就活に関して詳しくなることができます。
自己prがうまく作成できない方は、アドバイザーに相談することができ、自己prを作る手助けとなります。
無料で簡単に登録をすることができます。
その他にも面接の対策もできるため、まずは簡単登録をしてみましょう。
まとめ
これまで営業事務の自己prを書くうえで必要な情報やポイントを解説してきました。
今回解説したポイントをしっかり押さえたうえで自己prを書き始めていただきたいのですが、偽りのない自分を伝えるということを意識していただきたいです。
もし偽りの自分で選考を通過しても、いざ仕事を始めたときに企業とのミスマッチが起こりかねません。
そのため自分のことをしっかり把握をしたうえで、最大限のアピールをしていきましょう。
