はじめに
営業職から事務職へ転職を考えている人も多いと思います。
応募書類を作る時に志望動機の書き方で迷う人も多いでしょう。
「営業職から事務職へ転職する際の志望動機はどう書くのが良いの？」
「事務職は営業経験を活かせるの？」
など、営業職の経験を活かした事務職への転職で志望動機に悩む人も多いと思います。
この記事を読むとわかること
・営業経験者が事務職で活かせる強みはコミュニケーション能力・ビジネスマナー・スケジュール管理能力
・担当者に伝わる志望動機を書くコツは「オリジナル性」と「PREP法」で書く
・志望動機の精度を上げるには転職のプロに相談しよう
気になる箇所から参考にしてください。
事務職の仕事内容とは？
一般事務・OA事務
中小企業では「総務」や「人事・労務」など分類していない会社も多く、事務職全般の仕事をすることが多いです。
パソコンを使用して書類を作成・ファイリングしたり、必要なデータの入力や処理が業務の基本になりますが、電話対応や来客対応などもする会社もあります。
営業事務
営業部の事務職になり、営業担当のサポート業務がメインの仕事になります。
顧客への営業のためのリサーチや資料作成、受発注の管理や納期の管理、見積もり請求書などの書類作成などの事務作業の担当になります。
受発注の際には、お客様との電話のやり取りをする場合もあります。
総務事務
会社の備品管理をしたり会社全体の施設管理や取締役会や株主総会の書類や準備や社内のイベントなど幅広い業務を行う部署です。
規模の小さい会社や一般事務の部署が無い会社では総務事務が事務作業全般を担っている会社も多いです。
経理事務
会社の現預金の管理や経費などの精算、帳簿の管理などを行うのが経理事務です。
税理士事務所とやり取りをして月次決算書や財務諸表などを作成していきます。
会社によっては給料の管理をするところも多いようです。
人事・労務事務
人事は採用や社内評価制度の管理・配属先を決めるなど会社の人材に関する業務を管理する事務です。
労務は職員の入退社の手続きや社会保険の手続き、給料計算や就業規則などの管理をする事務になります。
中小企業では一般事務でまとめて業務を行う場合があります。
その他の事務
その他、法務事務や貿易事務・医療事務・学校事務など各業界に特化した事務職の種類があります。
事務職で求められるスキルや経験
コミュニケーション能力
会社の各部署との直接のやり取りをする機会も多いのが事務職です。
年上のベテランの職員や新入社員の若手とのやり取りをスムーズできることが望まれます。
パソコンスキル
パソコンスキルが高いと事務職では重宝されることが多いです。
複雑な処理もスキルが高いと短時間に正確に行うことができます。
MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）などの資格があると高く評価をしてもらえる企業も多いでしょう。
ビジネスマナー
来客や銀行などとの対応をすることも多くビジネスマナーが重要視されます。
言葉遣いや服装などにも気をつけることが必要になっていきます。
秘書技能検定の資格を取得することもオススメです。
情報収集能力と情報整理能力
社長や上司からプロジェクトの調査を依頼されることも多く、情報収集能力やプレゼン力が求められます。
目的に沿って素早く情報を収集して、分かりやすいように整理して望まれている事以上の報告ができると高く評価されます。
仕事の正確性
数字を取り扱うことが多く、正確性が求められます。
請求書や決算書などの帳票関係や給料や業者への振込業務などもあり、仕事に正確性が求められます。
仕事のスピード
事務職は正確性はもちろんですが、仕事のスピードも求められます。
段取り良く業務をすることで、作業効率を高める事ができる人が評価されます。
パソコンを使用することも多いのでタイピングを正確に早くできるようにしておくと良いでしょう。
スケジュール管理能力
事務職は業務の幅も多く、重要度の高いものから低いものまで多くの仕事があります。
スケジュール管理能力は必須で、優先事項を決め期限内に業務を完了することが必要な能力になります。
業務改善能力
事務職は月単位や年単位での繰り返しの業務も多くなります。
ただ作業をするだけでなく、改善点を見つけ次回作業をする時に無駄に作業をしなくていいように改善が必要になってきます。
臨機応変
無理難題を言われることが多いのも事務職の特徴です。
スケジュールに余裕がない中でも緊急の仕事を依頼されたり、場合によってはルールも解釈の仕方を変えるなど融通がきくことも大切です。
営業職から事務職への転職でのアピールポイント
・コミュニケーション能力
・パソコンスキル
・ビジネスマナー
・スケジュール管理能力
・臨機応変
営業職から事務職への転職ではMOSなどの資格があればパソコンスキルを前面に出すことが良いです。
資格を保有していなくても、営業で培った「顧客とのコミュニケーション能力」や「ビジネスマナー」
「営業の業務でのスケジュール管理」「顧客との臨機応変のやりとり」などを全面に出してアピールすることができます。
事務職の人はコミュニケーションが苦手な人も多いので、営業でのコミュニケーション能力を自分の強みとしてしっかりとアピールしていきましょう。
パソコンのスキルに自信がなくても大丈夫です。
基本的なスキルがあれば、入社後にしっかりと学んでいけば業務を行うことは十分可能でしょう。
営業職から事務職への転職での志望動機の書き方
200〜300文字にまとめる
志望動機は一般的には200〜300文字の範囲で書きます。
文字数の大きさを多少変えて枠に合うように書くと見た目も良く見えます。
書ききれない場合は、自己PR欄も合わせて構成を考えて調整しましょう。
オリジナルの内容
あなた自身のオリジナルの内容を書くことが大切です。
採用担当者は相当数の応募書類を見ているので、どこにでもあるような内容だとインパクトが薄く記憶に残らないでしょう。
あなたのオリジナルの内容を入れることで記憶に残る志望動機を作ることができます。
なぜこの会社を選んだのか
数ある他の会社ではなく、なぜこの会社を選んだのかが伝わるように書きましょう。
商品の特徴や使っていること、会社に関わる環境・歴史などを意識して書くのも良いでしょう。
再現性がある自分が提供できる価値
ただ、「がんばります」「学ばせてもらいます」では、欲しい人材にはなりません。
今までの自分のスキルや経験を結びつけて、会社に提供できる再現性のある価値を具体的に考えてみましょう。
PREP法で記載するとわかりやすい
志望動機の書き方がわからない場合や、うまくまとまらない場合はPREP法を意識すると上手にまとまり相手に伝わりやすくなります。
P：POINT（結論）
R：REASON（理由）
E：EXAMPLE（具体例）
P：POINT（結論）
結論・理由・位例・結論の順序で言い切るように書くと、短い文章でもしっかりと相手に伝えることができます。
志望動機の例文
私は◯◯◯の事業で、〇〇年の歴史があり地域密着で〇〇を製造販売している御社で仕事をしたいと思い志望しました。
理由は、私が数年前から〇〇に興味を持っていて、私の好きな〇〇の取り扱いがある御社で事務職として仕事をしたいと思ったからです。
私は、前職の営業職で培った顧客とのコミュニケーション能力やビジネスマナー・スケジュール管理能力などを学び会社の売上に貢献してきました。
これまで経験したスキルを活かして、御社の事務職として各部門と調整・協力をしながら、御社のさらなる発展を実現するために貢献していきたいと考えています。
営業職から事務職への転職での志望動機を書く時の注意点
余白を作りすぎない
志望動機を書いた後に余白がありすぎないかを確認しておきましょう。
空白部分が多すぎると見た目の印象で悪く受け止められることがあります。
曖昧な表現
曖昧な表現をすると「この会社じゃなくても良いのかな」と思われてしまうことがあります。
志望動機を書く前に、なぜこの会社で仕事をしたいのかということをしっかりと考えて整理しておくと良いでしょう。
箇条書きでも良いので、この会社で働きたい理由を文字にしておくことで曖昧な表現を減らす事ができます。
自己満足にならないようにする
志望動機が自己満足にならないようにすることが大切です。
ただただ自分のやりたいことを書くのではなく、会社の方向性に沿っている必要があります。
営業職から事務職への転職であれば、「他部署と協力して」「顧客とのやり取りをより強くして」「営業のバックアップして」「数値目標をクリアして」などの言葉を具体的に書くことが良いでしょう。
志望動機がうまく書けない人は転職のプロに相談しよう！
応募企業に合わせた志望動機がうまくかけない人は、転職のプロに相談することが良いでしょう。
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志望動機も含めた質の高い応募書類を作成することで、書類通過の確立を上げることができます。
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