みなさんは1on1という言葉を聞いたことはありますか？
会社に勤めている方なら日常的に聞く言葉かもしれません。
この記事では1on1を実施することに本当に意味があるのかどうかと、1on1をより良い時間にするための成功の秘訣とポイントを解説します。
1on1とは
1on1の成功の秘訣やポイントを解説する前に1on1の定義や目的について解説します。
他の面談との違いや実施頻度についても見ていきましょう。
1on1の定義
1on1ミーティングとは上司と部下の間で行われる成長促進を目的とした、定期的な1対1の面談のことです。
1on1では部下が抱えている不安や悩みだけでなく、将来的なビジョンやキャリアを一緒に考え、コミュニケーションを取る場でもあります。
1on1を定期的に実施することで、課題発見や問題解決などを上司が主体的になって部下をサポートするのが一般的な1on1の形態です。
実施頻度は会社ごとでまちまちですが、多くても週に1回、少なくても月に1回実施するのがベストだと考えられています。
日本ではYahoo社が導入したことや本も出版されたことにより、今現在では日本の多くの企業が1on1を導入しています。
人事の評価面談との違い
1on1ミーティングとよく比較されるのが人事による評価面談です。
1on1と評価面談の大きな違いは目的にあります。
1on1の目的は後ほど詳しく解説しますが、前項でも解説した通り1番の目的は上司と部下のコミュニケーションです。
一方の人事評価面談の目的は、言うまでもなく「評価する」ことですよね。実は1on1ミーティングは評価面談に繋がる重要な役割を担っているんです。
というのも、1on1で上司と部下が定期的にコミュニケーションをとり、日々の業務の振り返りや課題発見・改善策について考えます。この1on1で話した内容を参考にして、上司や人事は評価を決定します。
つまりまとめると、人事の評価面談に向けての1つの指標として1on1ミーティングがあるというイメージですね。
1on1の目的
多くの企業で導入されている1on1ミーティングですが、実施する目的は何でしょうか。
1on1の目的はいくつかあるのですが、ここでは1on1の目的として代表的なものを3つ解説します。
部下の成長促進
1on1ミーティングの最大の目的といっても過言ではないほど、1on1は部下の成長促進に重きを置いていると考えていいでしょう。
部下に限ったことではないですが、働いている多くの人は日々の業務の中で成功と失敗を繰り返し経験しています。
その成功と失敗の中での気づきや発見をしっかり拾い上げ、次に繋げていくことが1on1の目的です。
1on1を実施することにより、部下自身の現在地の把握や問題定義をして一緒に考えていくことで、部下の成長を促進させることが大切になってきます。
部下の成長による組織全体の底上げ
部下が成長することによって組織全体の底上げにも繋がります。
1人1人が成長することにより、全体的なパフォーマンスの最大化においても1on1は重要な役割を果たします。
短期的な目的でいうと部下の個人としての成長促進と考えられますが、1on1ミーティングの長期的な目的は組織全体のパフォーマンスの最大化であると言えますね。
部下を含めた組織に属する1人1人が成長することにより、業務のクオリティやスピードが向上することも1on1ミーティングの目的の1つです。
心理的安全性の確保
1on1ミーティングの目的の1つとして3つ目に解説したいのが「心理的安全性」についてです。
仕事を進めていく上で、信頼関係の構築はとても大切な要素になってきます。
ここ数年、新型コロナウイルスをはじめとしたさまざまな事象が社会に影響を及ぼし、ますます変化の激しい時代になってきています。
この変化が激しい時代は「VUCA（ブーカ）時代」とも呼ばれており、先が不透明で不安を感じやすい世の中になってきています。
だからこそ仕事でのパフォーマンスを上げるために、メンバーがお互いに尊重や尊敬し合いアイデアを言いやすくするための環境を作ることが重要視されています。
定期的な1on1ミーティングにより心理的安全性を確保し、自由に意見を発信できる場があれば仕事の生産性も上がり、組織の最大化にも繋がります。
1on1ミーティングが意味ないと言われる理由
ここまで解説した内容だと1on1には重要な役割があり、メリットも多いように感じる方も多いかもしれませんが、実は最近、1on1が意味ないのでは？や、時間の無駄だと言われるようになってきているのです。
仕事上でなかったとしても人とコミュニケーションを取ることは大切に思えますが、なぜマイナスなイメージがついてしまったのでしょうか？
1on1の意味を理解していない
1on1ミーティングが失敗してしまう大きな理由の1つが、そもそもの1on1の意味を理解していないことが挙げられます。
1on1を「ただの面談」として捉えてしまうのではなく、何のために実施しているのか、1on1自体の目的は何なのかを上司と部下の双方がしっかり意識しておく必要があります。
目的がない1on1だと、その時間はただただ雑談に過ぎません。
ですので、あらかじめこの1on1ミーティングのゴールはどこで何を目的としてコミュニケーションを取っているのかについて理解を深めておくことをおすすめします。
コミュニケーションが一方通行
1on1ミーティング中のコミュニケーションが、上司からの話に偏ってしまい対話形式になっていないというのも、1on1が失敗してしまうよくある原因の1つです。
1on1ミーティングの目的も前述にて解説しましたが、1on1の本来の目的は上司と部下のコミュニケーションの場を作ることです。
上司が一方的に話してしまっては、意味を成さない1on1になってしまいますし、場合によっては上司が自分の話ばかりしてしまうこともあります。
そうなると、部下は「上司が上司自身の話ばかりするからきっと自分には興味がない」と捉えてしまうリスクさえあります。
上司は自分のことにしか興味がなく部下に興味を示していないと感じられてしまうと、信頼関係の構築は難しくなりますし心理的安全性も担保できませんよね。
だからこそ、1on1ミーティングの場では上司と部下が同じ割合で話すくらいがベストだとされているんです。
優先度が低い
日々の業務が忙しいと1on1ミーティングを疎かにしがちです。
1on1自体の優先度が低くなってしまい、実施頻度がまちまちになってしまったり、そもそも実施しない、実施したとしても適当な内容になってしまったりとマイナスに働いてしまいます。
何を話したらいいか分からない状態になってしまっては本末転倒ですよね。
1on1ミーティングをするからには後回しにしたりせず、しっかり準備をした上で行うようにしましょう。
上司に1on1の経験がない
1on1ミーティングの意味を理解していない部分と被る箇所もありますが、上司側が1on1の経験がないというもの、1on1の意味がないと言われてしまう理由の1つです。
上司自身も1on1を受けた経験があれば、当時の自分が感じたことややって良かったと思った内容を、これからの1on1に活かすことができますが、逆に言えば1on1を経験していない上司はこれができません。
たとえ上司に1on1ミーティングの経験がなかったとしても、今はネットや本などで情報を簡単に手に入れられる時代なので、1on1というものをどう実施すべきかを理解しようとする姿勢が大切ですよ。
1on1の改善策とポイント
本来の1on1ミーティングは上司と部下のコミュニケーションの場としての役割があるはずですが、前段で解説した通りさまざまな理由で最近はマイナスなイメージを持っている人も少なくありません。
ですのでここからは、1on1ミーティングをより良い時間にするための改善策や意識しておきたいポイントを解説していきますね。
上司が部下の信頼を得る
信頼を得るというのは簡単そうに思えますが、実ははっきりとした答えがなく曖昧性が強いのでとても難しいです。
1on1ミーティングを成功させるために、まずは部下の信頼がないといけません。
では信頼を得るためにはどうしたらいいのでしょうか？
それは自己開示をすることです。
当たり前ですがどんな人かよく分からない人に対して、自分の心の内を明かそうとは思いませんよね。
特に上下関係にある部下が自分から心を開こうとしてもなかなかできないのが現実です。
だからこそ、上司から自分の考えや気持ちをオープンにして伝え、「私はこんな人なんだよ」というのをまず伝えましょう。
そうすることで部下も上司に対して親近感が沸き、部下自身のことを話しやすくなります。
信頼関係を築いていくにはお互いを理解することがとても大切なので、まずは自分のことをオープンにして話すというのを意識してみてくださいね。
1on1のタイミングを見極める
続いてのポイントは1on1ミーティングを実施するタイミングを見極めることです。
良くない1on1ミーティングとは、お互いが「何を話したらいいのか分からない」状態になってしまうことです。
部下が上司に話したい、コミュニkrーションを取りたいと感じるタイミングを、上司側が見極めることが重要です。
前述でも、1on1ミーティングの適切な実施頻度は週1回から月1回程度と解説しましたが、必ず同じ間隔で実施する必要はありません。
部下の業務やメンタルの業況状態に応じて1on1の機会を作るのも上司の重要な役目であることを覚えておいてくださいね。
また、部下自ら1on1を提案することもできるので、双方がいつ1on1を実施するのかを常に意識しておくことが大切ですよ。
部下が話せるように促す
1on1ミーティングは強制的にさせられるものではなく、本来は充実感や高揚感を感じられる時間であるべきです。
ですので、部下自らも積極的に1on1に参加しようとする姿勢が大切ですし、上司は部下が積極的に1on1で話せるような雰囲気や話を用意してあげられるように心がけましょう。
1on1ミーティングはあくまでも部下の成長や振り返りを目的とし、部下の主体性に重きを置いてるので、部下の自主性を引き出すことも1on1を成功させるためのポイントですね。
1on1のメリット・デメリット
1on1ミーティングが意味がないと言われてしまっている理由や、改善策とポイントを理解していただいたところで、続いては1on1ミーティングのメリットとデメリットについても解説していきますね。
意味のある1on1のメリット
目的意識がしっかり成された状態で、上司と部下のコミュニケーションが取れる1on1ミーティングはそれだけで実施することに意味がありますよね。
意味のある1on1にすることでさまざまなメリットが生まれます。では具体的に、意味のある1on1ミーティングにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは主なメリットを3つ紹介します。
離職率を低下させる効果がある
あまり知られていないメリットになりますが、実は1on1ミーティングには離職率を低下させるというメリットがあります。
なぜ1on1の実施が離職率の低下に繋がるのかと言うと、1on1でしっかりコミュニケーションを取れれば、少しであっても仕事や業務への不満や不安を取り除くことが可能だからです。
不満や不安を1人で抱え込むよりも誰かを頼ったり相談するだけでも気持ちは軽くなりますし、改善策を一緒に考えるというのも1on1ミーティングの重要な役割ですね。
定期的に1on1ミーティングを行うことによって、部下の仕事に対する不満や不安を解消し、結果的に離職率の低下に繋がっていきます。
上司のマネジメント力が評価される
部下だけにメリットがあるように思える1on1ミーティングですが、もちろん上司側にとってもメリットはありますよ。
意味のある1on1を実施することにより、さまざまな効果が期待できます。
部下やメンバーの1人1人が成長し、業務の生産性を高めることによって仕事のパフォーマンスも向上します。
結果的に上司のマネジメント力にも直結してくるという訳ですね。
組織全体で、仕事で結果を出すというのももちろん大切ですが、マネジメントにおいては働く人の心理的安全性の確保や、どれだけ環境を整えられるかという視点も非常に大切です。
つまり意味のある1on1の実施により、仕事のパフォーマンスの向上だけでなく働きやすさも実現しているという観点から、上司のマネジメント力が評価されることになります。
相互理解と信頼関係の構築
なんといっても1on1ミーティングの最大のメリットは、上司と部下の相互理解と信頼関係の構築でしょう。
なかなか日々の業務の中ではお互いのプライベートな話やキャリアについてじっくり向き合う時間を確保できないことが多いです。
ですが1on1ミーティングの時間を活用し、お互いの性格やパーソナリティを理解することで、相手のことをより深く知ることができます。
相互理解を深めることによって、仕事や業務も円滑に進めやすくなったり、心理的安全性の確保、1人1人の成長にも繋がっていきます。
意味のない1on1のデメリット
一方の1on1のデメリットについても知っておきましょう。
前述でも解説した通り意味のない1on1にはいろんな理由があります。
意味のない1on1を実施してしまうことのデメリットについて解説していきますね。
ただ単に時間が無駄になる
意味のない1on1ミーティングになってしまうと、それだけで時間の無駄になってしまいます。
意味のない1on1の時間は当然のことながら、通常業務を進める時間の一部を当てている訳ですから尚更もったいないですよね。
時間だけではなく、1on1には当たり前ですが上司と部下の2人が参加している訳ですから、2人分のコストも無駄にしてしまっています。
意味のない1on1ミーティングは、時間とコストにも悪影響を及ぼしてしまうことをぜひ覚えておいてくださいね。
上司と部下の関係性が悪くなる
1on1ミーティングのメリットとして相互理解と信頼関係の構築について解説しましたが、意味のない1on1をしてしまうと逆効果になり、関係性を悪化させてしまうリスクさえあります。
話す内容が決まっていなかったり、一方的に上司が話してばかりだと不信感や疑問を抱いてしまう可能性があり、返って関係性が悪化してしまいます。
効果が出ないのはもちろんですが、部下のモチベーションを低下させてしまうリスクもデメリットの1つです。
また、もっと難しい問題なのがお互いの相性です。
上司も部下も人間なので合う合わないは当然あります。
相性が悪い上司と部下で1on1を実施してしまうと、関係性が悪化する可能性が高いです。
必ずしも直属の上司に固執してしまうのではなく、メンターと部下など柔軟に人をアサインすることも大切です。
そもそも1on1に悪い印象を持ってしまう
最悪のケースまで行くと、1on1ミーティングそのもの自体に悪い印象を持ってしまうことです。
本来の1on1ミーティングは充実感や上司と話すことでモチベーションを上げたり、高揚感を感じる時間のはずです。
しかし、意味のない1on1ミーティングだと、ポジティブな要素を見出せず1on1自体に不信感を抱いてしまうケースも少なくありません。
よくありがちなのが1on1をしすぎてしまうことで、頻度が多すぎて部下が飽きてきてしまったり、通常業務が進まず逆にストレスを感じてしまったりすることもあります。
実際の1on1で話すべき内容
では実際に1on1ミーティングを実施する際にはどのようなことを話の話題として準備しておくべきなのでしょうか？
充実した1on1にするためには事前準備がとても大切です。
ですが、実際に何を話したらいいのか分からない！という方にぜひ参考にしていただきたい、1on1で話したい3つのテーマについて解説します。
部下の仕事について
まず1on1ミーティングで何より重要なのが、部下の仕事について話すことです。
大前提として、上司が自分の部下が今現在どんな仕事をして何の業務をしているのかを把握できていないといけません。
今の仕事内容を理解した上で、何が問題として上がっていてどう解決していくのかを話すのが1on1ミーティングです。
部下の仕事について話す際のポイントとして、ただ単に仕事内容を聞くだけでなく、その仕事を通して学んだことや気付いたこと、反省点などもセットで話すことが挙げられます。
自分のことを言語化することは簡単ではないですが、上司が導くことによって部下は日々の業務の振り返りができるのです。
場合によってはちょっと踏み込んだ質問をして、部下自身に考えさせることも必要ですよ。
部署や組織の全体状況の把握
1on1ミーティングで話したいテーマの2つ目が部署や組織などの全体の把握です。
人数が多ければ多いほど、上司からすると第一線での業務や小さな問題が見えにくくなってしまいます。
ですので、1on1をしている部下本人だけでなく部署や組織の全体の話も聞いておくと良いでしょう。
具体的な例としては、同じ組織内で働いている他のメンバーの様子や状況、人間関係やトラブルが起こっていないなどの確認が挙げられます。
事前に組織内でのトラブルを把握しておくことによって早め早めに対策を考えたり、もしもの時の対処も前もって準備しておくことができますよ。
今後のキャリアについて
3つ目のテーマは今後のキャリアについてです。
特に部下が新卒1〜3年目であれば、「キャリア」という言葉を聞いてもあまりピンと来ず、曖昧に考えてしまっているケースも多くあります。
これからの将来、どんな仕事をしてどんなキャリアを築いていきたいのか、どう行動すれば理想のキャリアに近づけるのかを話しましょう。
中長期的なキャリアを部下に意識させることによって、部下自身の現在地の把握であったり、達成すべき姿や中間目標が明確になるので、部下のモチベーションにも繋がります。
キャリアのアドバイスはなかなか新卒や第二新卒の同期同士で話すには難しい分野でもあります。
社会人経験が長い上司だからこそ部下に伝えるべきことや導いて上げるというのも1on1ミーディングの醍醐味だと言えるでしょう。
1on1のテーマは他にもある
上段では代表的なテーマを3つ解説しましたが、1on1ミーティングで議題として使えるテーマは他にもたくさんあります。
いくつかピックアップしているのでぜひこちらも参考にしてくださいね。
・仕事をしていく中で大事にしている価値観は何か
・どんな時に「仕事が楽しい」と感じるか
・最近仕事で上手く行ったことは何か？なぜそれは上手くいったのか
・仕事や業務の中でサポートしてほしいことはあるか
・これから挑戦したいことは何か
・自分の強みと改善ポイントについて
・他の仕事への興味があるか
・今の業務に飽きて作業になってしまっていないか
意味のある1on1ミーティングでパフォーマンスの最大化を
今回の記事では、1on1ミーティングが意味ないと言われている理由や背景に加えて、良い1on1にするためのポイントや改善策を解説しました。
決まった形がないからこそ難しい1on1でもありますが、この変化が激しい「VUCA（ブーカ）時代」と呼ばれる今においては「自ら考え、行動する力」が求められます。
1on1ミーティングはこの予想が難しく、変化の激しい環境に対応していくための力を養う手段として今非常に注目を浴びています。
1on1の本来の目的と抑えておくべきポイントを理解して、ぜひ有意義な1on1を実施してみてくださいね。
最後までお読みいただきありがとうございました。
