はじめに
最近1on1ミーティングという面談方式が注目されています。
多くの企業で導入されており、今後上司との1on1ミーティングを控えているという人も多いのではないでしょうか。
この記事では、1on1ミーティングとはどういったものなのか、どのような準備をするのかについて解説していきます。
1on1ミーティングとは？
1on1ミーティングとは、部下と上司が１対１で定期的に行う面談のことです。
週1〜月1回の頻度で上司が部下から話を聞き、その内容を元に上司がフィードバックをしていくというものです。
企業や部署によって異なるとは思いますが、「高頻度で定期的に行う」事が特徴となっています。
元々は主にアメリカの企業で広く導入されていましたが、日本でもヤフー株式会社などの有名企業が導入していることから、より多くの企業で1on1ミーティングの制度化が進んでいます。
1on1ミーティングの目的
目的を理解しないまま行うのは効果を半減させてしまいます。
ここで今一度、1on1ミーティングの目的を確認しましょう。
成長促進
業務で分からないことや不安なことを上司に相談してみましょう。
1on1は上司と2人だけで悩みを共有できる場でもあるので、その悩みについてより深く話しやすくなります。
それによって、より的確な解決策やアドバイスを得る事ができるでしょう。
アドバイスをもとに業務に励み、また更なる悩みがでてくれば次回の1on1でゆっくり相談すると言った好サイクルが生まれます。
業務上の悩みを減らす事ができれば、自分自身の成長や業務効率向上、さらにはモチベーションの向上も期待できるでしょう。
信頼関係の構築
上司とのコミュニケーションの機会が少ないなと感じている人も多いでしょう。
そこで1on1を通して上司との距離を縮める事ができたり、悩み事の共有機会を設ける事で信頼関係の構築に繋がります。
最近では新型コロナウイルスの影響で対面でのコミュニケーションが不足している傾向にあります。
1on1ミーティングを重ねる事で構築した信頼関係を元に、リモートワーク中でもより円滑なコミュニケーションをとる事が可能になるでしょう。
1on1ミーティングと従来の面談の違い
では従来の面談とは何が異なるのでしょうか。
従来からある主な面談として、人事評価面談が挙げられます。
人事評価面談は、年1〜2回ほどしか行われず、短いものでは1回5分ほどで終了してしまいます。
ここでの面談は利益目標や今後のキャリアについてなど主に業務成績に関してのものになります。
それとは反対に、1on1は企業によりますが、最低月に1回は行うなど比較的高頻度で行われます。
また、話す内容も業務関係はもちろん、職場の人間関係や業務上の悩みなど、業務成績に関わるもの以外にもフォーカスしながら進めます。
よって、業務効率化だけでなく職場環境の改善や社員のモチベーション向上にも繋がります。
1on1ミーティングのメリット
1on1ミーティングにはどのようなメリットがあるのでしょうか。
ここでは2つのメリットについて紹介します。
抱えている悩みの解決
業務中に発生してくる悩みは、業務内容の事だけではありません。
労働環境や職場の人間関係の問題もでてくるでしょう。
そのような時に、「他の人がいるところでは言いにくい」や「困っているけれどこんな事で上司に時間を取らせたくない」と言った理由で普段は相談できないことも多いでしょう。
そこで1on1という時間を企業・組織全体で設けることによって、同じ職場で多くの時間を過ごしている上司ならではの的確なアドバイスがもらえるかもしれません。
悩みを上司と共有することで、気持ちが軽くなりより良い気持ちで業務に取り組めるようになるでしょう。
会社との方針のズレを解消できる
1on1では上司から会社全体の目標や方針を伝えられることもあるでしょう。
これによって、個人目標との照らし合わせが可能になります。
現在の個人目標は会社方針とあっているのか、会社目標を達成するためにはどのような個人目標を立てる必要があるのかなどの情報がより明確になります。
また個人目標の設定に際して不明点があれば、マンツーマンで上司に見てもらいやすくなります。
1on1を通じて頻繁に確認することで、会社との方針のズレを早めに解消でき、無駄な業務を減らす事に繋がります。
1on1ミーティングのデメリット
上記のようなメリットもある反面、デメリットも存在します。
具体的にはどのようなデメリットがあるのでしょうか。2つに分けて解説します。
時間が取られる
1on1 は比較的高頻度で行われるので、業務に充てる時間が減ってしまいます。
特に慣れない業務が続く社会人一年目において毎週時間が取られてしまうのは、業務が思うように進まなかったり、ストレスになってしまうこともあるでしょう。
このような状況を防ぐためにも、前もって1on1ミーティングの日時を決めておく、業務内容の相談をするなど対策をしておきましょう。
形骸化してしまう可能性
何度も1on1 ミーティングをしていくうちに、「話す事が毎回同じようになってしまう」、「毎回雑談で終わってしまい、目的が分からなくなっている」といった状況に陥りやすくなってしまいます。
お互いにわざわざ時間を作っているのに中身のない無駄な時間となってしまうケースがあるようです。
形骸化防止のために、業務内容に合わせた1on1ミーティング頻度を上司と相談をするなど、有意義な時間になるように努めましょう。
1on1ミーティングにはどんな準備が必要？
1on1ミーティングがどのようなものか掴めたでしょうか。
慣れない1on1ミーティングを乗り越えるために必要な準備について解説していきます。
上司とテーマについて相談しておく
1on1ミーティング当日までに上司と話すテーマや流れを確認しておきましょう。
どのようなテーマに沿って1on1ミーティングを行うのか、目的を明確にすることで話す内容を事前に準備する事ができます。
また、上司に「こんなテーマで話したい」といった要望を事前に伝えておくことも良いでしょう。
1on1ミーティングは自分自身の成長の機会でもあるので最大限生かせるようにしましょう。
話したいことをリスト化しておく
初めのうちは緊張もあり、上司に自分のことを話すことに抵抗を感じ、思っていることを言えない人も多いかもしれません。
そのような場合は、日常生活で感じた疑問や不安をメモしておきましょう。
こうする事で、「1on1で相談したかったのに聞きそびれてしまった、、」なんてことを防ぐ事ができます。
せっかくの1on1、聞きたい事は全て聞いちゃいましょう！
終わりに
1on1 がどのようなものなのか、全体像は掴めたでしょうか？
社会人経験がまだ少ない皆さんにとって1on1は、上司と共に自分自身の成長の機会を見つけることのできる絶好の機会です。
また、新型コロナウイルスの影響でリモートワークが推進され、対面でのコミュニケーションが不足している状況下で、1on1の導入がより進むと考えられます。
今までの面談と比較しても、上司とより気軽に話せる良い機会と言えるでしょう。ぜひ十分な準備をして臨んでみてください。
