【例文2選】営業事務に転職する際の自己PRの書き方を徹底解説！

営業事務は、営業の仕事を円滑に進めるためのサポートをする役割です。

企業の業績や売上に最も関わってくる仕事の一つが営業ですが、営業活動においてのプレゼン資料作成や契約書類作成などのデスクワークについては、営業事務がサポートをすることが大半です。

日々忙しい営業マンを支える仕事が営業事務という仕事です。

営業事務の業務内容は多岐に渡るため、どういうタイプの方でも自分の強みをアピールできるポイントが多いことが特徴です。

しかし、アピールできるポイントが多いことでどのスキルを自己prにするか悩む人も多いでしょう。

今回は、営業事務の自己prの考え方を解説します。

【営業事務の自己PR】自己PRを聞く理由

履歴書にも項目があるように、面接でも必ずと言って良いほど自己PRが聞かれます。

まず、企業が自己PRを聞く理由を押さえておきましょう。

企業側が自己PRを聞く意図を知ることで、効果的な自己PRを作ることができます。

以下で企業が自己PRから何を見るのかを解説していきます。

スキルを見るため

企業は自己PRからあなたのスキルを見たいと考えています。

自己PRは自分をアピールする項目なので、そこからあなたにどのようなスキルが備わっているのかを見ています。

スキルはその企業で活躍する上でどう活かせるか、仕事に適性があるかどうかを判断するのに重要な要素となっています。

経験してきたことをあなたにアピールしてもらうことで、できること・苦手なことを見て採用を判断をするのです。

また、営業事務とは異なる職種に転職する場合も、営業事務として育ててきたスキルをどう活かせるかを判断します。

営業事務が見られるスキル面としては、パソコンスキルの程度やスケジュール管理能力など、営業事務として経験してきたことです。

営業事務としての経験から得たものの中で転職先企業で活かせるスキルがあれば、十分アピールしましょう。

人柄をみるため

企業はスキルと同時にあなたの人柄も見ています。

人柄は、あなたが企業の雰囲気に合っているか、組織になじめるかを測る材料となっています。

あなたを多面的に見て相性を判断するために、企業は自己PRを聞いているのです。

とくに営業事務は、複数の営業のサポートをすることが多く、人柄が問われる職業です。

前職でどのようにチームワークを構築してきたのか、コミュニケーション能力がどの程度備わっているのかを見ています。

文章で書くのはなかなか難しいですが、前職での具体的なエピソードを交えて自分のコミュニケーション能力をアピールすると良いでしょう。

【営業事務の自己PR】営業事務の主な業務内容

転職活動で営業事務の経験を自己PRしたい人は、今まで自分がやってきた業務内容を振り返って、アピールできる点がないか探してみましょう。

ここでは営業事務の主な業務内容の中から、面接で自己PRにつながる内容を解説します。

今までの振り返りの意味でも参考にしてください。

書類作成

営業事務は、営業が取り扱う全般的な書類を作成します。

書類がなければ営業活動における商談や契約業務ができないため、非常に重要な仕事です。

具体的には、事前に顧客に提出する見積書や後のトラブルを回避するための契約書、納品したことを証明する納品書、顧客に代金を払ってもらうための請求書作成などがあります。

さらに、プレゼン用の資料作成を求められることもあります。

営業が要望する内容に沿って、忠実で分かりやすい仕上がりにしなければなりません。

細かな数字が記載されている書類も多いため、正確性も求められます。

また、書類作成においてミスがないように進めるためには、他部署や協力会社などとも連携する必要があります。

そのため、コミュニケーション能力も発揮しながら書類作成を進める必要があります。

書類整理

営業や商談で使用した書類の整理や保管をするのも営業事務の仕事です。

最近ではクラウドシステムを使ってペーパーレス化が進んでいるものの、クライアントワークである営業部署では紙の書類を使用するケースがほとんどでしょう。

会社で保管している膨大な書類は、すぐに取り出せるように整頓しながら保管する必要があります。

契約内容について確認したいときや契約成立後にトラブルがあったとき、書類を再び確認することもあるためです。

すぐに対応できるようにするには、書類の種類や顧客別に管理するなど工夫をし、探しやすい保管を心がける必要があります。

また、納品書や見積書など法律で保存期間が定められている書類の保管はスケジュール管理も怠れません。

書類整理は単純作業ではなく、重要な業務の一つなのです。

メールや電話の対応

顧客とのメールや電話でのコミュニケーションも、営業事務の仕事の大半を占める業務です。

営業現場のフロントに立つのは営業ですが、書類のやり取りや納期の確認などの連絡は営業事務が担当することもあります。

営業と顧客の間でプロジェクトを円滑に進められるよう、細かなコミュニケーションでサポートするのが営業事務です。

データ集計や分析

営業マンが持ち帰った顧客データや売上のデータなどを社内の指定ツールを使って集計する作業もあります。

このようなデータを元に顧客への商品やサービス拡張といった提案をおこないます。

社内データは企業機密に関わっている情報もあるため、漏洩などには気をつけなくてはいけません。

また、一部の企業の営業事務ではデータの分析も担当することがあります。

分析結果を営業部署に送り、より効率的な営業を可能にする工夫を提案することもあります。

【営業事務の自己PR】採用担当者が見ているポイント

ここからは、採用担当者が見ているポイントをご紹介します。

ざっくりお伝えすると、採用担当者は営業事務経験者の面接で対応力やコミュニケーション能力などを見ています。

営業事務はチームの縁の下の力持ちともいえる職業ですから、相手に節度と思いやりを持って接することができるかどうかが判断基準の一つです。

それでは、営業事務に向いている人の特徴を見ていきましょう。

臨機応変な対応力

営業事務は、営業から急なタスクを依頼されたり急な内容変更を指示されることが頻繁にあります。

そのため、臨機応変な対応力も必要なスキルです。

クライアントワークが中心の営業部署では、営業と顧客の間でプランや納期が変わることが日常茶飯事です。

営業事務はその都度対応をしなければならず、各業務に優先順位をつけて取り組む必要があります。

急なタスクを依頼されたときは、今抱えている仕事よりも先に片付けなければならないこともあるでしょう。

マルチタスクをこなさなければならないシーンも多いため、どんな場面でも卒なくこなせる対応力が求められるのです。

とっさに柔軟な対応ができる臨機応変な対応力は、どの業界に転職しても重宝されるでしょう。

積極性

営業事務は営業活動の事務的なサポートをすることが仕事で、いわゆる「縁の下の力持ち」的な存在です。

しかし、営業がスムーズに仕事に取り組めるように先を読んで行動することも求められます。

そのため、常に積極性を持って主体的な行動をとらなければなりません。

言われたことを忠実にこなす姿勢も大切ですが、営業がより円滑に活動できるように一歩先を読んで行動をする人の方が重宝されます。

そうした積極的な姿は、どんな業界に転職をしても重宝されることが多いでしょう。

主体的で機転をきかせてアウトプットできる積極性を持つ人は、これからチームを引っ張る存在になれる素質があります。

企業側は長く働いてくれる人を求めているので、積極的に行動できる人は高い評価を得られるでしょう。

コミュニケーション能力

営業事務はデスクワーク中心ですが、電話やメールなどでコミュニケーションをとることも多い職業です。

そのため、クライアントに対応できるコミュニケーション能力も求められます。

また、社内では常に営業や他の営業事務メンバーと協同して仕事を進めます。

円滑なチームワークのもとで効率的に業務をこなさなければならないため、ここでもコミュニケーション能力が必要です。

転職活動においても、応募先企業からは営業事務としてのコミュニケーション能力の度合いを見られることも少なくありません。

面接では会話のキャッチボールをしながら、話す力と聞く力を見られています。

経歴の一貫性

中途採用市場において、ほとんどの企業の採用担当者は応募者の経歴に一貫性がないか見ています。

なぜなら、急激なキャリアチェンジを繰り返している人は「飽き性」「入社しても仕事が続かなさそう」というマイナスイメージがあり、採用する企業側もリスクととらえるからです。

もちろん、キャリアチェンジは悪いことではありません。

しかし、特に書類選考の段階では担当者と話せる機会がないため、単純にマイナスイメージをもたれることの方が多いでしょう。

経歴に一貫性がない人は、その理由を職務経歴書などで分かりやすくまとめることをおすすめします。

【営業事務の自己PR】アピールすべきポイント3選

営業事務から転職をする際にアピールするポイントは次の3つです。

この3つのポイントを抑えれば、自己PRの時にアピールしたいスキル・性格的な強みを存分に伝えることができるでしょう。

ここからは営業事務経験者が重点的にアピールしておきたい上記のポイントについて具体的に解説していきます。

自分で考えた長所や強みに絡めて自己PRを作りましょう。

担当業務と実績

異業種からの転職だとしても、今まで何をしてきたのか？それに対して評価された実績は何かを伝えましょう。

営業事務は数字で評価される部分も多いので、以下のような伝え方でアピールしてみましょう。

このように、実績については定量的に伝えると分かりやすいです。

担当業務については、長くなりすぎず、メインで行っていた業務を中心に簡潔にまとめましょう。

営業事務として活かせるスキル・資格

営業事務として働いた経験の中で、活かせそうなスキルや資格を持っていればぜひアピールしましょう。

たとえば、以下のようなスキルや資格は十分に活かせます。

以上の資格取得のための試験は、年に数回開催されています。

転職までに時間があるようであれば、在職期間中に取得しておくことをおすすめします。

経験期間

経験の豊富さをアピールするために、どんな業務を何年くらい担当したのかをまとめましょう。

「◯◯の会社に5年間いました」だけだと、その会社で5年間のうちに何をどのくらいやってきたのかが不透明で、採用担当者に疑問を与えてしまうことになります。

「◯◯の会社に5年間おり、そのうち3年は◯◯として従事しました。◯◯のスキルはこの時に学びました。」などと伝えることができれば、採用担当者に経験をアピールすることができます。

【営業事務の自己PRの書き方】作成前の準備

これまで営業事務の経験の中でアピールすべきポイントについて解説してきました。

転職を成功させるためには、企業に「採用したい」と思わせるような自己PRが不可欠です。

しかし、自己PRを作成する上でどのような流れで進めれば良いか分からない人も多いと思います。

ただ自分ができることを書くだけでは具体性ある自己PRにはなりません。

ここからは、営業事務の経験を武器に自己PRを作成する前に、準備しておきたいことを解説していきます。

①自分の経歴をまとめる・振り返る

自己prを考える上で自分の経歴をまとめ、振り返ることは基本です。

新卒の就活と転職活動で、どのような経験をしてきたかを考えることは共通しています。

しかし、大きな違いは実務経験の有無にあるでしょう。

自己prに実務経験に基づく長所や強みが無いと採用担当者も前職では何をして、どのように成長したかを測ることができないでしょう。

そこで最初のステップとして今まで自分がどのような仕事をし、実績を作ったかを整理します。

その際に、実績を達成するための工夫やこだわりを含めたプロセスをまとめられると良いです。

②自分の長所や強みを整理する

最初のステップでまとめた経歴から、どのような強みや長所を活かしてきたのかを伝えるための整理をしましょう。

自己PRでは、自分の長所や強みに信憑性を持たせるために、具体的なエピソードとともにまとめる必要があります。

長所や強みは整理して言語化できるよう、あらかじめ書き出しておきましょう。

経歴を振り返る中で、自分の得意なことやこだわりをもって仕事をしてきたこと、自分のどんな性格が仕事に影響を与えていたかなどがぼんやりと見えてくるはずです。

そこで思い浮かんだことに共通点がないか探していきます。

その共通点をうまく言語化していきましょう。

なお、自分の強みが見つからない人は、ぜひ自己分析をしてみてください。

自己分析をすれば、過去の経験から自分が持っているスキルや特性を理解することができます。

③転職先の業界や企業が求める能力を把握する

次のステップは、転職先の業界や企業が求める能力を把握することです。

書類選考や面接での自己PRは自分を売り出す場でもあるため、転職先企業でどう活かせるかを言語化しなければなりません。

いくら素晴らしい長所や強みを持っていたとしても、業界や企業に適性があるとは限りません。

例えば、リスク管理が求められる銀行などの職種を志望しているにもかかわらず、「長所は楽観的に捉えることです」と答えてしまうとあまりにも求める人物像と離れていると考えられ採用されません。

そこで、志望業界や企業が求める人材と自分の長所の中で合致する部分を見つけ出して、自己PRに盛り込みます。

採用担当者目線で考えて、自分が欲しい人材であるかを客観的にとらえましょう。

④志望理由を明確にする

なぜ営業事務から応募先企業の職業に転職がしたいのか、明確な理由をまとめましょう。

志望動機に具体性がないと、ポジティブな転職理由ととらえてもらえません。

とくに異業種へ転職する人は、営業事務を辞めて新しい道にチャレンジしたい理由を述べなければなりません。

営業事務として成長してきたことを辞めてまで、なぜキャリアチェンジがしたいのかを洗い出ししてください。

また、今の会社ではなく応募先企業で営業事務がしたいのかを言語化できるようにしておきましょう。

【営業事務の自己PR】自己PRの構成

あなたの自己PRがいくら魅力的でも、伝わらなければ意味がありません。

そこで重要となるのが構成です。

一定のフレームに当てはめることで、あなたの魅力をより効果的に伝えることができます。

以下で確認していきましょう。

①結論

結論ファーストというように、最初に結論を持ってくることは、相手があなたの話を理解するためにも重要となります。

ここでいう結論とは、あなたの強みが何かということです。

例えばあなたの強みが「積極性」であれば、「私の強みは積極的なところです。」と述べましょう。

この時のポイントとしては、端的に述べることです。

「私の強みは積極的なところで…」と長々と話してしまうと、聞き手は理解しにくなってしまいます。

端的に、手短にあなたも強みを伝えましょう。

②根拠

次に、結論に説得力を持たせるため、あなたの強みがそれである根拠を述べましょう。

例えば、前職でその強みを活かした経験などを伝えるとよいでしょう。

また具体的に売上を○円から○円に伸ばしたなど、数字を用いるとより説得力を増すことができます。

ポイントは相手が根拠を通じ、強みを発揮した姿を想像できることです。

企業はあなたが強みを発揮し、どう活躍していけるかを見ていますから、あなたの話を聞き、あなたが企業で活躍している姿を想像できるかがカギとなります。

③仕事にどう活かすか

企業は単にあなたの強みを聞いているわけではありません。

あなたがその強みを活かし、どう活躍していける人なのかを知りたいのです。

最後に、あなたが強みを活かし、どう活躍できるのかをプレゼンしましょう。

具体的には、顧客満足度の向上や売り上げアップなどが挙げられるでしょう。

注意するポイントとしては、企業の方針にあった内容にすることです。

例えば、海外への展開を予定に入れていない企業に「語学力を活かし、グローバルに活躍し、貴社の活躍の幅を広げたい」と伝えた場合、効果はイマイチとなってしまいます。

以上を抑え、あなたがどう貢献できるかを伝えましょう。

【営業事務の自己PR】自己PRの例文

これまで自己PRの考え方やアピールできるポイントについて解説してきました。

今回紹介したポイントを踏まえれば、素晴らしい内容の自己PRを書けることでしょう。

しかし、自己PRを伝えるときは文章構成が整っていないと、アピールしたい部分がうまく伝わらないこともあります。

ここからは、例文にならって自己PRで自分の価値を最大限にアピールできる構成の作り方をご紹介します。

営業事務の経験者と未経験者の2つをご紹介しているので、キャリアのある方もキャリアの浅い方もぜひ参考にしてみてください。

営業事務経験者

私が活かせる強みは、ミスの予防策を取りながら慎重に仕事を進めることと、分析する力です。

前職の営業事務で経験した業務は​​​​、営業や会議で使用する書類の作成や整理、電話やメールの対応、営業データの集計と分析でした。

その中で最も功績をあげられた業務が、営業データを集計し分析することでした。

従来は週間で集計していたところを、月間で集計することで営業の効率化につながる提案をしました。

実際に潜在顧客になる人・ならない人の特徴を分析で特定し、この結果を営業部署に報告し、活用してもらったことで顧客獲得率が大幅に上昇したという実績を持っています。

この度、貴社で新事業立ち上げによる営業部署の拡大を図るというお話を伺いましたが、私の実績を十分に役立てられるのではないかと考えています。

営業部署のサポートだけでなく、前職で培った営業データの集計と分析力で営業効率化という面でも貢献することができます。

ポイント

数々の業務の中で、最も功績をあげたエピソードを抜粋してまとめている自己PRの事例です。

アピールしたいスキルがたくさんあるとしても、全て羅列してしまうと相手に伝わりません。

応募先の企業でどのようなスキルや経験が活かせるか、企業側の求める人材像の背景を理解した上でまとめましょう。

営業事務未経験者

私の強みは、難しい内容を分かりやすく説明できるスキルだととらえています。

前職の営業の仕事は、​​​​電子機器メーカーに自社が開発した半導体などを採用していただけるように提案をしておりました。

専門的な分野の製品であるため、自身で資料やプレゼンテーションを作成し、簡潔に説明することが求められていました。

前職の経験で最も評価されたことが、私が参加したプロジェクトにおけるプレゼン資料です。

参加したメンバー全員が初見でも使いやすいように、視覚的な効果を使った簡潔で分かりやすい資料を作成しました。

その資料がプレゼン資料のテンプレートとして、今でも前職の営業部で利用されています。

この経験から営業よりも資料を作成することが業務の中心となり、自身も営業職ながら他の営業担当者のサポートに回ることが多くなりました。

御社では営業担当目線に立ってサポートができることに加え、顧客が簡単に理解できる資料の作成という面で御社の新規顧客の獲得にも間接的に貢献できると考えております。

ポイント

営業事務未経験者が営業事務として転職をする場合の自己PR例です。

この場合、営業事務として活躍できるスキルをアピールしましょう。

とくにプレゼン資料は、一般的な事務を経験してきた人ではなかなか作成できるものではありません。

自分の強みの中で他の営業事務ではあまりできないことがあれば、重点的にアピールすることで他の候補者に差をつけることができるでしょう。

【営業事務の自己PR】転職エージェントを活用しよう

転職には企業に関わる様々な情報の収集から、書類や面接対策までやるべきことが山積みです。

忙しい中多くのことをこなしながら転職するのは至難の業です。

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おわりに

今回は営業事務へ転職する際の自己prの考え方やアピールポイントを中心に解説してきました。

自分自身としっかり向き合うことで素晴らしい自己prを作ることができます。

特に、自身の長所や強みを把握し業界や企業が求める人材とマッチさせることが採用率を大きく上げる要因になります。

自己prは面接でも質問されるため、完成したとしても自問自答を繰り返し、更にブラッシュアップしていきましょう。