転職活動をしていると、事務職への転職を選択肢に入れる人もいるでしょう。
特にこれまで事務職の経験がない人は、志望動機について頭を悩ませることも多いのではないでしょうか。
事務職への転職を目指すなら、志望動機を作るときの手順が大切です。
「なぜ事務をしたいのか」「なぜその企業なのか」について考えてみましょう。
今回は、事務職への転職を目指すときの志望動機の作り方について解説します。
事務職の種類を説明しながら、志望動機例も紹介するので、ぜひ本記事を参考にしてみてください。
目次［目次を全て表示する］
【未経験から事務職に転職するときの志望動機】作成するときの手順
未経験から事務職に転職する際は、以下4つのポイントを押さえて志望動機を作成するのがポイントです。
- 「なぜ事務をしたいのか」を考える
- 「その企業でなければならない理由」を考える
- 志望理由と自分のエピソードを紐づける
- どのように貢献・活躍できるのか入社後のイメージを描く
「なぜ事務をしたいのか」を考える
まず未経験から事務をしたいのか、その理由を明確にしましょう。
「なぜ転職を決意してまで未経験の分野にチャレンジしたいのか」は、採用担当者が特に気になる部分だからです。
未経験の場合は、前職のエピソードから事務職に興味を持った理由について志望動機に落とし込むようにしましょう。
例えば「営業メンバーへのサポートに興味がある」「事務の業務が向いていると感じた」などです。
企業のサービスや理念よりも、まず自分のことについて考えるようにしましょう。
「その企業でなければならない理由」を考える
事務をしたい理由を明確にし、次は「その企業でなければならない理由」を考えましょう。
事務をしたいという想いが十分でも、企業を志望する理由が曖昧だと「他でもいいんだな」という印象を持たれてしまうからです。
業界研究をしながら、企業の持つ魅力や強みを志望動機に落とし込むようにしましょう。
例えば「裁量を持って仕事ができる社風に魅力を感じた」「メンバーのチーム力で仕事を進めるところに共感した」などです。
具体的な「その企業で働きたい理由」を明確にすることで、長く働いてもらえるだろうと思ってもらえるようになり、志望動機に深みが増します。
志望理由と自分のエピソードを紐づける
次に志望動機と自分のエピソードを紐づけましょう。
自身の具体的な経験・エピソードと志望動機をリンクさせることによって、説得力が増します。
どのようなポジション・役職でどのような業務をしていたのか、どのような成果を上げられたかなどについて具体的な数字で説明できるようにすると良いでしょう。
状況を細かに伝えることで、聞く側が場面をイメージしやすくなり、志望動機を聞き入れやすくなります。
どのように貢献・活躍できるのか入社後のイメージを描く
志望動機を作る上で最後に忘れてはいけないのが、入社後のイメージを伝えることです。
入社後どのように活躍して、どのような成果を上げてくれるのかが明確にならなければ、面接官も採用をためらってしまいます。
逆に入社後発揮できる自分の能力・スキルや貢献できるポイントを伝えることができると、入社意欲の高さを評価してもらえるでしょう。
事務職の場合は、将来のキャリアパスとしてマネジメントやスペシャリストなどもあります。
将来どのような姿を目指しているのかについても志望動機に落とし込めれば、説得力の増すものとなるでしょう。
【未経験から事務職に転職するときの志望動機】事務職の種類
事務職といっても、さまざまな職種があります。
ここでは代表的な事務の職種4つについて見ていきましょう。
- 一般事務
- 営業事務
- 経理事務
- 医療事務
一般事務
多くの人がイメージしているのが、一般事務の仕事ではないでしょうか。
一般事務には次のような業務があります。
- 書類作成
- 伝票入力
- 電話対応
- 来客対応
- データ入力
- 郵送便の仕分け・伝票処理
- 備品管理・発注
- 社員の業務サポート
- その他雑務など
言うなれば社内メンバーのサポート役で、社内のメンバーから「一緒に仕事をしたい」と思ってもらえるような人柄が好かれる傾向にあります。
一般事務ではミスのない正確性と、迅速な事務処理能力が必要です。
自分の仕事を黙々とこなしつつ、さまざまな部署の人とも連携を取らなければならないので、高いコミュニケーション能力も求められます。
一般事務として仕事を続けていけば、一通りのPCスキルだけでなくオフィスワークの基本が身についていくでしょう。
営業事務
営業事務は、営業部署のサポートが中心の事務です。
一般事務の業務に加え、見積書・契約書の作成や請求書の発行など会社間取引に必要な書類の作成があります。
営業事務の具体的な業務としては、次のとおりです。
- 見積書の作成
- 契約書の作成
- 発注書・申込書の作成
- 納品書の背区政・提出
- 請求書の発行など
営業一人につき営業事務一人がついたり、数人で分担したりと、事務が担当する業務の幅は企業の規模によって異なります。
営業担当が不在のときは取引先と電話やメールで言葉を交わす場面が多く、仕事を通じてビジネスコミュニケーション能力が備わっていくのが特徴です。
急ぎの用件の場合には、営業ではなく営業事務の担当者が自分自身の判断で処理をするケースもあります。
商品・サービスの売買に関わる営業のサポートを担う営業事務は、会社にとって欠かせない存在だと言えるでしょう。
経理事務
経理事務は、伝票整理や給与計算など会社の経理を担当する事務です。
具体的には、次のような業務があります。
- 経理清算業務
- 伝票・領収書・請求書の発行
- 請求業務
- 支払業務
- 帳簿の計算
- 年末調整
- 財務諸表の作成
- 政務処理など
経理事務は日次、月次、年次ごとに業務が分かれており、締めの時期には年末調整や決算業務といった繁忙期もあります。
経理に関する知識が求められる専門性が高い仕事で、簿記等の資格があれば即戦力として期待されるでしょう。
そのため未経験で挑戦するのは、ややハードルが高い職種だと言えます。
社内の仕事が中心であり、他の職種に比べてデスクワークの時間が長く、取引先とも言葉を交わす機会は少ないです。
しかし会社にとって心臓部分とも言える、経理に携わるという部分でミスが許されないプレッシャーがあります。
正確かつ迅速に事務処理できる能力が必要不可欠で、黙々と作業できる人に向いているでしょう。
医療事務
医療事務は、病院やクリニックで事務を担当する仕事です。
勤務先によって業務は大きく異なりますが、一般的には次のような業務があります。
- 診療の受付
- 会計業務
- 秘書業務（クラーク業務）
- 診療報酬請求（レセプト業務）など
医療事務を代表する業務の一つが「クラーク業務」と「レセプト業務」です。
クラーク業務はナースステーションに常住し、入院患者さんのカルテ整理や点滴・投薬等医療行為の管理をします。
入退院手続きなどについても医療スタッフと患者さんの間に立ち、段取りを調整することもあります。
レセプト（診療報酬明細書）業務は、国民健康保険団体連合会や協会けんぽなどに診療報酬を請求する業務です。
患者さんのカルテ情報から、医療保険制度に基づきレセプトを作成し、内容を確認していきます。
医療事務は、患者さんとのコミュニケーションは必須です。
また医療費の計算等で迅速かつミスのない事務処理が求められるなど、非常にプレッシャーの大きな仕事だと言えるでしょう。
専門性の高さから、医療事務管理士や医療事務認定実務者など医療事務に関する資格を取得しておけば、未経験でも即戦力として期待されます。
【未経験から事務職に転職するときの志望動機】志望動機例
事務職の種類別に、志望動機例を紹介していきます。
未経験というポイントで解説をしているので、ぜひこちらも参考にしてみてください。
志望動機例①：一般事務
一般事務を目指すときの志望動機例は、次のとおりです。
【一般事務への志望動機例】
前職では雑貨店で店長を3年間務めており、売り場作成のほか受発注から荷受け伝票の処理などストアサポート業務にも携わっていました。
業務を通じて裏方の事務作業に魅力を感じ、ゆくゆくはそちらに力を入れたいと思うようになりました。
貴社の「個々が考え行動して働く」という理念は、私が共感する部分であり、働きがいが得られるものだと確信しております。
事務作業の効率をアップするには提案が必要ですが、個々が考えて行動することが何より大切だと感じています。
一般事務の経験はありませんが、店舗運営で培ったスキルで、業務効率化を図りながら成果を出していきたい気持ちです。
前職は店長ということで未経験からの転職ですが、業務を通じて事務をしていた、そして興味を持ったことが伝えられています。
また未経験であることについて触れており、どのように企業で貢献できるかについて触れている志望動機です。
志望動機例②：営業事務
営業事務を目指すときの志望動機例は、次のとおりです。
【営業事務への志望動機例】
私はメーカーの営業マンとして、4年間務めておりました。
営業のときに役立てるため、顧客管理リストから商談の進捗が記載できるフォーマットを作成し、営業活動が見える化する工夫をしました。
自分のために作成したものでありましたが、営業部署の基本フォーマットとして採用されることとなり、営業をサポートする業務に適性があるのではないかと思うようになりました。
貴社の「工夫とアイデアで社員がいきいきと働ける空間をつくる」というポリシーは、まさに私の目指す部分でもあります。
貴社の営業サポート役に回り、業務効率の改善と営業成績の向上に貢献していく所存です。
未経験の場合は、「人をサポートすることに興味があった」というエピソードを話すようにしましょう。
過去の経験で自分が工夫したことなどを盛り込めば、選考でさらに高い評価を得られる可能性があります。
志望動機例③：経理事務
異業界で経理を目指すときの志望動機例は、次のとおりです。
【経理事務への志望動機例】
私は3年間銀行の中で融資業務に携わってきました。
仕事を通じて帳簿や財務諸表、決裁所を確認する機会が多く、やがて会社の心臓部とも言える経理業務に関心を持つようになりました。
「個々がプロフェッショナルとして自立する」という貴社の理念に共感し、私も自身の専門性を高めていき、キャリアを極めていきたい気持ちです。
経理事務として経験を積んでいき、10年後には管理職ポジションで活躍し、企業の経営部分に関われるような仕事をしていきたいと考えております。
経理事務は、専門性を身につけていきたいというアピールが有効です。
また将来のキャリアビジョンを伝えることで、採用担当者に活躍できるイメージを持ってもらいやすくなります。
志望動機例④：医療事務
異業界で経理を目指すときの志望動機例は、次のとおりです。
【医療事務への志望動機例】
私は、介護職員として5年間勤めております。
施設で高齢者の方やそのご家族と関わりを深めていくなかで、人の健康を支えていくことへの関心が強くなり、いずれは医療の現場で働きたいと思うようになりました。
事務の業務は未経験ですが、医療事務管理士の資格取得を目指し、現在勉強を進めている途中です。
「地域から人の健康を支える」という理念を持つ貴社であれば、私にとって働きやすい環境が整っていると感じております。
未経験から医療事務を目指す場合、患者さんや医療従事者と関わることが多いので、コミュニケーション能力をアピールすると良いでしょう。
また資格についても話ができると評価が高まる可能性があります。
志望動機例⑤：NGパターン
事務職への転職で、NGな志望動機例は次のとおりです。
いくつかよくあるNG例を見ていきましょう。
- 「貴社の経営理念に共感し、貴社であれば自分を大きく成長できるのではないかと感じて志望させていただきました。」
- 「前職よりもよりも休日数が多く、給与や福利厚生が充実しているから貴社を志望いたしました。」
- 「業界でトップシェアを誇る貴社のような大企業で働くことが私の憧れでした。」
- 「営業はノルマがあり、黙々とデスクワークできる事務職という仕事に興味を持つようになりました」
「経営理念に共感した」自体に問題はありませんが、どのような経営理念が自身の適性とマッチしているのか話せるようにしましょう。
志望動機を作成するときは、エピソードや数字を用いて、できるだけ具体性を持たせることがポイントです。
また「待遇が良いから」「大企業で働きたい」といった理由も、採用担当者から敬遠されることが多いので記載しない方が無難です。
そして事務職は他部署と連携を取りながら仕事をすることが多いので「黙々とデスクワークががしたいから」というのは、採用担当者から「職種について調べられていない」という悪い印象を持たれてしまいます。
【未経験から事務職に転職するときの志望動機】求められるスキル
未経験から事務職へ転職するなら、企業が求めているスキルについて理解を深めることが大切です。
具体的には、次の3つがあります。
- 基本的なPCスキル
- コミュニケーションスキル
- スケジュール管理スキル
基本的なPCスキル
事務職は、基本的なPCスキルが必須と言えるでしょう。
WordやPowerPointのほか、特に経理や医療事務などでは数値計算やデータ集計をするために、Excelの知識は必須です。
また最近ではブラウザから使用するGoogleドキュメントやスプレッドシートを使えるスキルも必要とされています。
求人情報でスキルを必要としていない場合も、一通りのPCスキルを持っていることを前提としている企業は数多くあります。
もしPCスキルに自信がない場合は、書籍や動画などで独学、もしくはスクールに通って基礎を身につけておくと良いでしょう。
すでにPCに関する知識があるという人は、MOS（Microsoft OfficeにはMicrosoft Office Specialist）といったWordやExcelなどの資格の取得を目指すのがおすすめです。
MOSの資格を持っていると選考でも大きなアドバンテージがあり、高い評価が得られるでしょう。
コミュニケーションスキル
事務職はコミュニケーションスキルも必要です。
事務の仕事といえば黙々とデスクワークをするイメージがあるかもしれませんが、部署内のメンバーと言葉を交わすことが毎日のようにあります。
例えば、営業部署の人とは見積書の作成や請求書の発行で意思疎通を図る必要がありますし、役員クラスの社員へ経理業務について報告をすることもあるでしょう。
また営業が不在時には、取引先からの電話の応対に追われることも多く、内外的なコミュニケーションが必要となります。
人と話をすることが好きだという人は、事務職が向いていると言えるでしょう。
スケジュール管理スキル
企業によっては、スケジュール管理スキルが求められることもあります。
スケジュール管理スキルとは、必要な時間を計画に落とし込んで仕事を進めていく能力のことで、仕事における優先順位を明確化できます。
スキルが備わっていれば、自分の仕事が完了するまでの時間、サポートに回れる時間などを考え、バランス良く仕事の分配ができるようになるでしょう。
実際に仕事のできる事務は、スケジュール管理用のツールを社内で共有しながら、上手に仕事を進めています。
【未経験から事務職に転職するときの志望動機】事務職でアピールできる資格
事務職の転職でアピールにつながることのある資格は、次のようなものがあります。
MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
WordやExcelなどMicrosoft Office製品に関するスキルを有している証明となる資格。
簿記
帳簿をつけるために必要な技能を証明する資格。
3級は多くの新卒学生が取得している資格の一つなので、転職の場合は2級の取得が望ましい。
秘書検定
社会の常識・マナーを有している証明となる資格。
言葉遣いや立ち振る舞いができる人事として見てもらえることが多く、面接でも良い印象を持ってもらいやすい。
転職活動中は資格取得に割ける時間も限られているため、いずれの資格もすぐ取得となればハードです。
仕事を続けながら取るか、もし面接までに取れる見込みがなさそうなら、現在資格取得を目指している旨を伝えて努力をアピールすると良いでしょう。
【未経験から事務職に転職するときの志望動機】転職を成功させるためのポイント
未経験から事務職への転職を成功させるためのポイントは、次のとおりです。
- 前職の愚痴・不満などはNG
- 企業の求める人物像を知る
- 自己分析で経験を棚卸する
- 第三者からの目線をエピソードに入れる
前職の愚痴・不満などはNG
志望動機を伝えるときに、前職の愚痴・不満を言わないようにしましょう。
ただの愚痴・不満は企業への志望動機につながらず、マイナスな印象を与えてしまうからです。
転職活動をしている以上は、前の職場で成長ができなかった、給与が低かったといったネガティブな理由があるでしょう。
しかし次の職場でその不満が解消されるとは限らないので、愚痴・不満は採用担当者から「またすぐに辞めてしまうのではないか」という懸念を持たれてしまいます。
そのため志望動機を伝えるときは、ネガティブな理由をポジティブな言葉に置き換えるのがポイントです。
例えば成長の理由とするなら、「自分の強みを生かせる職場で働きたい」、給与を原因とするなら「実績を評価してくれる職場で働きたい」と言い換えできます。
前向きな気持ちを示すことで、相手にやる気や熱意を伝えることが可能です。
企業の求める人物像を知る
次に、事務を募集する企業がどのような人物を求めているのかを知りましょう。
企業の求める人物像を知ることで、志望動機に書ける内容が明確になっていきます。
例えば「自分で考え、行動できる人」が求める人物像ならば、自身の経験の中で積極的に働きかけて成功したエピソードを持ち出すと良いでしょう。
企業の募集概要には、求める人物像に関して記載されていることがほとんどです。
その目的は採用時のミスマッチをなくしたいという企業の想いがあります。
求める人物像に合致するようなエピソードを話すことができれば、採用のチャンスも必然的に高まるでしょう。
自己分析で経験を棚卸する
自己分析をして経験を棚卸しておきましょう。
自分の強みや魅力がわかるようになり、スムーズに自己PRができるようになって志望動機の質を高めることができます。
未経験への職種を目指すならなおさらで、自分が応用できるスキルや経験を発見するきっかけともなるでしょう。
転職活動での棚卸では、前職での業務を書き出していき、得られた成果をピックアップしていくのがポイントです。
その後、どのような姿勢で仕事に取り組んでいたのか、どのような強みを発揮できたかといったプロセスを考えていきましょう。
しっかりと経験を棚卸していくことで、自分が今後取り組みたいことや達成したい目的なども見える化され、キャリアプランも見えてきます。
第三者からの目線をエピソードに入れる
志望動機では、家族や友人など第三者からの目線をエピソードに入れてみましょう。
第三者から見た自分について聞いてみることで、自身では気づかなかった強みや長所が見つかる可能性があります。
もしくは、自己評価したポイントが他者の評価と同じ内容であれば正確性が増し、転職活動の軸もブレることがなくなるでしょう。
褒められたこと、評価されたことは積極的に志望動機の中に入れていくことが大切です。
まとめ
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
事務職への転職は、志望動機の質が何より重要です。
まず「なぜ事務をしたいのか」「なぜその企業でなければならないのか」を明確にしましょう。
その後、自身の経験を踏まえながら、将来どのように働いていきたいかというビジョンを明確にしていくことがポイントです。
採用担当者が納得できるような志望動機があれば、未経験でも転職できるチャンスが十分にあります。
また面接でスムーズに話ができるように、各事務の仕事についても十分に理解を深めておき、応募企業のことについても研究しておきましょう。
今回の記事が、転職活動をしている方の参考になれば幸いです。
