1on1とは、企業における個別面談や個別指導のことを指します。
上司と部下やマネージャーとメンバーなどが定期的に行う、1対1のコミュニケーションの機会です。
この記事では1on1の取り入れ方やメリットについて解説します。
目次［目次を全て表示する］
1on1とは？
1on1は、企業や組織内で個別の面談や指導を行うためのコミュニケーションツールです。
上司と部下の間で定期的に行われることが一般的であり、個々のパフォーマンスや進捗状況の確認・目標設定やフィードバックの提供・課題や悩みの共有・キャリアの支援などを目的としています。
人事評価面談との違いは？
人事評価面談と1on1の違いは、目的と参加者の関係性にあります。
人事評価面談は、一般的に企業で行われる定期的なパフォーマンス評価の場です。
上司や管理職が部下の業績や行動を評価し、フィードバックや評価結果を伝える役割を担います。
この面談では、給与や昇進などの報酬にも関連することがあるでしょう。
人事評価面談は、組織の目標達成や個人の成長を評価し、適切な報酬やキャリアの発展につながる重要なプロセスです。
人事評価面談は、組織の視点でパフォーマンスを評価し報酬やキャリアの成果を反映する一方、1on1は個別の成長や関係構築を目的としています。
両者は異なる目的を持ち参加者の関係性も異なるため、位置づけは違うといえるでしょう。
1on1ミーティングの流れとは
1on1ミーティングを組むにあたり、準備から面談終了まで様々なステップを踏む必要があります。
一般的に行われるミーティングの流れについて解説するので、導入の参考にしてください。
社員にミーティングの意義を説明しておく
1on1ミーティングのステップで最も重要な一つは、社員にミーティングの意義を説明することです。
ミーティングがなぜ重要であり、どのようなメリットがあるのかを明確に伝えることで、社員の参加意欲やモチベーションを高められます。
具体的な意義としては、まず社員の成長やパフォーマンスの向上です。
どのような項目や課題を共有し、どのようなサポートを提供するのかを明確に説明します。
また、1on1ミーティングは社員との対話や意見交換の機会ですよね。
社員が自分の意見や悩みを率直に話せる環境を整え、双方向のコミュニケーションを促します。
社員にミーティングの意義を説明することで、ミーティングへの参加意欲が高まり有意義な対話と成果を得ることが可能でしょう。
場所や日時を決める
次に場所や日時を決めましょう。
適切な場所と日時を選ぶことで、参加者がリラックスし円滑なコミュニケーションが行える環境を作り出します。
日時の選定では、相手の都合やスケジュールを考慮しましょう。
相手の予定や優先事項を確認し、都合の良い日時を相談して決定します。
また、定期的なスケジュールを設定することも大切です。
例えば毎週の特定の曜日や毎月の特定の日に行うなど、予め決められた頻度で開催することで、1on1ミーティングを継続的な取り組みとして定着させられます。
場所や日時の選定は、1on1ミーティングのスタートとして重要なポイントです。
相手の快適さと効果的なコミュニケーションのために、適切な場所と日時を選びスケジュールを調整しましょう。
話す内容を事前にまとめておく
1on1ミーティングのステップとして、話す内容を事前にまとめておくこともしておきましょう。
会議の進行がスムーズになり、有益な議論ができるようになります。
まず、1on1ミーティングの目的やテーマを明確にしましょう。
具体的な議題や話し合いのポイントを洗い出し、それに基づいて話す内容を整理します。
自分自身の業務の進捗や課題・アイデアや提案など、共有したい情報や話し合いたいトピックをリストアップしましょう。
次に、話す内容を整理してタイムラインを作成します。
各トピックにどれだけの時間を割り当てるか、どの順序で話すかを決めましょう。
必要なデータや資料を準備し具体的な事例や例示を用意しておくと、相手に伝えやすくなります。
さらに事前に相手と共有しておくことも重要です。
アジェンダや話すポイントを相手に事前に送付し、相手が準備をすることができるようにします。
相手の意見や質問にも対応できるよう、相手からも話すべき内容を事前に共有してもらいましょう。
面談を実施し記録を付ける
1on1ミーティングでは、面談を実施し記録を付けることも重要です。
面談では相手とのコミュニケーションやフィードバックを行い、業務の進捗や課題・成果について話し合います。
面談の際には、事前にアジェンダを用意し話すべきポイントを整理しましょう。
面談の目的やテーマを明確にし、時間配分を考えて進行します。
相手の意見や意図を理解しながら対話を進め、問題や改善点・成果について具体的に話し合いましょう。
面談の内容を記録することは重要です。
議事録やメモを取りながら会話を進め、重要なポイントやアクションプランを記録しましょう。
面談の結果や取り組むべき課題が明確になり、次回の面談やフィードバックの際に活用できます。
記録を付けることで、相手との共有やアクションプランの策定・成果の振り返りがしやすくなりますよ。
さらに組織内での情報共有や連携強化にも役立ちます。
面談の効果を最大限に引き出すために、きちんと記録を付けましょう。
フィードバックや振り返りを行う
1on1ミーティングの最終ステップは、フィードバックや振り返りを行うことです。
これによって相手の成長やパフォーマンス向上を促し、組織の目標達成につながります。
フィードバックでは、相手の業績や行動に対して具体的な評価やアドバイスを行いましょう。
適切なタイミングでフィードバックを行い、相手の強みを活かしたり改善点を指摘したりします。
これによって相手は自己評価を高め、自己成長につなげることが可能です。
振り返りでは、過去の取り組みや成果を振り返ります。
目標の達成度や課題の克服・学びや成長のポイントを共有し、次のステップに向けた方針や戦略を策定しましょう。
これによって相手は自身の進歩や成果に気付き、さらなる成長に向けた取り組みを行えます。
フィードバックや振り返りは、1on1ミーティングの中で相手との対話を通じて行われます。
相手の意見や感情に寄り添いながら行い、建設的なコミュニケーションを心掛けましょう。
またフィードバックや振り返りの結果を記録し、次回の面談や目標設定に活かすことも重要です。
1on1ミーティングにおいては、フィードバックや振り返りを通じて相手とのコミュニケーションを深め、共に成長し続ける機会を創り出しましょう。
これによって相手のモチベーションを高め、組織全体のパフォーマンス向上につながります。
1on1ミーティングを行う4つのメリット
1on1ミーティングを行うことで、様々なメリットを感じることが可能です。
導入することは決して難しいことではありません。
企業の発展のためにも重要なプロセスなので、メリットを知り導入に活かしてみてください。
信頼関係が築ける
1on1ミーティングの最大のメリットの一つは、信頼関係が築けることです。
ミーティングでは、上司と部下が個別に話し合う機会が設けられます。
相手の意見や考えを尊重し共感や理解を示すことで、お互いの信頼関係を深めることが可能です。
信頼関係が築かれると、部下はより率直に意見を述べることができますよね。
悩みや問題を打ち明けることができるため、上司は適切なサポートやアドバイスができるようになります。
また部下も自身の成果や課題について素直に報告し、フィードバックを受け取ることが可能です。
オープンなコミュニケーションが信頼関係を強化し、組織内での協力や連携を促進します。
さらに信頼関係の築き方はモチベーション向上にも大きく影響するでしょう。
部下は自身の成長や発展をサポートしてくれる上司に対して、より高い意欲と熱意を持つことができますよね。
上司も部下の個々のニーズや目標に配慮し、適切なフィードバックや認識を提供することで、部下のモチベーションを高めることにつながるでしょう。
部下の意欲が向上する
1on1ミーティングを行うことにより、部下の意欲を向上させることが可能です。
1on1ミーティングでは、部下とのコミュニケーションが重視され彼らの意見や目標に対する理解が深まります。
部下は自身の声が届くことを実感し、仕事への情熱や責任感が高まるでしょう。
また1on1では部下の成果や努力を評価し、適切なフィードバックを提供する機会もあります。
上司が部下の成長に注目し必要な支援や挑戦を与えることで、彼らの意欲は一層高まるでしょう。
さらに、1on1ミーティングは部下のキャリアのサポートにも役立ちます。
部下のキャリア目標を共有し成長を促進するプランを立てることで、彼らは自身のキャリアパスに意欲を持ち、より高いパフォーマンスを発揮してくれるはずです。
部下の意欲が向上することで、チームのモチベーションも向上し組織全体の成果につながります。
部下に対する理解が深まる
1on1ミーティングを行うことにより、上司と部下との間の理解が深まります。
1on1では、部下が自身の意見や課題を率直に話す機会が与えられますよね。
上司は部下の状況や思いを把握し、彼らのニーズに応えるための具体的なアクションを取ることが可能になります。
部下は自分が理解されていると感じ、モチベーションが高まるはずです。
さらに1on1では部下の成果や課題に対するフィードバックが行われます。
上司は部下の成長を支援するための具体的なアドバイスや指導を提供し、彼らのパフォーマンス向上に良い影響を与えるでしょう。
1on1ミーティングは信頼関係を築くための重要な場でもあります。
上司と部下が定期的に対話を行うことで、お互いの思いや価値観を共有しコミュニケーションの質が向上するでしょう。
部下は上司に対して素直な意見や懸念を伝えることができ、上司も部下の声に耳を傾けることが可能です。
上司や企業の意識改善につながる
1on1ミーティングを行うことにより、上司や企業の意識改善につながるメリットがあります。
まず、1on1では部下の声を直接受け止めることが可能です。
部下からのフィードバックや意見を聞くことで、上司や組織は改善点や課題を把握しそれに対する対策や改善策を検討できます。
部下の視点やニーズに目を向けることで、組織全体の意識が向上しより良い働き方や環境を作り出すことにもつながるでしょう。
さらに、1on1では部下の成果や成長に対する評価や指導も行われます。
上司は部下のパフォーマンスを評価し必要なサポートや育成プランを提供することで、部下の成長を促進します。
評価と指導は上司や組織の意識改善につながるだけでなく、部下自身のモチベーションやスキルアップにも影響を与えるでしょう。
1on1ミーティングの効果をより高めるコツ4選
1on1ミーティングを導入しても、効果的に行わなければ意味がありません。
より効果を高めるための4つのコツについて解説します。
ポイントを押さえて、有意義な面談にしましょう。
部下に寄り添うように行う
1on1ミーティングの効果を高めるコツは、部下に寄り添う姿勢を持つことです。
部下が抱える課題や悩みに理解を示し、共感することで信頼関係を築きます。
また積極的に部下の話に耳を傾け、彼らの意見や提案を尊重することも重要です。
適切なフィードバックやアドバイスを提供し、成長やパフォーマンス向上をサポートします。
目標設定やフォローアップも行い、彼らの成果を評価し進捗を確認しましょう。
そして個別のニーズに合わせたアプローチを取り、部下一人ひとりに合ったサポートを提供します。
部下の立場や気持ちに寄り添い、コミュニケーションを通じて彼らの成長と意欲を促すことが1on1ミーティングの効果を高めるポイントです。
記録は具体的に残す
1on1ミーティングの効果を高めるコツとして、記録を具体的に残すことも重要です。
ミーティングの際に話された内容や意見、提案を詳細にメモしましょう。
具体的なポイントやアクションを明確に記録することで、後でのフォローアップや振り返りがスムーズに行えます。
また、目標や課題に関する共有事項や進捗状況も記録に残しましょう。
具体的な目標や課題の達成度を可視化することで、部下の成長を促す効果が期待できます。
さらに、フィードバックや振り返りの内容を具体的に文書化することも重要です。
部下の良い点や改善点を具体的に示し具体例やアドバイスを記録することで、部下の成長につながります。
記録を通じて進捗管理や成果の評価が行えるため、1on1ミーティングの効果が最大限に発揮されるでしょう。
無駄な話はせず短時間でまとめる
1on1ミーティングをより効果的にするための重要なポイントとして、時間を効率的に利用することも挙げられます。
具体的には、無駄な話をせず短時間で主要な議題をまとめることが必要でしょう。
理由としては、ミーティングの時間は限られており最大限に活用する必要があるからです。
そして、短時間で要点を伝え議論を深めることで、参加者の集中力を維持しミーティングの生産性を高められるからです。
具体的なアクションとしては、ミーティングの前にアジェンダを明確にしそれに基づいて議論を進めることが求められます。
また会議中は主要な議題に集中し、関連性の低い話題には触れないようにすることも大切です。
さらに会話の途中で発生する思考の飛躍や推測を避けるために、具体的な事実やデータに基づいて話を進めることも効果的でしょう。
場所選びや雰囲気作りも適切に行う
1on1ミーティングをより効果的に行うためには、場所選びや雰囲気作りも非常に重要です。
環境の準備は、ミーティングが円滑に進行しより良い結果を生むための要素となります。
まず場所選びについては、参加者がリラックスし自由に意見を出しやすい環境を作ることが重要です。
具体的にはオフィスの会議室だけでなく、カフェやオフィスの外の公園など参加者が気を張らずに話せる場所が適しています。
またミーティングの雰囲気作りも大切です。
特に上司と部下の間の1on1ミーティングでは、上司がオープンで受け入れやすい姿勢を示し、部下が自分の考えや感情・問題点を自由に話せるようにすることが大事といえます。
上司が聞くことを重視し、批判的な反応を避けることで達成できます。
またミーティングは対話の場であるべきで、一方通行の話にならないよう双方がアクティブに意見を出し、フィードバックを与えることも大切です。
何を話せばよい？1on1ミーティングで話すべき6つの項目
1on1のメリットについてお伝えしてきました。
企業の規模や業態によっても異なりますが、面談中に話すべき議題はいくつか考えられます。
実際に何を話せばよいかわからない上司の方もいるのではないでしょうか。
面談中に話すべき6項目を紹介します。
面談の組み立ての参考にしてください。
部下の体調やメンタル状態
話すべき項目の一つは、部下の体調やメンタル状態についてです。
体調やメンタル状態について話す理由は、個々のパフォーマンスやチーム全体の生産性に大きく影響を与えるからです。
ストレスや不安・過度な疲労などが積み重なると、職場での集中力や判断力・創造性に悪影響を及ぼします。
早期に察知し適切なサポートを提供することで、健康的な状態を保つことが可能です。
上司としては部下の現状を理解し、対話を通じて問題解決のための支援を提供することが求められます。
体調やメンタル状態についての話題は、部下が自分自身の健康について考え、必要な場合には対策を講じるきっかけにもなるでしょう。
また上司が部下の状態について関心を持つことは、部下にとっても支えられていると感じる重要な要素となります。
仕事での不安や不満
1on1ミーティングで重要なトピックの一つとして、仕事での不安や不満についての話し合いがあります。
日々の業務における問題や課題・対人関係の問題・役割に対する不安・成長機会の欠如・組織の方針や制度に対する懸念など、個々のスタッフが抱える不安や不満はさまざまです。
上司が部下の不安や不満を理解し共有することは、問題解決に向けた基盤を作るとともに、部下の士気やエンゲージメントを向上させる機会になるでしょう。
そして部下が自分の声が組織にとって価値あるものと認識されていることを確認することを可能にし、更なる信頼関係の構築につながります。
この先やりたいこと
1on1ミーティングで話すべき重要な項目として、部下の将来の目標ややりたいことがあります。
部下が自身のキャリアパスや将来のビジョンを明確にすることは、モチベーションの維持・パフォーマンスの向上・そして組織への貢献度を高めるために重要です。
上司としてはその目標を理解し、その達成を支援するために何ができるかを考え協力することが期待されます。
具体的には、部下の希望する役割やスキル・目指す職種・長期的なキャリア目標など、部下が自身の将来に何を期待しているのかを明らかにし、それに向けた具体的な行動計画を共に立てることが重要です。
また上司としては部下の成長を支えるために必要なリソースや研修を提供したり、組織内のチャンスを共有したりするなど支援の形も様々。
このプロセスを通じて、部下は自己成長のための具体的な道筋を見つけ、責任と主導権を持つことが可能でしょう。
現在の企業の状況や利益について
1on1ミーティングで話すべき項目として、現在の企業の状況や利益についても重要です。
企業の全体像を理解することは、従業員が自分の仕事が組織全体の目標や戦略にどのように寄与しているかを理解するのに役立ちます。
部下は自分の働きが価値あるものであると感じ、モチベーションとエンゲージメントを高めることが可能でしょう。
具体的には、経営者やリーダーが企業の財務状況・戦略的な計画・現在直面している課題・新しい事業やプロジェクトのアップデートなどを共有することが重要です。
部下が自分たちの働きが組織全体の成功にどのように影響を与えているかを理解し、その結果自身の働きへの誇りを持てるようになります。
企業や上司から部下に対する評価
1on1ミーティングで話すべき項目として、企業や上司から部下に対する評価があります。
これはパフォーマンスレビューまたはフィードバックとして行われ、部下の仕事のパフォーマンスや行動・スキル・成果についての評価を伝えるものです。
フィードバックは建設的であるべきで、部下の成長と向上を促すための手段となります。
具体的には、部下が良くやったところ・改善の余地があるところ・そしてどのように企業の目標や価値観につながっているかを明確に伝えましょう。
また部下の目指すキャリアパスや目標と関連したスキルや知識を向上させるための提案も行います。
フィードバックは一方通行のものではなく、部下も自身の視点や感じたことを上司に伝える機会を持つべきです。
これにより上司と部下の間でオープンなコミュニケーションを促進し、共有の理解と向上へのコミットメントを深めます。
また、フィードバックを定期的に行うことで、部下は自分が何を改善すべきか・どのように成長しているのかを把握し、それに基づいて行動を改善することが可能です。
改善点や課題の共有
1on1ミーティングで話すべき項目として、改善点や課題の共有があります。
部下には自分の業務における改善点や課題、そしてそれを解決するための可能な手段について話しましょう。
自己認識を深め、自己改善の機会を増やすためです。
また上司からのフィードバックに対する反応や受け取り方も、自己改善の一部になります。
一方上司もまた自身の業務遂行における課題や、組織全体としての課題について話すことが重要です。
これにより、部下は上司や組織全体が直面している問題を理解し、自分の仕事がそれにどのように寄与できるかを理解できるでしょう。
上司からの開かれた課題共有は、部下に対して信頼と尊重を示す行為でもありますよね。
課題の共有は、チームの協調性を高め、組織の成長と向上を促進します。
また、問題解決スキルの向上や新しいアイデアや解決策の創出にもつながる可能性があるでしょう。
1on1ミーティングで活用できるおすすめツールとは？
1on1ミーティングを行う際、多くのツールが活用できます。
うまく活用して、面談を円滑に進めましょう。
３つのカテゴリーを紹介します。
zoomやgoogleMeeting
ZoomやGoogle Meetはビデオ通話ツールとして有名で、リモートでも対面のようにコミュニケーションを行えます。
また、資料の共有や会話の録画も可能です。
加えてSlackやMicrosoft Teamsは即時メッセージングツールで、日常的なコミュニケーションや日程調整に便利です。
タスク管理にはAsanaやTrelloがあり、会議で決まったタスクの進行状況を見える化します。
オンラインで行う場合には大いに活用できるでしょう。
環境があるのであれば是非導入してみてください。
ボイスレコーダー
1on1ミーティングでボイスレコーダーを活用することも可能です。
ボイスレコーダーは、会議の進行を記録し後から内容を確認できますよね。
後で詳細な議事録を作成したり、重要なポイントを見逃さないために特に役立ちます。
モバイルデバイスやパソコンに搭載された基本的な録音アプリケーションでも十分に機能しますが、高度な機能を備えた専用の録音アプリケーションを利用することもおすすめです。
例えばOtter.aiは自動的に音声をテキストに変換し、その場で会議のメモを作成できます。
ただしプライバシーや情報保護の観点から、ミーティングの録音を行う際には参加者全員の同意を得ることが重要です。
googleカレンダー
1on1ミーティングにおいて、Googleカレンダーは非常に便利なツールです。
まずスケジューリング機能を利用して、ミーティングの時間と日付を簡単に設定できます。
また、他の参加者へとそのイベントの招待を送ることが可能です。
招待を受けた参加者は自身のカレンダーにミーティングを追加することができ、同期されたデバイスすべてでスケジュールを確認できます。
さらにGoogleカレンダーのイベント詳細欄を利用すれば、ミーティングのアジェンダや議事録を共有することもできます。
これにより事前にミーティングの内容を確認することができ、より効率的な会議進行につながるでしょう。
1on1を導入してみよう
1on1ミーティングは、個々の成長を促進し、チームとしての結束を強化するための非常に有効な手段となります。
上司と部下が互いの思考や意見を共有し、具体的なフィードバックやアドバイスを得ることで、双方がより深い理解を得ることが可能でしょう。
問題解決からキャリア開発に至るまで、様々な目的に対応もできます。
あなたの組織でも1on1ミーティングを積極的に取り入れ、企業発展に役立ててください。
