【例文あり】秘書への転職で目を引く志望動機はどう書く？書き方のポイントやNG例を解説

転職活動を始めるときに、採用担当者が「この人材と共に働きたい」と感じる印象が良い志望動機を書くことが転職活動を成功に導くポイントになります。

そのためには、採用する企業にとって自分がどのようなメリットを与える人材なのかが明確に伝わるような志望動機を考えることが重要です。

今までの経験や能力を活用して貢献できることや、入職後に考える長期的なキャリアビジョンを描いているかまで記載すると採用担当者に伝わりやすくなります。

しかし、いざ記載するとなると志望動機の構成や内容をどのように記載すればいいか悩む方も多いと思います。

秘書職に転職する場合、秘書はどのような現場で業務するのか理解を深めておくことと志望動機を記載しやすくなります。

今回は、秘書に転職するときに、円滑に転職活動を進めやすくする志望動機の記載方法や注意すべき内容、構成作りの参考になる例文について解説します。

良い転職が行えるよう活用してください。

【秘書に転職するときの志望動機】そもそも秘書とは？

秘書とは、企業・議員・学者・医療など多くの場所で重役や管理職の業務を総合的に補助する職業です。

多くの場面で特定の個人の仕事を補助する役目を担います。

スケジュール管理・来客対応・電話やメール対応・文書や資料作成・各種手配業務など業務は多岐にわたります。

業務の詳細は努める場所により異なりますが、上司が業務に集中できるよう補助業務を中心に担います。

上司が働きやすい環境を整えられるよう上司の業務内容を理解し、迅速かつ適切にサポートすることが重要です。

秘書の種類

秘書が働く現場は、多くあります。

所属した場所で上司が仕事に集中できるよう補助する役目を担い、スケジュール管理・来客対応・電話やメール対応・文書や資料作成・各種手配業務などを基本的には行います。

所属場所によっては専門的な補助を求められる場合もあるため、働く場所や内容について解説していきます。

一般企業（社長秘書・役員秘書、グループ秘書）

企業の社長や役員が企業経営の業務に集中できるよう事務業務を代行します。

実施する業務の詳細は企業によって異なりますが、スケジュール管理・書類作成・社内外の連絡・電話対応をします。

担当する社長や役員のスケジュールを把握し、メール・郵便物に関しては迅速な対応が求められるものがあるため、優先的に報告します。

また、出張や会食時は、交通手段の手配や宿泊先の予約をします。

社内外の多くの人と関わるため、礼儀正しく接することが求められます。

議員秘書

議員秘書は、国費によって国会議員を補助する秘書です。

給与は国から支払われ、国家公務員特別職の身分が与えられます。

1人の議員につき3人の秘書を雇用でき、議員秘書になるには国会議員政策担当秘書の資格試験に合格するか、一定条件を満たし、選考採用審査で認定されると議員秘書になれます。

業務内容は、国会議員が本業に専念できるようスケジュール管理・資料作成など事務業務を補助します。

業務内容の幅は大きく、政策への助言など専門的な技能が求められる場合があります。

政府高官秘書

大臣政務官が公務を適切かつ円滑に行えるようサポートするのが政府高官秘書です。

スケジュール管理や事務的なサポートだけではなく、多岐にわたる政策の概要を把握し、知識面でもサポートする必要があります。

政府高官秘書になるには、国家公務員総合職試験に合格したキャリア官僚の必要があります。

学者秘書

大学の教授や、研究機関に属する研究者の事務的な補助をします。

研究費で雇用され、事務処理や、研究資金公募書類の準備をします。

業務内容は雇用される研究者や研究室により大きく異なり、実験の補助やデータ整理、学会の講演資料作成などの補助業務を担う場合もあります。

書類整理や電話・メール対応など簡単な事務補助の場合もあり、雇用先がどのような補助を求めているかで業務内容は異なります。

海外の大学や研究所と連絡する場合があるため、英語がある程度行えると採用されやすいでしょう。

医療秘書

医療秘書は、病院で医師や看護師が医療業務に専念できるよう補助します。

受付窓口での患者対応や、診療報酬請求に関する事務手続きや入院の案内、カルテ管理やレントゲン・検査結果の整理、診断書や証明書の作成補助、行政への届け出・報告や医師や看護師の代わりに電話・来客補助をします。

仕事は多くあり、医療事務と異なり秘書業務や情報管理業務も行います。

努める病院により業務内容は異なります。

その他専門職秘書

芸術家や建築家、税理士や弁護士など専門的な職業を補佐する秘書もいます。

個人または事務所と契約し、事務補助業務だけではなく、経理やプロモーションなど経営的な補助も行う場合があります。

専門的な知識が必要な場合があり、その分野の知識がある程度身につけていると効率よく仕事ができるでしょう。

秘書の業務内容

秘書の業務は上司や役員が自分の業務に集中できる環境を作れるようサポートする業務です。

ドラマなどの秘書をイメージすると華やかで知的な敏腕秘書が仕事をするクールなイメージを抱いている人もいるかと思います。

しかし、実際は細やかな業務をコツコツ積み上げながらサポートする縁の下の力持ちのような仕事が秘書の仕事です。

具体的にどのような業務内容かは下記の5点です。

スケジュール調整・管理

企業の役員・社長は複数の業務を同時に抱え、多忙です。

そのため、役員や社長が業務に専念できるよう来客や訪問の管理やスケジュールの調整をサポートします。

移動や休憩時間、会議など時間が被らないようスケジュールを管理しなければなりません。

スケジュール管理を怠ってしまうと、企業の信頼問題になる場合もあるため、慎重に確認をしながら実施する必要があります。

電話・メール対応

電話やメールの対応は、社長や役員の代わりに秘書が代行して対応します。

必要に応じて社長や役員に対応を依頼しますが、最初の対応は秘書が行います。

そのため、ビジネスマナーをある程度身につけておかなければ失礼な対応をしてしまい、企業の信用を落とす結果に繋がります。

ビジネス文書の理解を深め、常に礼儀正しく対応することが必要です。

また、電話やメールの内容から自分で対応が可能か、すぐに社長や役員に報告し対応を引き継ぐ必要があるかなど優先順位や必要事項を正しく把握する能力や、瞬時の対応が求められ非常に責任のある業務です。

来客対応

来客の初期対応は秘書がします。

事前にアポイントがあった場合でも、秘書が初期対応し、社長や役員など上司に引継ぎが必要か、自分が報告書等を受け取る対応をするだけなのか要件を確認します。

秘書の対応に問題があれば顧客からの信用を失うことに繋がります。

そのため、礼儀正しく対応する能力が必要です。

資料作成

社内会議用の資料作成や、データ収集をします。

社長や役員は、顧客との対応や会議等に専念できるよう資料やデータ作成する時間に限りがあるため、代行します。

そのため、作成している資料がどの目的で必要なのかを理解し、わかりやすい資料を作成する能力が必要です。

社外用に儀礼文書を作成する場合もあります。

その場合は作成した文書が企業として送付されるものになるため、失礼にあたらないよう文章の言い回しに注意して作成する必要があります。

資料や文書を作成するためにオフィスソフトをある程度使用できなければなりません。

パソコン操作が苦手な場合は基本部分を覚えておく必要があります。

各種手配

秘書はいろいろな手配業務をします。

社長や役員が出張する場合は、出張に必要な航空券や新幹線のチケットを手配することや、宿泊手続きをします。

また、出張先への手土産や食事場所のセッティングをします。

お得意様や顧客の事業拡大や、店舗のオープンなど祝いの場ではお祝いの手紙や花をプレゼントします。

御不幸があれば、香典や参列の準備も行うため、ビジネスマナーはもちろんのこと、冠婚葬祭に関する礼儀も熟知している必要があります。

お中元・お歳暮の商品の選択や配送手配、手中手配や年賀状の手配もするため送り先の好みや文化を配慮し丁寧な対応が求められます。

【秘書に転職するときの志望動機】秘書の志望動機でアピールしたい強み

ここまで秘書の種類や業務内容について解説してきました。

秘書に転職するうえで採用担当者が「このような人材を採用したい」と感じるアピールポイントがあると使用に近付きます。

志望動機に記載できる強みについて解説していきます。

コミュニケーション能力

秘書は社内外で多くの人と関わります。

社内では、企業経営がスムーズになるよう上司や従業員の間に入り、迅速かつ丁寧に業務し、必要時すぐに報告する必要があります。

また、社外では、企業の名前を背負って社外の人と関わることになるため、対応を間違えると企業の信用を落とすことに繋がります。

そのため、コミュニケーションスキルは必須です。

必要な情報を聞き出すことや、要点をまとめて相手に伝えるなどコミュニケーションが苦手な方はコミュニケーションスキルを学習するといいでしょう。

志望動機に記載するときは、「営業職でいろいろなお客様と関わり、相手が必要だと感じる情報を要点をまとめて伝えるなどコミュニケーション能力に自信があります。

秘書として、上司が企業経営に専念できるようコミュニケーションスキルを活用して貢献したい」など具体的なエピソードと共にアピールすると伝わりやすいでしょう。

パソコンスキル

上司の代わりに資料作成や文書作成をします。

そのため、オフィスソフトを一通り扱える程度のパソコンスキルが必要です。

パソコンスキルに自信が無い方は、転職活動を始める前にオフィスソフトの使用方法など学習し、資料や文章が滞りなく作成できる程度のスキルを身につけましょう。

また、日頃からパソコンに触れていた方は、「学者秘書をしていたため、教授に依頼された研究のデータ入力や、研究室に配布する文書作成を日常的に行っていたため資料・文書作成に自信があります」などどの程度扱えるのかを具体的に記載すると、採用担当者に伝わりやすいでしょう。

几帳面でマメな性格

秘書は、上司のスケジュール管理をするだけでなく、自分も上司に合わせてどのように行動するかスケジュールを立てなければなりません。

そのため、1ヶ月や1年単位でのスケジュール管理をし、長期的な目線で業務します。

スケジュール管理をしていても、電話や来客、メール対応が突然入ることもあるため常に優先順位を考えスケジュールを見直しながら働く能力が求められます。

中途半端に働くことは許されない責任感の強い仕事のため、几帳面でマメな性格でマルチタスクやスケジュール管理を得意とする方は秘書に向いています。

秘書未経験者の転職の場合でも、常に優先順位を考えながらタスク管理をしていたなど具体的なエピソードを志望動機に記載すると良いでしょう。

気配り上手

秘書は、常に上司が働きやすいよう気配りする能力が求められます。

上司の指示を遂行するだけでなく、なにを求めているか察知し先回りすることも重要です。

常に相手の言動・行動から求められていることを考え、先回りして行動できる気配りができると上司が業務に専念できるでしょう。

そのために客観的な視点で物事を考え、行動すると先回りしやすくなります。

【秘書に転職するときの志望動機】秘書の転職で目を引く資格とは？

秘書に転職するときに評価が上がる資格が複数あります。

すでに取得されている方は知識・技能があることの証明になります。

未経験や資格をまだ持っていない方は転職を有利に進めるために取得を検討するといいでしょう。

ここでは、転職を有利にする資格を解説します。

秘書検定

秘書検定は、難易度が1級・準1級・2級・3級と分かれています。

秘書として求められる資質・職務知識・マナーが学べます。

秘書として働くうえで必須な資格ではありません。

しかし、秘書として働く方のほとんどが取得している資格であり、働くうえで必要な技能が獲得でき、企業側も最低限の知識・教養があるか判断する材料となるため資格取得を目指すといいでしょう。

秘書として転職をする場合、準1級以上の資格を取得していると評価が上がります。

CBS（国際秘書）検定

CBC資格・準CBC資格の2種類あります。

日本語・英語を活用できているか、人間性や実務処理能力は秘書として働くうえで問題がないか判断されます。

外資系企業や海外に取引先の多い企業では、英語を使う機会が多いため、取得していると評価が上がる資格です。

ビジネス実務マナー検定

判断・行動力・話し方など実務的なビジネスマナーが備わっているか学習できる資格です。

社長や役員、従業員と関わる以外にも取引先との対応や電話など人と接する機会が多いため、企業の信用を落とさないためにも礼儀正しく適切な対応が求められます。

社会人として必要なビジネスマナーを学習でき、就職後に活用できる技能・知識のため、事前に取得し学習しておくといいでしょう。

2級以上を取得していると評価が上がる資格です。

ビジネス文書検定

メール・文書でのビジネスマナーを学習できる資格です。

企業側には、ビジネスで使用される文書技術があるかどうか判断されます。

定型句や型を学習でき、2級以上を取得していると転職に有利になるでしょう。

メールや文書・資料作成を代行する業務があるため、ビジネス文書を学習して損はありません。

転職前に資格取得をしつつ学習すると転職後の業務で活用できるでしょう。

TOEIC

英語力がどの程度あるか企業側が判断します。

外資系企業・海外との取引が多い企業では重宝する資格のため、取得していると評価が上がります。

TOEICのスコアが860点以上あると外資系の評価で評価が向上します。

最近では、多くの企業が英語でメール・電話対応します。

TOEIC860点以上あると、英語でのビジネスメールや電話対応が問題なくできるレベルと評価されます。

参考書や予備校など充分な対策をして試験に望めるため、学習を怠らなければ860点は充分可能なレベルです。

また、留学経験や帰国子女の方は更に評価が上がる可能性があります。

企業のグローバル化が年々進んでいるため、外資系に関わらず、国内の企業でもビジネス英会話が流暢に行えるレベルであれば充分な評価が得られるでしょう。

英語が苦手な方は学習することをおすすめします。

【秘書に転職するときの志望動機】秘書の志望動機で意識したいポイントとは？

志望動機を書き始める前に、採用担当者が確認したい要素を押さえておくことで採用に近付けます。

憧れや熱意だけでは採用に繋がりません。

採用担当者は多くの履歴書を確認するため、長々とした文章も不適切です。

「この人材を採用したい」と思わせる内容を記載するために、自分の能力や経験が転職先でどう活かせるか、貢献できるかを意識して記載すると良いでしょう。

しかし、実際にどのような内容を入れたらいいか悩む方もいるでしょう。

ここでは志望動機で意識したいポイントについて解説します。

秘書を志望する理由

なぜ秘書を志したか簡潔に記載します。

営業職や開発職と異なり、自分で売上を上げることや、商品を開発し、表彰されることはありません。

成果がわかりにくく、やりがいを感じにくいと思う人もいるでしょう。

しかし、「縁の下の力持ちのように陰からサポートし、企業成績が向上するよう働きやすい環境を作りたい」など自分が秘書という仕事をどのように捉え、貢献したいのかをアピールするといいでしょう。

性格ややりがいを感じるポイントについて記載し、自分の適性や仕事への理解度をアピールすると採用担当者に伝わりやすくなります。

秘書業務に役立つ自身のスキルや経歴

秘書業務に役立つ経験やスキルをアピールすることも重要です。

採用担当者はその人材が入職することで企業にどれだけのメリットがあるかを考えて採用を判断します。

自分が採用されると企業にとってどのようなメリットが生まれるか、経歴やスキルが業務を遂行する上でどう役立つのかを明確に記載しましょう。

秘書の経験者の場合は、どのような場所で勤務していたのか、どのような業務であったのか、資格取得の有無など具体的なエピソードを伝えるとわかりやすいでしょう。

秘書経験がない方は、今までの職歴で得たスキルから秘書に転職し、どのように貢献が行えるかを記載しましょう。

また、転職活動を始める前に資格を取得した場合や、既に何かしらの資格がある場合は関連付けてアピールしましょう。

応募企業である理由

採用担当者は自社に転職を希望したのか確認しています。

秘書職について理解を深めていても、別の企業でも良いと感じてしまえば評価はマイナスとなります。

そのため、汎用性の高い文章ではなく、転職を希望する企業ごとに合わせた志望動機を考えましょう。

企業の特徴や特色、理念や力を入れている点について情報収集し、社風や大切にしている点など企業の価値観を理解することが企業に合わせた志望動機を記載する近道になります。

秘書として活躍できる現場は多くあります。

なぜこの企業を選択したのかが明確になるよう採用ページやホームページの企業紹介ページなどから必要な情報を確認できるといいでしょう。

企業独自の内容を入れ込むと企業の分析までしており、働きたいという熱意があると採用担当者に伝わるでしょう。

また、転職後にどのようなキャリアプランを描いているか、どのような経験を得て習得するスキルや知識を明確にすることも重要です。

「秘書としての実績を重ね、企業経営をより迅速にサポートできるよう秘書同士の繋がりを深め、秘書室の作成を考えている」など将来的に自分がイメージしている点を触れることで長期的に就労したいという意欲も伝わります。

【秘書に転職するときの志望動機】秘書の志望動機における注意点

志望動機を考える時に記載ミスが無いように注意しましょう。

日常的に文書を作成する秘書には、文章能力が求められます。

読み手に伝わる内容かが評価されます。

また、誤った知識で記載してしまうと転職の熱意ややる気が伝わらず、ネガティブなイメージを与えかねません。

ここでは、志望動機を書く時に注意すべきポイントについて解説します。

自分の志望動機を見直すときに記載している内容と合致していないか確認し、ブラッシュアップするために活用してください。

秘書の業務内容を理解できていないのはNG

秘書の仕事を理解できていないと志望動機の内容は抽象的かつ浅い内容になります。

志望動機が浅いと採用担当者もなぜ自社を志望しているのか理解できず、採用が遠のきます。

また、仕事を理解していなければ採用されたとしても理想と現実のギャップから思い描いていた仕事と違うとモチベーションが低下し、転職が失敗してしまいます。

秘書の仕事とは何かを正しく理解し、入職後にどう貢献できるか具体的なイメージができるようにしておきましょう。

「憧れの」や「かっこいい」など、抽象的・感情的すぎる表現は避ける

抽象的な内容では採用担当者に熱意ややる気が伝わりません。

特に未経験者の転職の場合、秘書の業務を理解が不十分だと自分の能力や知識を活用し、どう就職先に貢献するかイメージができなくなり、「憧れの秘書として活躍したい」、「がんばりたい」など抽象的な内容や感情が先行してしまいます。

熱意をアピールすることは必要ですが、抽象的な内容ばかりだとやる気や熱意は伝わりません。

「前職は営業職でコミュニケーション能力に自信があり、入職後は上司が企業経営に専念できるようコミュニケーションを密に行い、働きやすい環境作りに貢献したい」など具体的な例やキャリアビジョンを取り入れ、読み手が内容から人物像が具体的にイメージできるよう記載しましょう。

誤字脱字・一文章の長さにも要注意

誤字・脱字や文の長さに注意して志望動機を作成しましょう。

秘書は文書作成や資料作成をします。

多くのビジネス文書を作成し、文書にミスがあると企業の信頼問題に繋がりかねません。

そのため、文書に誤りがないよう正しい文書を作成するスキルを養い、読み手がわかりやすい文書を作りましょう。

【秘書に転職するときの志望動機】～未経験・経験者別～秘書の志望動機の例文

志望動機を作成時に採用担当者が知りたい内容を盛り込み、印象が悪くなるようなポイントを記載しないよう注意して記載しましょう。

汎用性の高い文章は、志望動機の構成作りには役立ちますが、抽象的な内容になるためそのまま提出すると採用担当者に熱意は伝わりません。

入職先の情報を入れ込み、自分の経験やスキルを活かして貢献できる内容をエピソードなどを入れて具体的にすることで自分という人材がイメージしやすくなります。

ここでは例文を紹介しますので、自分の言葉でオリジナリティのある文章になるよう自分の志望動機を見直すように活用してください。

未経験の場合

経験者の場合

まとめ

今回は、秘書に転職を希望している方が、円滑に転職活動が進められるよう解説しました。

転職活動を開始する前に、今までの経験や知識、得た能力を秘書に転職後、業務でどう活用できるか分析することが重要です。

自分の能力を客観的に評価し、もし秘書として働くうえで不足しているスキルがある場合は、転職前に資格の取得を目指すなど知識・技能を鍛えるのも転職をスムーズに進める手段になります。

自分の強みを把握したら転職先の企業の分析をします。

秘書として働ける現場は数多くあります。

どこで秘書として働くか決定し、なぜそこで働きたいと考えたのか理由を明確にしましょう。

採用ページやホームページから企業の特徴や特色、理念や力を入れている点について情報収集し、社風や大切にしている点など企業の価値観を理解し、志望動機に盛り込みましょう。

入職後に経験や能力を活かして入職先に貢献できることを具体的なエピソードと共に入れることで採用担当者に伝わりやすい志望動機が記載できます。

記載内容は抽象的にはせず、オリジナリティのある具体的な内容にしましょう。

今回は、志望動機に意識して入れる内容や、注意したほうがいいポイント、例文をまとめているため、内容を確認し、ブラッシュアップし、より良い志望動機が記載できるよう参考にしてください。