はじめに
営業事務の業務内容はさまざまです。
一見事務作業が中心と思われがちですが、さまざまなスキルが求められます。
日程を調整する管理能力はもちろん、コミュニケーション能力も必要です。
場合によっては企業の窓口となり、対応するケースもあります。
正確に業務をこなす能力と、人に好かれるスキルが必要不可欠といえます。
そして、これらは業界を問わず重宝される能力です。
職務経歴書を書く際は、積極的にアピールしましょう。
今回は、営業事務の職務経歴書の書き方をご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
【営業事務の職務経歴書】営業事務でアピールできるポイント
営業事務は、採用担当者にアピールできることが多くあります。
しかし、ほかの業種に比べて差別を図ることが難しいところがネックです。
採用担当者に響くアピールができるよう、まずは業界研究をしっかり進めましょう。
この際に、企業の求める人材像を把握することが大切です。
仕事に役立つスキルや組織風土に合った人柄などをアピールしていきましょう。
ある程度軸を決めることで、より文章が作りやすくなります。
ここからは、営業事務でアピールできるポイントについて詳しく紹介するので参考にしてみてください。
業務内容
営業事務の業務内容は多岐にわたります。
電話応対や書類作成のほか、顧客の対応を任される機会も多いでしょう。
いずれにせよ、臨機応変な対応が求められます。
また、最近はSNSを通して情報を発信する企業も少なくありません。
企業のアカウントの運営を担い、情報を発信することも業務に含まれます。
このように、幅広い分野の業務を担当するのが営業事務の特徴です。
結果として、さまざまなスキルが身についてるといえるでしょう。
多様な能力があることは大きな武器といえるので、積極的にアピールすることをおすすめします。
職務経歴書に書く場合、文章全体の統一感を意識してください。
自分が一番得意だった業務を中心に文章を書き、最後に自分の強みをアピールします。
多様なスキルをアピールしつつ、自分の個性をしっかりと述べましょう。
コミュニケーション能力
先ほどご紹介したように、営業事務の業務内容は多岐にわたります。
そのため、たくさんの人に接する機会が多くあります。
取引先に電話したり、会議の日程を調整したりするなどなど、人に関わる業務がほとんどでしょう。
その際に培われるのがコミュニケーション能力です。
コミュニケーション能力は、どの業界でも重視されるスキルのひとつです。
うまくアピールできれば、選考を有利に進めることができるしょう。
また、コミュニケーションを取ることで情報の再確認につながり、余計なトラブルを回避することもできます。
一見すると、当たり前のことに感じるかもしれませんが、こうした細かい作業が円滑な組織運営につながります。
コミュニケーション能力をアピールできるエピソードがあれば、ぜひ職務経歴書に書いてみてください。
調整力
営業事務は、さまざまな仕事の調整役とならなければなりません。
たとえば、会議や商談の日程調整を正確に行う必要があります。
特に商談は会社の利益に大きく関わるため、日時や場所を何度も確認し、それぞれの担当者に伝えなければなりません。
こうした細かい業務をこなしていく中で、調整力が鍛えられるでしょう。
特に日本の場合、時間の正確性を重視する企業がほとんどです。
時間を守るという基本的なマナーを守れる人はかなり重宝されます。
自身の調整力を発揮できたエピソードがあれば、積極的にアピールしてください。
また、最近ではPCの人材管理システムが普及しつつあります。
しかしさまざまな事情により、管理システムが導入されていないケースも珍しくありません。
人材管理システムを使った経験があれば、入社後に活躍できるかもしれません。
自分なりの工夫
業務の仕方は人によってさまざまです。
たとえば、スケジュールを管理する業務があるとします。
その際に手帳に書き込むか、スマホアプリを活用するかは人によって異なるでしょう。
明確な規定がない場合は、個人の管理能力に任せることがほとんどです。
管理の仕方により、個人の人柄がわかるともいえます。
管理の方法で工夫したことがあれば、その内容をアピールしましょう。
その際は、なるべく業務内容を具体的に説明することが大切です。
自分のやり方だけを主張しても、効果的なアピールにはつながりません。
どのような手順で行い、そしてどんな効果が出たのかをわかりやすく伝える必要があります。
また、なぜそのような方法で業務をしていたのかなど理由を述べるのもおすすめです。
スキル
ExcelやPowerPointなどのパソコンスキルがある場合、それらも積極的にアピールしてください。
また、簿記検定などの資格は事務作業に直結するため、より採用担当者の印象に残ります。
もちろん、ほかの資格でも役に立つことが多いため、武器として活用できるといえるでしょう。
同時に、専門性が高い資格があるとさらに好印象です。
業界にもよりますが、やりたい仕事に必要な資格があれば取っておきましょう。
たとえば、英語であればTOEICやTOEFLで高得点を目指すなどがあります。
もちろん、すでにそのような実績があれば、資格取得欄に記載するだけで構いません。
いずれにせよ、スキルや資格があれば職務経歴書に書いておくようにしましょう。
【営業事務の職務経歴書】書くべき項目
職務経歴書を作成する際、書くべき項目がいくつかあります。
書くべき項目は、大きく分けて5つほどあります。
まずは自身の職務経歴を書きましょう。
その際は、自身が勤めた企業をすべて記載してください。
手間のかかる作業だと感じるかもしれませんが、記入漏れがあった場合、大きなトラブルにつながる可能性があります。
続いて、業務内容を詳しく書きましょう。
所属、相手企業まで具体的に書くとさらに好印象です。
その際に、自分なりに工夫したことがあれば詳しく書きましょう。
スキルだけではなく、人柄のアピールにも効果的です。
業務内容は、「入社後どんな風に働いてくれるのか」を採用担当者にイメージさせる大事な項目なので、きちんと記載してください。
また、資格を記載する欄があれば、それも併せてアピールしましょう。
自分のエピソードに資格を取った過程などを盛り込むと、文章に説得力が生まれます。
最後に書く自己PRの欄には、上記の項目を盛り込んで書くことをおすすめします。
一通りチェックして不備がなければ、職務経歴書の完成です。
【営業事務の職務経歴書】職務経歴書を書くうえでのポイント
職務経歴書で書くべき項目について紹介しましたが、まずは必要な項目をすべて埋められるように意識してみましょう。
それができたら、次は自分がアピールしたいポイントを考えてみてください。
実際に、自分の個性や職歴を希望する業種と照らし合わせることが大切です。
営業事務の経験で得た学びをアピールしましょう。
また、実際に業務を経験したことで得られたスキルがあると好印象です。
具体的なポイントを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
キャッチコピーを作る
自己PRをする際は、キャッチコピーなどを活用してみましょう。
簡潔かつインパクトのあるフレーズを使うことで、採用担当者の印象に残りやすくなります。
さらに、自分のアピールしたいポイントをより強調することが可能です。
キャッチコピーを作る際は、企業の求める人材であるかどうか確認するところから始めます。
企業のHPを見ると、求める人材像や理想像などが掲載されているので、これらに近いキャッチフレーズを作るように意識しましょう。
慣れないうちは、単語を書き出すことをおすすめします。
単語を組み合わせて、インパクトのある魅力的なフレーズを作ってみてください。
そのうえで、自分の経験などを盛り込むことが大切です。
良いフレーズができあがれば、ライバルとの差別化にも役立ちます。
企業側の視点になる
自己PRでは、客観的な視点が必要不可欠なため、企業側の視点に沿って作成することを意識してみてください。
実際に求められている人物像を把握するには、企業分析が欠かせません。
HPに理想とする人物像が記載されていることも多いので、日々の情報収集を怠らないようにしましょう。
自分自身を客観的に見て、どこが似ているかを確認することが重要です。
まったく一緒とまではいかなくとも、いくつか似たような要素があるはずです。
また、具体的なエピソードがあれば、それらも積極的に活用しましょう。
このとき、言い回しを工夫することで面接官の印象に残りやすくなります。
応募する企業に合わせて、魅せ方を変えられるように自己分析を進めましょう。
一見短所に感じる個性も多角的な視点で捉えることで、強みに変わる可能性があります。
差別化を図る
先ほども触れたように、ライバルとの差別化を図ることは大切です。
特に営業事務は、書類作成や電話応対などの事務作業がメインです。
ほかの業種と比べると、人と内容が被ってしまうことも多いでしょう。
それでは、自身の個性や強みが埋もれてしまいます。
もちろん、無理に個性をアピールする必要はありません。
しかし、自分の人柄や考え方がわかるよう、具体的な経験や思考を交えて説明することをおすすめします。
また、特別な資格を保有している場合、それらも積極的にアピールしましょう。
難関資格であればあるほど希少性が増し、選考を有利に運べます。
「差別化できるところがない」と悩む方も多いのですが、自己分析を進めることで、自分の強みは見つかります。
他人にはない長所を盛り込み、採用担当者の目を引くような職務経歴書を書きましょう。
【営業事務の職務経歴書】自己PRの例文
ここまで職務経歴書を書く際のポイントを紹介してきました。
自分の強みや個性を明確にし、コンパクトにまとめてアピールすることが大切です。
ある程度ポイントを押さえたら、職務経歴書の「自己PR欄」を記入しましょう。
しかし、いざ実践してみると苦戦する人も多いでしょう。
人にはないスキルや個性があるのに、文章でそれらを表現できない方も珍しくありません。
文章に対して苦手意識がある方は、箇条書きなどから始めてみるのもおすすめです。
以下に、自己PRの例文をご紹介するので、困っている方はチェックしてみてください。
業務内容 工夫をアピール
私は、納期や対応のスケジュールを可視化することを意識しました。
特に商談や打ち合わせの日程のミスは許されません。
ヒューマンエラーを防ぐために、常にダブルチェックを心がけました。
営業事務は、一人あたりの扱う情報量が多くあります。
実際にミスが多発してしまう時期もあり、大きな課題となっていました。
そこで、事務処理や書類作成する際に工夫することにしたのです。
全体で予定表を共有することで、相互の助け合いを促しました。
予定表を見えるところに掲示しておけば、全体の流れを把握しやすくなります。
結果として全体のミスが減り、より効率的に業務を進めることが可能になりました。
このような経験を活かし、貴社に入社後も効率よく業務に従事していきたいと考えています。
調整力 コミュニケーション能力をアピール
私は常にお客様、営業担当、技術担当と連絡を取り合うことを意識しました。
今後も長く契約を継続していただくには、相互の信頼が必要不可欠です。
しかし、信頼関係の構築には長い時間が必要です。
そこで、契約後お客様に電話などのアフターフォローを行い、信頼を得る努力をしました。
サポートの意味合いも兼ねていたため、お客様がどんなことに困っているのかもわかり、自身にとって貴重な経験となりました。
これは、社内でのコミュニケーションも同様です。
特に同じ営業担当の方や、技術担当と意見交換をする機会を定期的に設けました。
結果として社内の意識も高まり、確認ミスも少なくなりました。
貴社に入社後は、これまで培ったコミュニケーション能力や調整力を活かし、日々の仕事に取り組んでいきたいと考えています。
まとめ
今回は、営業事務の職務経歴書を書く際のアピール方法やポイントについて解説しました。
ほかの業種に比べると、事務業務というのは差別化が困難で、特にアピールできるところがないと悩んでしまう方も少なくありません。
しかし、工夫次第で他者との差別化は図れるため、今回ご紹介した内容を活用し、採用担当者に響くアピール方法を考えましょう。
その際には、単にスキルを並べるのではなく、自分の人柄がわかるようなエピソードを交えて伝えるのが有効です。
時間をかけて練り直し、納得のいく職務経歴書を書いてみてください。
