はじめに
社会人になれば、あらゆる場面において「PDCA」というワードを耳にすることがあるでしょう。
PDCAとは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の頭文字をとった言葉で、業務改善を目的とするプロセスのことです。
仕事の中では「PDCAを回す」という言い方で、たびたび使われることがあります。
PDCAを上手く活用すれば業務の改善が進み、仕事の効率が上がることで生産性向上も期待できるでしょう。
しかしながら、PDCAを十分に理解しておかなければ意味を成さず、かえって非効率となってしまう可能性もあります。
そのため、Plan・Do・Check・Actionそれぞれについて理解を深めることが何より重要です。
今回は社会人の方へ向けて、PDCAについて改めておさらいし、具体的な進め方とポイントなどについて解説します。
PDCAを上手く活用する企業も紹介しているので、興味のある方はぜひ参考にしてみてください。
仕事で触れることの多いPDCAって？
PDCAは、Plan（計画）・Do（実行）・Check（評価）・Action（改善）の頭文字をとった言葉です。
業務改善・品質改善のためのプロセスとして製造業を含め、あらゆる業界の事業で用いられています。
目標を立ててから進めるので、自分が今するべき具体的なアクションや組織の状況が明確化されるのがPDCAの強みです。
ただし最後のActionをこなして終了ではなく、再度Planに戻って計画を立て直さなければいけません。
一つの業務プロセスが完了したら反省点を踏まえ、再度目標を設定して組みなおすという一連の流れが、PDCAなのです。
PDCAを活用するメリット
PDCAを活用するメリットは、主に次の4つがあります。
- 具体的な方針を決めやすい
- 迷いなく業務を進められる
- 課題と改善点が発見できる
- コミュニケーションのきっかけになる
具体的な方針を決めやすい
まず一つ目が、具体的な方針を決めやすいということです。
企業活動では自分自身がやるべき仕事、組織として動いていく方向性などさまざまな要素があります。
Planで目標を設定しておけば、それぞれの目線から進め方がわかるようになり、改善に向けたアクションができるようになります。
逆に計画が曖昧なまま仕事を進めてしまうと、到達目標と実際の着地点に誤差が生じ、企業の成長が停滞することもあるでしょう。
迷いなく業務を進められる
PDCAにより目標とアクションすべきことがわかれば、迷いなく業務を進められます。
今自分がしている仕事が、どこに向かって進められているものなのかが不透明なままだと、やるべきことが散らかってしまうでしょう。
また業務に集中して取り組むことが難しくなると業務が非効率になり、生産性向上も見込めません。
PDCAを設定しておけば、何をやるべきかがはっきりとわかるようになり、モチベーションを欠かすことなく仕事に打ち込めるのです。
課題と改善点が発見できる
PDCAのプロセスを経ると、これまで気づかなかった課題と改善点が発見できます。
なぜなら事前に目標を設定してあるので、得られた成果だけでなく不足していた部分が見える化されるからです。
アクションまでの流れの中で、何を変えることで業務改善されるのかを分析できるようになれば、次回のPDCAサイクルにおいて取り入れるべき要素が見えてくるでしょう。
コミュニケーションのきっかけになる
PDCAサイクルは、コミュニケーションのきっかけともなります。
上司の場合は、PDCAの進捗等について部下への指導ができ、部下の立場からは上司からのアドバイスをもらえるといった機会が生まれるからです。
できていた部分については褒めることもでき、部下のモチベーションを高めるきっかけともなります。
PDCAは単に業務改善向上が見込めるだけでなく、時に上司と部下の円滑なコミュニケーションツールとして活用できるものです。
PDCAを活用するデメリット
PDCAを活用するデメリットは、主に次の3つがあります。
- 改善までに時間が必要となる
- 正しく回さないと効果が得られない
- 新しい発想は出にくい
改善までに時間が必要となる
PDCAはPlanからDoまで一通りのサイクルであるため、改善につながるまでに多くの時間が必要となります。
サイクルの途中で新たなPlanを立てることはできず、一度目標を設定したらDoまで進めていかなければならないという、PDCAならではの特性があります。
そのため間延びさせることなく、それぞれのセクションにおいて完了期日をしっかり設け、スムーズに取り組んでいく工夫が必要です。
正しく回さないと効果が得られない
PDCAは、正しく運用しなければ効果が得られない難しさがあります。
間違った運用で多いのが、PDCAを回すことが業務の一つとなり、形骸化されてしまっているパターンです。
目標がどこにあるのか、どのような実行が必要なのかを十分に理解してPDCAを回していかなければ、漠然とした作業の一つとなってしまい、思うような効果は得られないでしょう。
新しい発想は出にくい
PDCAサイクルは、新しい発想が出にくいと言えるでしょう。
前回の結果に基づき、次回もPDCAを回していくこととなるので、基本的には現状を維持する流れとなります。
業務改善において何か新しい目線やアイデアを出したいときには、PDCAサイクルは不向きなものだと言えるでしょう。
PDCAサイクルを回しながら新しい発想を出していきたいときは、第三者からのアドバイスを得る、他社の事例を参考にしてみる方法などがあります。
具体的なPDCAサイクルの手順
それでは具体的なPDCAサイクルの手順を見ていきましょう。
ここでは、各段階においてありがちな失敗例も合わせて紹介します。
P（Plan）：具体的に計画を立てる
Planでは、具体的な計画を立てていきます。
大枠の目標の設定と、達成までに必要なアクションプランについて考えていきましょう。
次の5W2Hを踏まえながら作っていくのが一般的です。
- 誰が（Who）
- いつ（When）
- どこで（Where）
- 何を（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
- いくらで（How much）
誰もが理解できるよう、可能な限りわかりやすいような内容で設定することが重要となります。
PDCAの最初のフェーズであるため、「なぜ目標を立てるのか」「なぜ計画が必要なのか」を意識するのがポイントです。
またスムーズにアクションに移行できるように具体的な業務の流れや数値を取り入れるようにしましょう。
【P（Plan）でありがちな失敗例】
P（Plan）でありがちな失敗は、理想が高すぎる目標を設定してしまうということです。
理想を高くしてしまうと、その分実行に移すハードルが上がってしまい、十分な業務改善効果が得られなくなります。
一連のPDCAが完了したのちも、再度PDCAサイクルを回すのが一般的です。
そのため最初から完璧を目指そうとして理想の高い目標を設定するのではなく、現状実現可能なレベルを意識しておくようにしましょう。
D（Do）：実行した活動を記録する
P（Plan）で落とし込んだ計画をもとに、D（Do）で実行し、活動内容や課題を記録していきます。
単に実行するだけでなく、活動内容をしっかり記録しておけば、のちの業務改善において参考となるデータができあがります。
また実行と言えば、決まった事柄を実直に進めるイメージがあるかもしれませんが、PDCAにおいては、実行に対しての検証も必要です。
「ほかの方法で進めることはできるのか」「有効的な実行であったか」などを踏まえながら実行に移していきましょう。
【D（Do）でありがちな失敗例】
D（Do）でありがちな失敗は、Planどおりに実行が進められなくなるということです。
Planのときにスケジュールを細かく設定し、To Doが見える化されていないと、何を始めれば良いのかが不明瞭になり、実のあるアクションができなくなります。
そうなると、場合によっては再度Planのフェーズに戻って、目標や計画を立て直す必要が出てきてしまいます。
C（Check）：目標に対しての達成度を確認する
C（Check）では、D（Do）を経て目標に対してどれくらいの達成度だったかを確認・評価していきます。
計画通りに進捗が進んでいない場合は、なぜ上手くいかなかったのかを分析・検証する必要があります。
目標に対する解決方法を見い出し、現在までの流れが適切かどうかを考えるフェーズが、このC（Check）に当たります。
またあわせて上手くいった要因についても適切に評価を下し、目標に向かって自信を高めていくことも大切です。
【C（Check）でありがちな失敗例】
C（Check）でありがちな失敗は、結果だけに目を向けてしまうことです。
「駄目だった」「良かった」ではなく、得られた結果から「なぜ駄目だったのか？」「どこが成功要因だったのか？」をしっかり洗い出す必要があります。
原因を知ることで、次のアクションにおける方向性が定まっていきます。
A（Action）：次に活かすための改善策を考える
A（Action）はCでの最終的な分析を経て、今後どのように対策をとっていくのかを具体的に考えていきます。
D（Do）で問題なければそのまま進め、もし進捗が上手くいっていないようであれば計画の変更、もしくは中止するなどのアクションが考えられるでしょう。
A（Action）にて今後の対策が把握できれば、再度PDCAサイクルを回していくのが一般的です。
【A（Action）でありがちな失敗例】
A（Action）でありがちな失敗は、改善点を上手く見つけられないというパターンです。
それぞれの段階において、きちんと取り組みをしておかなければ効果的な業務改善効果は見込めません。
修正するポイントがわからないまま、改善案を考えるのは非常に困難と言えるでしょう。
特にP（Plan）からD（Do）の部分は、のちの評価や改善案の発見にもつながっていくため、しっかりと作り込んでおく必要があります。
PDCAを活用するときのポイント
PDCAを活用するときのポイントは、主に次の4つです。
- 目標をできるだけ具体的に設定する
- 実現できる範囲内で計画を立てる
- 進捗を定期的にチェックする
- タスクで管理する
ここでは、PDCAを活用するときのポイントについて順に解説します。
目標をできるだけ具体的に設定する
PDCAの手順でも触れましたが、目標をできるだけ具体的に設定するようにしましょう。
これは特にD（Do）の部分に言えるポイントで、数字や具体的な結果を設定しておかなければ抽象的でわかりにくいものとなってしまいます。
例えば「前年度よりも多くの契約をとる」ではなく、「新規契約を20件獲得し、売上昨対比を15％以上にする」などです。
目標が具体的になれば、進むべき方向性がわかりやすくなり、PDCAを効果的に回すことができるようになります。
実現できる範囲内で計画を立てる
PDCAで計画を立てるときは、実現可能な範囲内にしておきましょう。
理想の高すぎる目標を設定した計画は途中でとん挫しやすく、どのように仕事を進めて良いのかも不明瞭となってしまうからです。
また詳細に詰められていない計画は形骸化されやすく、目標達成に進んでいる実感が得られないことで、社員のモチベーションが低下してしまうおそれもあります。
現在おかれている業務量や社内の状況を踏まえながら、実現できる範囲で計画を立てていくことが大切です。
進捗を定期的にチェックする
進捗を定期的にチェックすることも、PDCAを回す上で重要なポイントです。
進捗の確認は、主にD（Do）の部分で必要となってきます。
それまでの活動内容や課題をしっかりと記録していくことで、あとのCheck（検証）やAction（改善）において、成功・失敗した理由、改善案を考えるときの材料となるでしょう。
個人によるチェックは主観が入ってしまうことが多いので、社内で情報を共有してチーム一丸でチェックしていくのがポイントです。
自分では把握できなかった改善点や気づきが生まれるきっかけともなります。
タスクで管理する
PDCAサイクルの中で何を進めていくべきなのか、タスクでしっかりと管理しましょう。
Planで入念に計画を作り込んでいても、タスクがなければ思うように実行に移せず、Do（実行）が正しく機能しない可能性が高いからです。
PDCAサイクルにおけるタスク管理は難しく考える必要はなく、日頃業務で行うようなもので構いません。
例えば紙媒体であるTo Doメモやカレンダー、チームで共有できるタスクシステムの活用などです。
「いつまでに何をしなければいけないのか」を書き記すことで、よりスムーズにPDCAを回せるようになります。
PDCAの成功事例を持つ主な企業
PDCAサイクルは、多くの企業で実践されている業務改善策です。
誰もが知る大企業も例外ではなく、なかにはPDCAを使うことで業務を改善している企業も多くあります。
今回は、PDCAの成功事例を持つ以下3つの企業について見ていきましょう。
- トヨタ自動車株式会社
- ソフトバンクグループ株式会社
- 株式会社良品計画
トヨタ自動車株式会社
自動車業界大手のトヨタ自動車株式会社は、精度の高いPDCAにより業務改善に成功している企業です。
Planの部分では「トヨタ生産方式」というものを立案し、工場内における生産活動にて実践しています。
「ムリ・ムダ・ムラ」の考えのもと不要な業務を徹底的に取り除き、短期間で車の製造を実現できるような計画を立てました。
実行にあたるDoにおいては、必要なタイミングで必要な分を生産する方法を取り入れ、現在実行できるレベルまで落とし込んでいます。
Checkの部分では、不良品が発生した場合の状況把握と問題改善に努めています。
「不良品が出たから次はないようにしよう」とするのではなく、「なぜ不良品が発生したのか」「生産過程での問題はなかったのか」等を調査し、現場の責任者も巻き込み解決策の洗い出しに注力しています。
Actionにおいては社内全体で連携し、上手くいかなかった業務計画の見直しに努めています。
トヨタの例のように、メーカーの場合はPDCAサイクルを上手く活用することで、無駄を減らし、より生産性を高めることができます。
ソフトバンクグループ株式会社
ソフトバンクグループ株式会社は、PDCAサイクルの活用で大きな売上を確保しています。
以下のような「ソフトバンク3原則」に基づき、PDCAサイクルが練られているのが特徴です。
- 思いついた計画は、可能な限りすべて同時に実行する
- 1日ごとの目標を決め、結果を毎日チェックして改善する
- 目標も結果も、数字で管理する
検証は逐一、販売目標が1日ごと、1ヶ月ごと、1年ごとに区切られていて、スピード感を持ったPDCAサイクルが特徴です。
これは「超高速PDCA」と呼ばれています。
Planに時間を費やすことの多いPDCAサイクルですが、ソフトバンクではDoとCheckにリソースを割いているのが特徴です。
実行と検証を抜かりなく進めることによって、PDCAの高速化が実現できています。
株式会社良品計画
全国に無印良品を展開する株式会社良品計画もPDCAの成功事例を持つ企業です。
競合他社に遅れをとり業績が低迷していた時代に、PCDAサイクルを活用したことで風土改革を実施し、V字回復に成功しています。
「まずはやってみる」という精神からDoに重きを置いたPDCAで、全体的な流れを掴んだ上で改めてPlanを練るという独自のサイクルを設けているのが特徴です。
社内マニュアルは高頻度で見直す、実行のあとはすぐに評価と改善に入る等スピード感もあり、非常に再現性の高いPDCAサイクルを実現している企業です。
PDCAサイクル以外の業務改善手法
前に触れたとおりPDCAサイクルは多くのメリットがありますが、時間がかかる、形骸化されやすいといった部分はデメリットです。
企業によっては、以下のようなPDCA以外の業務改善手段を検討することもあります。
- OODAループ
- PDRサイクル
- STPDサイクル
- DCAPサイクル
PDCAと並んで主流となっている4つの業務改善手法について、順に紹介していきます。
OODAループ
OODA（ウーダ）ループは、アメリカで誕生した意思決定方法です。
「観察（Observe）」「状況判断（Orient）」「意思決定（Decide）」「実行（Act）」の頭文字を取っています。
繰り返す部分ではPDCAと同じですが、プロセスよりも迅速な判断と行動力に重点をおき、迅速な意思決定を下す必要があるときに活用されることの多い手法です。
またあらかじめ決まっている生産工程に当てはめていくPDCAに比べると、OODAは顧客ニーズの変化が激しい今の時代に適したフレームワークとなっています。
PDRサイクル
PDRサイクルとは、3つのプロセスでまとめられた業務改善手法です。
それぞれ「Prep（準備）」「Do（行動）」「Review（見直し）」の頭文字を取っています。
PDRサイクルは計画にあたるPlanの部分がなく、PDCAよりもスピーディーにサイクルを回せるのが特徴です。
評価についてはReview（見直し）で実施されることとなり、第三者からの意見を取り入れるため新しいアイデアが出やすいというメリットがあります。
また分析するプロセスも取り除かれているので、イレギュラーな業務が多く「まず行動してみなければわからない」という企業との相性が良い業務改善方法です。
STPDサイクル
STPDサイクルは、Planを後におく現状把握に特化した業務改善手法です。
それぞれ「見る（See）」「考える（Think）」「計画（Plan）」「実行（Do）」の頭文字を取っています。
見る（See）の部分で客観的なデータを集めて、考える（Think）を行い、そこで初めて計画（Plan）を練るサイクルになっているのが特徴です。
PDCAでは最初に計画を立てた場合、理想の高い目標を立てて実行しにくくなることがあります。
しかしSTPDサイクルの場合は、現状を把握した上で計画を立てるので、より再現性の高いサイクルが構築可能です。
状況が目まぐるしく変化する業界・業種で取り入れられることが多く、前例のない事柄にも対応できるサイクルとして知られています。
DCAPサイクル
DCAPサイクルはDoを最初に置き、Planを最後に回す業務改善方法です。
分析や改善案の模索など、各フェーズにおける進め方はPDCAと大きな違いはありませんが、すぐに行動に移せるため、スピーディーにサイクルが回せます。
また顧客のニーズや市場の動向を把握したうえで、改善につながる計画を練ることが可能です。
「材料を集めてから計画を立てたい」「より効果の出やすいサイクルを回したい」という企業で、多く取り入れられています。
まとめ
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
PDCAは業務改善につながるフレームワークとして多くの企業が実践していますし、上手く活用することで生産性向上や売上向上につながるケースもあります。
ただし効果を得るためには多くの時間が必要となり、思うような効果が得られないことも多いサイクルです。
そのためPDCAサイクルを回すときは正しい方法を理解し、形骸化されることのないようにすることが大切だと言えるでしょう。
生産工程が決められているメーカーなどでは非常に有効なものですが、業界・業種によってはPDCA以外のサイクルの方が、相性の良い場合もあります。
今回ご紹介したPDCAサイクルの成功事例なども参考にしながら、自社にとって最適な方法を考えてみてはいかがでしょうか。
