転職面接の日程メールのマナーや書き方を解説！例文を使って具体的に紹介

面接の日程調整メールで、「どう返信したらいいかわからない」「失礼にならないメールを作成したい」と悩む人も多いのではないでしょうか。

結論から言うと、テンプレートのメール文を利用してアレンジすると良いでしょう。

とはいえ、メール内容のどの部分に気を付けるか理解しておかなければ、マナーが守れていないメール文になってしまいます。

そこで、この記事ではメールにおけるビジネスマナーや書く際のポイントを前半に解説し、実際のシーン別の例文を後半に紹介します。

本記事を読めば、メールに関するビジネスマナーが身に付き、印象が良いメール文を作成できます。

ぜひ最後まで読み進めてください。

1. 転職の日程調整メールの内容は面接の合否に影響する

結論、面接の合否に影響する可能性があります。

面接日程メールは、企業の採用担当者との最初のコミュニケーションになることが多く、一番最初の第一印象を決めるからです。

転職者のコミュニケーション能力や言語能力、スケジュール管理などの基本的なビジネスマナーを判断できます。

メールを適当に返信する人も多いと思いますが、社会人として企業に失礼がないように、細かい部分まで注意しておきましょう。

2. 転職面接の日程メールで気を付けるビジネスマナー10選

転職面接の日程メールで気を付けるビジネスマナーは10個あります。

転職のメール対応について軽視しがちですが、メールこそがビジネスマナーの基本でもあるので、今回紹介するものはしっかり理解しておきましょう。

2-1. 24時間以内に返信メールを送る

企業から日程調整のメールが送られてきたら、24時間以内に返信しましょう。

企業側は、面接日程の調整する必要があるからです。

連絡が遅い場合は日程が決まっているのに調整する必要がでてくる可能性があり、企業に迷惑がかかります。

そのため、24時間以内にメールを返信するようにしましょう。

メール返信する時間帯は、企業側の営業時間内におこないましょう。

ただ、すぐに返信できない場合もあるでしょう。

すぐに返信できない場合は、以下のような返信がおすすめです。

大変申し訳ございません。

現職の業務都合上、日程がわかるのが〇月〇日になります。

面接日程に関しては、〇日までにご連絡させていただきます。

何卒宜しくお願い致します。

正直に、日程がわかる日にちを伝えるようにしましょう。

2-2. 必ずお礼を入れる

面接日程の返信メールには、必ずお礼の一言を添えましょう。

社会人として「お礼」することは、基本的なことだからです。

面接調整メールは企業が時間をかけて多くの応募者に送っています。

企業に時間や手間を取ってくれたことに対して、感謝を述べるようにしてください。

感謝をしないからと言って面接の合否に関わることは少ないですが、普段から感謝を伝えられるようにしておかなければ、人間性を疑われる原因になります。

2-3. 署名を入れる

面接日程のメールに署名を入れることも重要です。

企業は多くの応募者からメールが届くため、誰からの返信かすぐに把握するためです。

また、署名することで、メールの内容が終わる意味にもなります。

誰かからのメールか判断できるように、最後に署名はいれてください。

2-4. 元の本文を残して返信メールを送る

面接日程メールを返信する際は、元の本文を残して返信しましょう。

元の本文を残しておかないと、採用担当者はメール内容がわからないからです。

採用担当者は応募者からのメールだけでなく、業務内容のメールが大量にきています。

そのため、面接日程のメールが探しやすいように元のメール内容は残して置く必要があります。

2-5. 個人のメールアドレスを使用する

在職中の転職は、会社のメールアドレスではなく個人のメールアドレスで連絡しましょう。

会社のメールアドレスは業務で使用するもので、業務以外の目的で使用してはいけません。

そもそも転職のことが会社にバレるとトラブルになる可能性もあります。

転職活動用のメールアドレスを作っておけば、簡単に認識できるためおすすめです。

2-6. 太文字や色文字などの装飾を使わない

メールは太文字や色文字といった装飾を使わないようにしましょう。

企業のメールによっては文字化けする可能性もあり、伝えたい内容が伝わらないこともあります。

また、装飾文字が失礼になる可能性も考えられるでしょう。

下記にNGの例文です。

上記の例文の「！（エクスクラメーションマーク）」「……」などは、ビジネスシーンにおいて適した表現ではありません。

記号や装飾などはなるべく控えてください。

2-7. 改行や段落分けをする

改行や段落を分けてメールを作成しましょう。

改行や段落がない文章は、文字が詰まっており非常に読みにくいです。

以下が例文になります。

上記は同じ文章ですが、読みやすさが大きく違います。

読み手である企業が読みやすいメール文を作成できるように、改行と段落は使いこなしてください。

2-8. 正しい敬語を使う

メール作成するときは、正しい敬語を使うようにしましょう。

正しい日本語を使わないと失礼になるからです。

面接日程調整のメールや感謝のメールなどは、すべて「ビジネスメール」となり正しい敬語を使う必要があります。

例えば以下のような敬語に注意しましょう。

「了解しました」などは、上司にも使いがちですが実は間違いです。

同僚や部下などに対して使う言葉なので注意しましょう。

メール文は正しい日本語を使うように注意してください。

2-9. 内容を簡潔する

面接日程調整メールの本文内容は簡潔にまとめましょう。

必要のない内容が盛り込まれていると、採用担当者は応募者が何を伝えたいのかを理解するまでに時間がかかるからです。

基本的に、以上の内容だけを書きましょう。

どうしても伝えないといけないことがある場合は、以下の順番で書いてみましょう。

内容が無駄に長くなってしまうと「結局、何が言いたいの？」と採用担当者はなります。

そのため、最初に結論を伝えてから理由を伝えると、すぐに理解できる文章になります。

2-10. 会社名を省略しない

メールの宛名には会社名を省略して書いてはいけません。

会社名だけでなく、部署名や名前も省略せずに書きましょう。

省略すると企業に失礼になるからです。

会社名や部署名が長すぎる場合があるかもしれません。

その場合は、2行以内におさめるのが一般的なため、3行目にいかないように注意しましょう。

また、送られてきたメールに苗字しか書かれていない場合は、部署名を確実に書いて苗字の後に「様」と書くようにしてください。

3. 転職の面接日程調整メールを書く際の3つのポイント

転職の面接日程調整メールを書く際は3つのポイントがあります。

ポイントを抑えて面接日程調整メールを書くことで、スムーズにメール作成でき好印象なイメージを与えられます。

3-1. 具体的に日程確認する

1つ目は具体的に日程を確認することです。

具体的な日程を提示することで採用担当者は再確認できます。

企業から日程を提示してきた場合は、「ご指定いただいた日程で大丈夫です」と返信しないようにしましょう。

理由は、認識の乖離がおきてトラブルが起こる可能性があるからです。

日程を提示するときや確認するときは、「〇月〇日（〇）〇時～よろしくお願いいたします」と具体的に書くようにしてください。

3-2. 希望日程がない場合は、3つ以上の候補日を挙げる

自身で面接の日程を提示する場合は、3つ以上の候補日を挙げましょう。

候補日を1つだけ挙げると、採用担当者の都合が合いにくくなり、何回もメールのやりとりをする必要がでてくるからです。

採用担当者の都合がわからない以上、最低3つの選択肢を提示してください。

3-3. 日程変更する際は謝罪する

日程が決まっているにもかかわらず、日程を変更したい場合はメール文に必ず謝罪をいれましょう。

採用担当者にとって日程変更はめんどくさいことであり、1から予定を調整する必要があります。

やむをえない理由で日程変更する場合は、「大変申し訳ございません」という一言を添えて謝罪しましょう。

謝罪する場合もビジネスマナーや人柄が問われるため、丁寧な文章を心がけてください。

4. シーン別｜面接日程の返信メール例文6つ

シーン別に面接日程の返信メールの例文を6つ紹介します。

例文をそのままアレンジすれば、ビジネスマナーが守れたメール文が作成できます。

1つずつ紹介していきます。

4-1. 面接候補日が指定された場合

企業から提示された面接候補日の中から、希望する日時を選んで返信する場合があります。

3つほど候補日を提示することが大事です。

採用担当者としても調整しやすくなり、スムーズに日程を決めることができます。

4-2. 面接候補日の希望を伝える場合

希望の面接日時を3つ挙げるとよいでしょう。

ポイントは面接開始希望と面接終了希望を提示することです。

採用担当者との認識を合わせるために、具体的に書くようにしましょう。

4-3. 指定された面接候補日に行けない場合

企業から提示された日程で調整できない場合は、まずお詫びの気持を伝えましょう。

ポイントは、伺えない理由と面接可能な日時を提示することです。

日時に関しても複数候補を挙げるようにしましょう。

4-4. 日程変更したい場合

日程が決まったにも関わらず変更をお願いするわけなので、まずお詫びを伝えましょう。

次に理由と面接可能な日時を提示します。

ここでも3つ以上の候補日を挙げましょう。

4-5. 面接日程が決定したメールへの返信の場合

まずは面接の日程が決まったことに対して、感謝を伝えることが大事です。

次に、日時と場所の再確認として具体的に書いておくと、採用担当者との認識が合います。

4-6. 希望日時に合わせる場合

どの日時でも合わせられる場合もあると思います。

「いつでも大丈夫です」と書いてしまうと、企業に丸投げ状態になり失礼になるので、企業の都合に合わせる配慮が伝わるメール内容にしましょう。

5. 転職面接の日程メールによくある質問

転職面接の日程メールによくある質問に回答します。

Q1. 面接日程メールを書くときは、「貴社」「御社」どちらを使いますか？

メールなどの文面のやり取りの場合は、「貴社」を使います。

また電話や面接などの話し言葉では「御社」と言いましょう。

シーンによって使い分ける必要があります。

間違った使い方をすると、企業にも失礼になりビジネスマナーが守れないと捉えられてしまうので注意してください。

Q.2面接候補日は、日程調整メールをもらってから何日後が最適ですか？

1～2週間先くらいの間で設定しましょう。

企業は予定が詰まっている可能性があるため、「明日の午前中」などの直近の日時には無理があります。

少なくとも3日～4日後以降の候補日を挙げてください。

Q.3面接日程が決まれば、お礼のメールはいりますか？

お礼のメールはしておきましょう。

お礼の言葉と一緒に面接日時の再確認をするとより安心です。

採用担当者としても、お礼の返信がこないと「伝わっているかな」と不安になります。

そのため、お礼のメールは必須といえるでしょう。

例文は4-5で紹介しているので、参考にしてください。

まとめ｜面接の日程調整メールはマナーを守ることが大事

日程調整メールで悩んでいる人は、今回紹介した例文を元にアレンジして作成しましょう。

メールもコミュニケーションの1つです。

また、第一印象にも影響することから、丁寧なメール作成が重要です。

入社した後もメールのやり取りは増えるため、紹介したビジネスマナーを理解しておくと入社後も悩むことなくメール作成できます。