転職情報をチェックしていると「未経験者でも応募可能」との文字を目にします。
どの業界・業種でも経験者が優遇される確率が高いものの、未経験者のポテンシャルを考慮して採用する企業も多い傾向です。
事務職は、未経験者でも採用されやすいといわれています。
事務職にはどのような種類があるのでしょうか。
この記事では、事務職の種類に加え、事務職への転職に有利な人物像やスキルも併せて解説します。
事前に予備知識を蓄えておきましょう。
【未経験から事務へ転職】未経験で事務職へ転職は可能？
求人情報などによれば、事務職は未経験者でも歓迎されている職種のひとつです。
ひと言で事務職といっても、いくつかの種類があり、仕事内容が異なります。
最初に就いた事務職からスキルアップして別の種類の事務職に就いたり、知識を蓄えて別の職種へキャリアチェンジしたりできる可能性を秘めている職種です。
どの職種へ転職したいのか決めかねている場合は事務職を選ぶ、と考えている人も少なくありません。
ただし、未経験者が転職しやすい職種ゆえに、倍率が高く経験者が有利なのも事実です。
可能であれば、アピール可能なスキルを身に付けておくと自信をもって転職面接に臨めます。
【未経験から事務へ転職】事務職の種類と仕事内容
事務職といえば、オフィスでのパソコンワークをイメージする人が多いのではないでしょうか。
実際には、事務職はいくつかの種類に分かれており、配属される部署により仕事内容が異なります。
代表的な4種類の事務職に関する特徴や基本的な仕事内容を調べてみましょう。
詳細は、各企業で異なることを念頭に置きましょう。
一般事務
求人情報の中でも募集が多く、未経験者を歓迎しているのは一般事務です。
業界や業種、会社の規模により若干異なるものの、基本的な仕事内容は資料や書類の作成・電話や来客の応対が主な業務となっています。
加えて、各情報のデータ入力や管理・書類のファイリング・メール対応なども事務職の大切な業務です。
専門知識は不要な場合が多いため、未経験者でも心配いりません。
時折、監査などで急に書類の提示が必要になる場合があります。
その際に、すぐに必要な書類を見つけ、提出できる事務職は大変重宝される人材です。
企業によっては、一般事務の中に経理や庶務が含まれているケースも珍しくありません。
業務内容が幅広いものの、業務をこなすうちにスキルが身に付いてきます。
医療事務
病院・クリニックが募集している医療事務もよく目にするのではないでしょうか。
各医療機関の規模によりますが、窓口での受付・診療報酬の請求書作成・入退院手続きなどが主な仕事内容に含まれています。
他に求められているのは、各患者への医師による診断後、診断内容・検査の種類・薬の種類や量などの必要情報をパソコン入力したり、点数計算したりする大切な業務です。
ある程度、医療機関ならではの医療用語に精通していたり、制度に通じていたりする人が重宝されます。
未経験の場合は、事前に専門学校や通信教育などで基礎的な知識を蓄えているほうが有利です。
営業事務
営業職のサポート的役割を担うのが営業事務です。
営業に必要なプレゼンテーション資料や契約書類などの作成、受発注や顧客情報の管理などを行います。
外回りをしている営業職との良いコミュニケーションを保ち、正確でミスのない見積書や請求書の作成により自社の損益に大きく関わる重要な役割です。
企業によっては、電話やメールなどを利用した営業を任されるケースも少なくありません。
場合によっては、営業職への同行が求められる場合もあります。
転職前の専門的な知識はさほど求められておらず、入社後徐々に知識やスキルを身に付けていけるため、未経験でも安心して業務遂行が可能です。
経理事務
経理事務とは、名称どおり、金銭にまつわる業務を遂行する事務職です。
例えば、入出金管理・請求書発行・経費精算・決算業務などが主な業務内容に含まれます。
他にも、集金・支払い・社員の給与管理も大切な業務です。
決算期はもちろん、給与計算時期など、繁忙期があります。
勘定科目の内容や仕訳など帳簿の付け方に関する知識があれば、即戦力として採用される可能性が高い分野です。
金銭に関係するため、慎重さが求められます。
昨今は、使い勝手の良い会計ソフトが多数出回っており、上手に活用している企業も増えました。
未経験でも新しいソフトの利用が得意であれば、すぐに使い方に慣れます。
しかし、あらかじめ簿記検定などの資格があるほうが有利です。
【未経験から事務へ転職】事務職のメリット・デメリット
事務職への憧れがあったり、とりあえずどこかに転職したい気持ちが強かったりする場合、事前に事務職とはどのような職種なのかを調べておく必要があります。
メリットとデメリットをきちんと把握して、入社後に「こんなはずではなかった」と後悔する事態に陥らないよう注意しましょう。
事務職に就くメリット
事務職の大きなメリットは、未経験者でも転職しやすいことです。
実務経験や専門的な知識・スキルがなくても、引け目を感じる必要はありません。
また、他の職種と比べて、就業時間の予定どおりに業務を遂行できます。
大抵の企業では、決算を任される経理事務は別として、さほど残業する必要がありません。
データ入力や資料作成などを多く行うため、業務を遂行していくうちに自然にパソコンスキルが上達します。
スキルアップやキャリアアップができるため、満足感や充実感を得られることがメリットです。
加えて、上司や同僚が必要とする情報・書類の管理により、事業をバックで支える存在として重宝されます。
ライフスタイルに合わせて、働き方を選択しやすいのも魅力です。
事務職に就くデメリット
未経験者でもできるからといって、事務職が簡単なわけではありません。
データ管理や書類の作成、電話やメールの応対など、幅広い仕事内容をこなす必要があります。
企業によっては、オフィスワークだけでなく役所や銀行での手続きなど、外出する機会も多い傾向です。
任される業務量によっては、スケジュール管理が大変と感じるケースもあります。
加えて、データ入力など慎重さが求められる単調なルーティンワークは、成果が見えづらく地味な仕事と思われる傾向です。
仕事に対するモチベーションを高く維持するのが難しいと感じる人も多くいます。
【未経験から事務へ転職】未経験でも挑戦しやすい業界
事務職の仕事内容は、所属する業界によっても異なります。
未経験でもストレスを大きく感じることなく、挑戦しやすい業界があることを覚えておきましょう。
それは、ポテンシャルを重視する傾向が高い、金融・保険業界／IT・通信業界／広告・マスコミ業界です。
最初は大変と思うのは自然なことですが、入社後業務遂行するうちにスキルアップが見込めます。
具体的にチェックしてみましょう。
金融・保険業界
銀行や証券会社などの金融機関で金融業務に関連した事務作業を行ったり、各種保険を取り扱ったりする事務職は、専門的な知識が必要な難しいイメージがあります。
もちろん、金融関連の相談業務を担当する部署では、顧客から信頼されやすいよう資格取得が大切です。
しかし、顧客へのローン・定期預金や保険商品の紹介などは、入社後に取り入れた知識を活用できます。
また、窓口での顧客対応や電話・メール対応、データ作成や書類の管理などは、未経験でも挑戦しやすい業務内容です。
経験もある程度考慮されるものの、金銭や情報を正確かつ慎重に扱う処理能力や円滑なコミュニケーション能力のほうが重視されます。
新たな知識を取り入れる向上心がある人が向いている業界です。
IT・通信業界
IT・通信業界とは、ソフトウエア開発会社・コンテンツ制作会社・携帯電話会社など、情報伝達や処理を行う業界のことです。
業務内容は幅広く、大手企業だけでなくベンチャー企業も多数存在します。
IT・通信業界では、データ入力・各種書類作成・顧客への対応などが事務職の主な仕事内容です。
顧客からの問い合わせに対して、通信契約内容の確認を行う場合もあります。
いずれにしてもパソコンスキルは必須ですが、経験が重視されるわけではありません。
公共性が高いIT・通信業界は、今後も高い需要が見込まれており、大抵の場合将来性を心配せずに安定した収入を得られます。
ただし、技術の進歩が目覚ましい業界のため、常に最新の知識や技術を取り入れる姿勢が重要です。
未経験者でもその点をアピールしましょう。
広告・マスコミ業界
インターネットやテレビなどのメディアを通して、さまざまな情報を配信する広告・マスコミ業界は、数多くの人に影響を及ぼす仕事を担っています。
広告業界は、マスコミ業界の広告スペースや時間枠を各企業などに販売している業界です。
広告・マスコミ業界では、テレビ番組やCMの制作、企業の紹介や商品販促など、さまざまなジャンルを取り扱っています。
事務職は、プレゼンテーション向けの資料作成・視聴率のデータ集計・広告販売に関する受発注など、バラエティー豊かな仕事内容です。
入社後マスターする知識やスキルが多いため未経験でも挑戦しやすく、キャリアチェンジを目指せる環境でもあります。
【未経験から事務へ転職】未経験者は避けるべき難易度の高い事務職
未経験者でも採用されやすい事務職ですが、全ての事務職が未経験者を歓迎しているわけではありません。
実務経験や専門的な知識を持ち合わせている人を募集している場合があります。
応募者が少ない場合、ポテンシャルを考慮して未経験者を採用するケースもゼロではありませんが、入社後の難易度が高いことを覚えておきましょう。
代表的なのは、経理事務と貿易事務です。
経理事務
金銭を扱う経理事務には、大きな責任があります。
どの仕事でもミスがないよう注意する必要がありますが、経理事務の場合はミスしないのが前提です。
また、帳簿の仕訳に関しては簿記の知識が必要で、データ入力のためには表計算ソフトなどをスムーズに使えることが求められます。
基本的な簿記の知識やソフトの使い方を知らなければ、即戦力とはなりません。
大抵の企業では、経理事務を募集する場合、即戦力となり得る人材を求めています。
そのため、求人募集の応募条件に実務経験年数を記載しているケースが多い傾向です。
ただし、簿記の資格や学校での疑似体験があれば採用される可能性があります。
貿易事務
商社や物流会社などで輸出入の業務に必要な事務作業を行う貿易事務は、専門的な知識が求められる職種です。
貿易業務で取り扱う書類は膨大で、重要な役割があります。
例えば、さまざまな契約書類や法的な許可申請書類などです。
漏れがないようチェックする必要がある他、記入ミスがひとつでもあれば大きな損害となりかねません。
そのため、法律面での知識や必要書類のチェックなどに関する実務経験がある人が優遇されます。
また、大抵の場合、英語をはじめとした語学力や貿易相手国に関する知識も必要です。
未経験者にはハードルが高い反面、事前の準備次第では挑戦できる可能性が高まります。
【未経験から事務へ転職】企業が事務職に求める人物像
転職面接では、経験やスキルが見られるとはいえ、多くの採用担当者が注目しているのは応募者の人物像です。
企業が求める人物像に見合った人物であれば、未経験者でも好印象を与えられます。
業界や業種により若干の違いがありますが、一般的に事務職に求められる人物像は主に3つです。
自分のアピールポイントを把握しておきましょう。
幅広い業務を担える人
一般的に、どの企業の事務職も、一つの仕事だけを黙々と行っているわけではありません。
データ入力・書類の作成・ファイリング・電話対応など、幅広い業務を任されるケースがほとんどです。
未経験者で入社した場合、最初は一つの業務だけかもしれませんが、経験を積み重ねるうちに業務内容が広がることが考えられます。
何事も前向きに取り組む姿勢やフットワークの軽さは、好印象を与えるポイントです。
また、場合によっては、社内で緊急な別の業務を頼まれるケースもあります。
必要業務に優先順位を付け、臨機応変に対応する力が大切です。
幅広い業務を任されたときを見据えて、柔軟に受け入れたり、新しいことを吸収したりできるかどうか自己分析しておきましょう。
他人の気持ちをくみ取れる人
オフィスでのデスクワークがイメージの事務職では、人との関わりが少ないと思われがちですが、実際はそうではありません。
書類作成も電話応対も他の人との関わりが必要です。
自分が作成する書類がどのように利用されるのかを考慮できれば、相手が必要としている情報を組み込んだ書類作成ができます。
また社内外の人と電話応対する際も、心地良く爽やかな印象を与える存在であれば、会社の雰囲気が良くなりイメージアップにつながるのではないでしょうか。
他人の気持ちをくみ取ってくれる人には仕事を頼みやすいため、社内でも重宝されます。
事務職は未経験でも、気配りできる人物像が気に入られて採用されるケースは多いことを覚えておきましょう。
ルーティン業務が得意な人
事務職は、幅広い業務を担うとはいえ、単調な仕事も多々あります。
毎日あるいは毎月、決められたルールに乗っ取り、データを入力したり書類を管理したりしなければなりません。
バラエティーに富んだ刺激が多い仕事内容を好んでいるのであれば、単調なルーティン業務は向いていないと考えられます。
長期間にわたり同じ仕事をしなければならない状況でも、モチベーションを維持しつつ業務遂行できるかどうか自己分析しましょう。
加えて、自社の売上高や顧客情報など重要な情報が含まれている書類を扱うケースもあります。
単調なチェック作業の場合でも、ミスなく正確な作業が必要です。
また、ルーティン業務を効率的かつスピーディーに作業できるかどうかも大切なポイントとされています。
【未経験から事務へ転職】事務職に必要なスキル
事務職は未経験でも大丈夫と安心して何も努力せずにいると、他の応募者から差を付けられてしまう可能性があります。
未経験でも応募できる職種はさほど多くないため、競争率が高いためです。
可能であれば、事務職への転職を考え始めた時点から、必要とされるスキルを身に付けるべく努力しましょう。
歓迎される代表的なスキル4つを解説します。
コミュニケーション能力
どの職種でも重宝されるスキルは、コミュニケーション能力です。
コミュニケーション能力とは、上手に話せることを意味するのではありません。
自分の意見を正確に伝えることに加え、相手の意図を正確にくみ取る能力も含まれます。
事務職の場合、社内で必要な情報管理をするためには、指示する人の意図や目的に関して正しい理解が重要です。
また、応対する来客にはさまざまなタイプの人がいます。
例えば、他社からの営業職が来た場合、自社のイメージを崩すことなく上手に断る技術が求められるケースも少なくありません。
どのような場面に遭遇した場合でも、仕事を円滑に進めるためには高いコミュニケーション能力が必要です。
ビジネスマナー
来客への対応や電話・メールをする機会が多い事務職は、基本的なビジネスマナーがある人が重宝されます。
ビジネスマナーの具体的な例は多岐にわたりますが、基本的なマナーの5原則は、表情・あいさつ・身だしなみ・言葉遣い・態度です。
明るさ・元気・爽やかさなど、仕事上関わる相手を不愉快にさせない言動を心掛ければ、好印象を与えられます。
単に決められた業務だけをこなすのではなく、どのような状況が生じても臨機応変に対応できる力も大切です。
身だしなみもビジネスマナーに含まれます。
シワや汚れがない服装やきちんとした髪型など、整えられた身だしなみをしている事務職は、会社のイメージアップにつながる存在です。
事務処理能力
基本的に、事務職にはパソコンスキルが求められます。
未経験者ゆえに高度なスキルは期待されていないものの、基本的なパソコン操作は必要です。
可能であれば、WordやExcelなどを使えるように練習しておきましょう。
加えて、書類の作成およびファイリングも事務職の基本的な仕事内容に含まれます。
複数の業務が重なった場合、行うべき業務の優先順位を付けて処理する事務処理能力がなければ業務が滞りかねません。
関係する人に迷惑を掛ける事態が生じてしまいます。
デスク周りをはじめ事務所内を整理整頓し、スケジュール管理ができることも事務処理能力が高い人の特徴です。
【未経験から事務へ転職】事務職で役立つ資格
経験やスキルに加え、転職面接で注目されるのは取得している資格です。
事務職で役立つ資格は数多くあります。
求人募集要項に記載されていなければ、資格がなくても問題ありません。
しかし、資格があれば自分のスキルを証明する助けになります。
可能であれば、事務職への転職成功を目指し、役立つ資格を取得しておきましょう。
ビジネス実務マナー検定
自分では基本的なビジネスマナーを心得ていると思っていても、実際には証明する手だてがないと思った経験はないでしょうか。
そのようなときに役立つのは、ビジネス実務マナー検定です。
ビジネス実務マナー検定は、1級~3級までのレベルに分けられています。
基本的なマナーだけでなく、企業実務・電話実務・対人関係などを含め、さまざまな場面でのマナーやスキルを証明できる資格です。
専門的な知識が問われる検定のため、自分の持っているマナーの度合いを判定する助けになります。
事務職だけでなく、どの職種に転職する際も役立つ資格です。
マイクロソフトオフィススペシャリスト
パソコン操作の能力を証明するのに役立つ資格は、知名度が高いマイクロソフトオフィススペシャリスト（MOS）です。
Word／Wxcelのマイクロソフトオフィス製品は、大抵の企業で導入されています。
データ管理や書類作成の際に使用するよう求められたり、部署内で共有したりするケースも珍しくありません。
どの程度使いこなせるかを転職面接の際に伝えるのは難しいため、マイクロオフィススペシャリスト検定を受けていれば、自分のスキルを証明するのに役立ちます。
マイクロソフトオフィスのソフトバージョンごとに、一般レベルと上級レベル（エキスパート）が用意されており、好きな検定を受験可能です。
秘書検定
秘書検定は、秘書になるわけではなくても、社会人として常識やマナーを身に付けていることの証明となります。
秘書検定は、敬語の使い方・メールや電話での対応方法に加え、各種書類の作成などビジネスに役立つスキルをマスターするのに役立つ資格です。
経営や財務面での知識も学べるため、事務職に役立つスキルが数多く含まれています。
振る舞いや話し方を含め、相手に好印象を与える作法も習得可能です。
1級~3級まで用意されており、準1級と1級では実践の振る舞いがチェックされる面接試験があります。
転職面接の練習ともなり、ビジネスマナーを持ち合わせていることの証明となり得る資格のため、受験を検討してみましょう。
日商簿記検定
経理事務を希望している人におすすめなのは、日商簿記検定です。
企業の規模によっては、一般事務の仕事内容に経理が含まれていることが明らかな場合があります。
そのような企業への転職を希望する場合も、日商簿記検定を取得しておけば、即戦力となる人材と見てもらえる可能性が高い傾向です。
簿記とは、経営活動での入出金記録を管理する技能を指します。
自社の財政状態や経営成績などを把握するのに役立つ考え方で、キャリアアップを目指すビジネスパーソンに勧められている資格です。
日商簿記検定では、1級~3級まで用意されています。
勘定科目など経理に関係する専門的な知識を蓄えることが可能です。
ITパスポート
近年、社会のさまざまな分野でIT化が進んでいます。
業界や業種を問わず、ITに関する総合的な知識が必要になってきました。
そのような時代の流れに対応すべく、ITおよび経営全般に関する基礎的知識を証明するための国家試験がITパスポートです。
ITパスポートでは、ITの知識はもちろん、AI・ビッグデータ・IoTなどの新技術／アジャイルをはじめとした新手法に関する知識が問われます。
加えて、経営戦略や財務などの知識／プロジェクトマネジメントに関する総合的知識を問われる試験です。
多くの企業では、ITに関する知識を持っている人材を戦力とみなし採用するケースが多くあります。
【未経験から事務へ転職】事務職へ転職するためにやるべきこと
事務職に限らず、転職する際は事前の準備を怠らないようにしましょう。
ビジネスパーソンとしての経験が豊富な採用担当者には、応募者が未経験者でもきちんと準備してきたことが分かります。
資格取得やスキルアップ以外に、転職に向けて行えることをチェックしてみましょう。
事務職の仕事内容を調べる
応募したい企業が求める事務職に関して、求められている仕事内容がどのようなものかを調べるようにしましょう。
企業の公式ホームページや求人要項を確認し、企業の事業内容や取引相手に関する情報も調べておけば、事務職の仕事内容をイメージするのに役立ちます。
例えば、電話でのやりとりが多い企業であれば、電話対応に関するマナーが必要です。
また、商材・サービスを販売している営業関係の企業であれば、営業事務への準備ができます。
募集条件をくまなくチェックし、求められている人物像やスキルを把握するようにしましょう。
得た情報に合わせて資格取得を検討できます。
事務職に転職したい理由を考える
転職面接に備えて、数ある職種の中からなぜ事務職を希望するのか、はっきりとした理由を考えることは大切です。
事務作業そのものが好きだったり、ルーティン作業が得意だったりなどの理由を考え、自己分析しながらメモに書き出してみましょう。
中には、未経験者でも大丈夫な職種を選んでいる際に事務職が目に入ったケースや何となく事務職に決めたケースなど、転職理由が明確でない人もいます。
そのような場合は、事務職のメリット・デメリットをチェックし、自分の希望条件と照らし合わせてみましょう。
自分が事務職に向いている部分を探します。
次に、応募先企業に関する情報を集め、共感できる部分を探してみましょう。
応募先企業での事務職にどのような魅力があるかを考えるのは効果的です。
自分が持つスキルや資格の棚卸し
事務職は未経験でも、これまで培った経験やスキルは誰でもあるのではないでしょうか。
サービス業や販売業の経験があれば、コミュニケーション能力が培われていると考えられます。
パソコンを使うのが得意であれば、パソコンスキルがアピールポイントです。
学生時代やアルバイト経験などで後輩や新人への教育経験やシフト管理の経験があれば、マネジメントスキルがあると考えられます。
これまでの経験を振り返りつつ、自分が持つスキルや資格の棚卸しが必要です。
思い出したことを深掘りし、メモに書き出すことは役立ちます。
メモを見ながら、どのような表現でアピールできるかをまとめてみましょう。
志望動機と自己PRを書く
転職に備えて重要な事前準備は、志望動機および自己PRの作成です。
採用担当者の心に訴える魅力的なものを作成できれば、転職を成功させる可能性が高まります。
転職希望者の場合「今後また同じように転職する可能性があるのではないか」と懸念を持たれることは避けられません。
そのような懸念を払いのけるために、なぜ応募先企業を選んだのかを具体的に書きます。
加えて、自分のスキルや経験がどのように事務職に役立つかに関するアピールが重要なポイントです。
未経験でも入社後に企業に貢献できる人材となり得ることを、簡潔かつ具体的なエピソードを交えて書くようにしましょう。
まとめ
事務職には、一般事務・医療事務・営業事務・経理事務など、種類がさまざまあります。
専門的な知識が求められる事務職がある一方、未経験でも応募可能な事務職が大半のため、転職希望者に人気の職種です。
ただし、未経験でもOKの事務職は、競争率が高い傾向にあります。
事務職のメリットやデメリットを把握し、きちんとした事前準備が成功のこつです。
可能であれば、ビジネス実務マナー検定やパソコンスキルなど、資格取得やスキルアップを目指した努力をして転職を成功させましょう。
