これから事務職への転職活動を進めている人の中には、履歴書や職務経歴書の作成に勤しんでいることでしょう。
書類作成をする中で「難しい」と言われているのが、自己PRです。
今までの自分の経歴やスキルに対してどの程度アピールすれば良いのか、特に転職が初めての方は悩むはずです。
今回のコラムでは、事務職に転職を検討している人が内定率をアップさせるための自己PR作成のコツをご紹介します。
事務職として何が評価されやすいのかも含め、例文付きでご紹介しているので、ぜひ履歴書・職務経歴書作成前の参考材料としてご覧ください。
目次［目次を全て表示する］
【事務転職で効果的な自己PR】評価されるポイント
自己PR作成に取り掛かる前に、まずは企業の採用担当者が見ているポイントを抑えておきましょう。
あなたのどういった経験やスキル、人柄が評価されるのかを知っておくことで、効果的な自己PRを作成することができます。
事務としての経験
事務職へ転職をするのですから、まず見られるのは事務の経験です。
事務職として就業した経験がなくても、どの程度のレベルの事務作業が可能なのかを見られます。
例えば、販売スタッフとして働いていた人なら、バックヤードでパソコンを使った業務をしていたと思います。
営業として働いていた人なら、ExcelやPowerPointなどのツールや、Salesforceなどの営業管理システムを利用していたことでしょう。
その業務のなかでどういうシステムを利用していたのかを見ており、どの程度のパソコンスキルを有しているのかを判断しています。
なお、事務の経験がなくてもスキルとしてアピールできるものは以下が代表的です。
・Excel（四則計算、セルの書式設定、関数、グラフ作成、自動マクロ、VBA）
・PowerPoint（プレゼンテーション資料の作成、アニメーションの設定）
・Salesforce
・Kintone
・請求書作成
・伝票作成
・納品書作成
・プレゼン資料作成
・チラシ／ポップ作成
コミュニケーション能力
事務職は基本的にデスクワークですが、一日中パソコンにかじりついているというわけではありません。
社内外の人とのコミュニケーションも多く発生します。
そのため、コミュニケーション能力も求められるのです。
特に営業事務や医療事務などは顧客とのコミュニケーションが必須です。
相手に不快感を与えないよう、親しみやすい印象とある程度の会話力がないと務まりません。
また、社内の人とのコミュニケーションも多くあります。
事務職は会社の業務の事務業務全般を担っているため、他部署の人から依頼された書類作成をすることも少なくありません。
そのため、円滑なコミュニケーションが取れないと業務が滞ってしまうことになりかねません。
営業職ほどのコミュニケーション能力は必要ありませんが、人と接することに抵抗がない程度の能力は必要です。
入社後のビジョン
入社後のビジョンを知ることで、採用担当者はあなたがどの程度長く働いてくれるかと、どういうステップで成長してくれるかを測ります。
事務職に転職をする人の中には、「なんとなく楽そうだから」「プレッシャーが少なさそう」というイメージを持って面接を受ける人もいます。
入社後に何のビジョンも持っていないと、採用しても会社はどう成長させていけば良いかわかりませんし、すぐ辞めてしまうというリスクも想定します。
2年後、5年後などにどういうスキルを身につけていたいか、どういう自分になっていたいかを言語化して伝えることができれば、成長意欲を提示することにもつながります。
【事務転職で効果的な自己PR】事務職には色々な職種がある
「事務職」と一口に言っても、その種類は様々です。
一般的には、一般事務や営業事務がメジャーな事務職でしょう。
しかし、企業や属している業界によって、事務職の業務は様々です。
ここからは、事務職の種類についてご紹介します。
メジャーな事務職に加えて、あまり知られていない事務職についても網羅的にご紹介するので、これから企業選びをする方はどういう業界に行きたいかも含めて検討してみてください。
一般事務
一般事務は「OA事務」とも言われており、日本のほとんどの企業で存在する事務職です。
担当している業務は幅広く、請求書作成や伝票作成、社内共有資料作成、来客対応などを複合的に担当します。
特に、規模の小さい企業では営業事務や経理事務などの専門性のある事務職が存在しない場合もあるので、一般事務がそれらの業務をまとめて担当しています。
やることが多く大変なイメージがありますが、専門性がない分採用基準が低い傾向にあり、事務職として未経験でスタートしたい方に多く選ばれている職種です。
パソコンスキルはもちろん必要ですが、基本的にはExcelやWordなどの初歩的な使用ができれば問題ありません。
会社の縁の下の力持ち的な存在なので、あとはコミュニケーション能力を持って面接にのぞめば、採用される確率が上がるでしょう。
営業事務
営業事務は、文字どおり営業職の事務作業を担当する事務職です。
基本的に営業はフロントマンとしてお客様の前に立ち、営業活動や商談をして受注します。
その過程では様々な資料が必要であり、これらの資料を作成するのは営業事務の仕事です。
例えば、見積書の作成や提案書類の作成など。
営業は営業活動に専念して行動しなければ数字を上げることはできませんので、かわりに営業事務が事務作業を担うというわけです。
また、資料や書類作成以外にも、顧客への電話対応など、コミュニケーションが必要なシーンも多く存在します。
会社によっては営業アシスタント的に営業活動をすることもあるため、「どうしても営業っぽい仕事は避けたい」という人は、求人情報の仕事内容をよく読んだ上で応募するか検討しましょう。
経理事務
経理事務は、会社の経理業務を担当する仕事です。
毎月末に各部署から送られてくる領収書をまとめて経費精算をしたり、帳簿の作成や伝票の仕分け処理を担当します。
部署としては「経理部」に配属されることが一般的ですが、中小企業やベンチャーなどは一人の経理事務が会社の経理業務全般を担当することもあります。
なお、経理事務として働くためには基礎的なパソコンスキルを有しているだけでは難しく、日商簿記や会計に関する資格・スキルを保有していることが求められます。
人事・労務事務
人事・労務事務は、会社の採用活動や社員の労務関係の事務処理を担当しています。
採用活動の際はエージェントと打ち合わせをして採用プランを考えたり、会社説明会や面接日の調整などを行います。
最近はSNSで採用広報をする会社も増えているので、採用専門のSNSアカウントを保有している会社ならSNS運用も人事・労務事務の仕事です。
また、在籍している社員の労務管理では、勤怠状況の確認や給与計算、シフト管理、社会保険の手続きなどを行います。
保険関係の手続きは少し複雑で、社員が病気になった時の傷病手当申請や業務中の事故の労災申請なども担当します。
入社するために特別な資格は要りませんが、前職で採用活動やシフト調整に携わった経験など、何らかの形で人事に携わった経験があれば尚良いでしょう。
総務事務
総務事務は、総務部に配属される事務職です。
会社の経営において必要な広報活動や備品・設備管理、各部署から送られてくる稟議書の承認業務、社内イベントの企画などを総合的に担当します。
一般事務と似ていますが、総務事務は一般事務のような現場寄りの仕事ではなく、「会社の運営のための事務」というイメージです。
総務事務になるために必要な資格は特にありませんが、マルチタスクな仕事なので、転職者の場合はビジネスの現場で通用するある程度の社会経験が必要です。
医療事務
医療事務は、クリニックや総合病院などで事務を担当する職業です。
病院の受付で来院受付をしたり、会計業務を行なったりするため、他の事務職に比べるとコミュニケーションが多くあります。
また、事務としてパソコンを使って作業する内容としては、「レセプト業務」が代表的です。
レセプト業務とは、患者の自己負担分以外の費用（保険適用額の診療費用）を健康保険組合に請求する業務です。
なお、診療費用は病院で行われる医療行為の種類によって細かく決められているため、専門的な知識が必要です。
そのため、医療事務として働くには以下のような資格を取得しておくことをおすすめします。
・医療事務技能審査試験
・医療事務管理士
・診療報酬請求事務能力認定試験
・医療事務認定実務者
法務事務
法務事務は、会社と取引先間で行われる法的な手続きを担当する事務です。
代表的なのは契約書のリーガルチェックなど。
顧問弁護士に依頼をして契約書に不備がないか、慎重に確認しながら進めます。
そのほかにも、多数の取引先との契約で応用できるような契約書の雛形作成や、社員の雇用契約書の作成などもあります。
また、大手企業だと特許申請を行なったり、知的財産権の管理なども法務事務が担当します。
コミュニケーションをとることよりも、パソコンで書類作成をしたり入念に読み込んだりする作業が中心です。
法律に関してのある程度の知識が必要なので、全くの未経験から転職するのは少し難しいでしょう。
大学時代に法学部だった人や、法律関係の事務所で働いていた人に向いています。
貿易事務
貿易事務は、主に商社などに存在する事務です。
輸入や輸出に関する全般的な手続きを行うことが多く、通関手続きや船便・空便の手続き、保管倉庫の手配などを担当します。
また、総合商社では海外企業や現地法人とやりとりすることが多いため、英語や中国語を使うシーンもあります。
そのため、TOEICのスコアを武器に転職活動をすることが好ましいでしょう。
大手商社ならTOEIC800以上、中小企業ならTOEIC700以上が目安です。
【事務転職で効果的な自己PR】職種別｜自己PR例文
書類選考や面接をパスする確率を上げるためには、行きたい業界や職種に合わせた自己PRを作成することが大切です。
ここからは、先ほどご紹介した職種別に効果的にアプローチできる自己PRの作成方法を、例文付きでご紹介します。
会社の採用意向に合わせて、効果的な自己PRを作成しましょう。
一般事務
一般事務に転職をする場合、マルチタスクが得意なことや柔軟な対応力を自己PRにすると良いでしょう。
一般事務は会社の総合的な事務業務を担当するため、できることが多ければ多いほど好印象です。
私が得意としていることは、マルチタスクの管理です。
前職ではxxの業務をしており、私はxxやxxなどの業務を総合的に担当しておりました。
通常業務であるxxは毎日のルーチンワークでしたが、急な案件の依頼が1日にx本程度来るため、常に複数の種類の業務をこなしており、そこでマルチタスクのスケジュール管理能力が身につきました。
私が貴社に入社させていただけることができれば、事務として多岐に渡る業務を担当させていただけると存じます。
営業事務
営業事務に転職するときにアピールしたいことは、コミュニケーション能力やサポート力です。
営業事務は取引先とのやりとりや、担当営業との意思疎通が必要な仕事です。
そのため、柔軟に対応できる人材であることをアピールすると良いでしょう。
私は前職のxxの仕事で、1日にxx人ほどのお客様の接客しておりました。
来店されるお客様の年齢層はお子様から高齢者まで幅広く、そこで柔軟な対応力を身につけることができました。
業界的にクレームが多い職種ではありましたが、私はどんなお客様でも気持ちよく過ごしていただけるようにヒアリングを徹底することで顧客満足度を上げてまいりました。
努力の甲斐あって、社内の顧客満足度ランキング1位を獲得し、表彰された実績も持っております。
事務職は未経験ですが、貴社に入社できたあかつきには、前職で培った対応力を持って取引先や営業の皆様と円滑な仕事を進められると存じます。
経理事務
経理事務への転職は、基本的に経理に関わる資格や経験が求められます。
もし経験がなくても、何かしらの形で経理に関わった実績があればアピールになるでしょう。
もちろん、日商簿記などの資格を保有していれば自己PRに盛り込むことをおすすめします。
私は経理事務としての経験はありませんが、前職でxxの職についていたこともあり、月末のチーム内の経費精算や会計データの入力を担当していた経験があります。
その経験から経理事務の仕事に興味を持ったため、在職中に日商簿記3級の資格も取得いたしました。
貴社とのご縁をいただけましたら、はじめは探りながらかもしれませんが、経理業務のベースとなる前職での経験と資格を活かして成長したいと考えております。
人事・労務事務
人事・労務事務に転職するときは、人材採用に携わった経験などをアピールすることができます。
販売職で店舗のアルバイト採用やシフト管理の経験がある方や、人材系の会社で働いていた経験があればぜひアピールしましょう。
私は前職のxxで、副店長として従事しておりました。
基本的には店舗の売上管理や社員教育が中心業務でしたが、アルバイト採用は私の担当でした。
毎月x名ほどの短期アルバイトの採用を行なっており、常駐のスタッフに欠員が出た際は社員採用も担当しておりました。
採用活動の一環として、SNSの採用アカウントの運営も行なっておりましたので、総合的な採用ノウハウを身につけることができました。
貴社は採用活動を積極的に行なっていることを耳にしましたので、私が入社したあかつきには、今までの経験を活かしてより専門知識を高められると存じます。
総務事務
総務事務への転職で自己アピールできる点は、スケジュール調整力やマルチタスクの管理能力です。
常に様々な仕事を同時進行させなければならない総務事務ですから、これらのスキルは十分なアピール材料になります。
また、総務事務は社外の人と接する機会があまりないため、接客スキルや営業スキルをアピールするのはあまり向いていません。
携わっていた業務に対し、どのようにスケジュール管理をしてこなしていたのかをアピールしましょう。
私が得意とすることは、複数案件を納期通りに完了できるよう、スケジュール調整する力です。
前職ではxxの仕事をしておりましたが、常に複数のお客様の案件の進行管理を行なっておりました。
ほとんどの案件の納期が、発注いただいてから1週間程度とかなりタイトなスケジュールではありましたが、納期に遅れたことは一度もありません。
工夫していたこととしては、Googleカレンダーで案件の内訳ごとにタスクを入れていたことです。
どのタスクに対して何分かかるのか、想定した時間で入れることで作業効率が上がり、仕事のスピードも速くなりました。
私は総務の経験はありませんが、マルチタスクを丁寧かつスピーディにこなすスキルをもって、業務に携わりたいと考えております。
医療事務
医療事務は1日の業務量や対応患者数が多いため、仕事をスピーディにこなす力が求められます。
また、レセプト業務が中心となるため、正確性も重要です。
前職で作業効率を上げられた実績があれば、ぜひアピールしましょう。
私が前職で大切にしていたことは、生産性の向上です。
業務量が多い仕事だったため、スピードと正確性が求められていました。
いかに生産性を上げて仕事に取り組めるかを考えて行動しておりましたので、xxなどの大きなプロジェクトにも携わらせていただきました。
私は医療業界での就業経験はありませんが、前職で培ったことは十分に活かせると感じております。
持ち前のコミュニケーションスキルも活かし、患者様への柔軟な対応と仕事のスピードの速さを意識して医療事務の仕事に従事したいと考えております。
法務事務
法務事務はある程度の法務知識が必要なため、どの分野の法務に携わってきたかを具体的にまとめましょう。
私は前職でxxの営業職に従事しておりました。
基本的には新規顧客開拓や定期的な商談による提案が中心でしたが、受注時は必ずxxの法律に則った契約書を交わしており、その書類の作成や説明も行なっておりました。
法務事務としての経験はありませんが、私が前職にいた業界の法律に精通することは多く、知識を活かしてキャリアアップしたいと思っております。
貿易事務
貿易事務は語学力が自己PRの鍵とも言える職業です。
そのため、自分が持っている語学力がどの程度なのかを具体的に記載しましょう。
TOIECや外国語の検定を保有していれば、その資格も盛り込んでまとめると良いでしょう。
私が得意としている分野はビジネス英語を使った文書作成です。
私は大学時代、xxにxヶ月間の留学を経験したことで英語に興味を持ち、独学で語学を身につけました。
大学卒業前にはTOEIC800のスコアを出すことに成功し、前職でも持ち前の語学力を活かして現地企業とのオンラインミーティングやメールのやり取りを行なっておりました。
貴社は米国を始め、東南アジアや中東などに事業展開をされていると伺っております。
貴社に入社できたあかつきには、私の英語力を活かしつつも、様々な国のビジネスパーソンと接することで自身の視野を広げながらキャリアアップしたいと考えております。
【事務転職で効果的な自己PR】作成のポイント
効果的な自己PRを作成するには、ある程度の文章構成力を身につけておくと良いでしょう。
今までの経験やスキルを具体的に文章でまとめつつ、何をどのくらい出来るのか、定量的な話も盛り込むと相手に伝わりやすくなります。
それでは、効果的な自己PR作成における3つのポイントをご紹介します。
経験業務を具体的に記載する
前職で何をやってきたのか、具体的に記載しましょう。
「こういう業界にいました」という抽象的な表現ではなく「この業界のこの職種で、自社では主にどんなものを扱っていた」など、一文で分かる内容にしましょう。
また、経験業務をただまとめるのではなく、その経験が次の転職先でどう活かせるかも具体的に記載することが大切です。
レイアウトをきれいにする
文章作成の基本である、「結論→理由→具体例→結論」にならって、自己PRの記載欄でも結論から先に書くとわかりやすいです。
例えば「私の強みはスケジュール管理能力です（結論）→前職ではxxの仕事で複数の案件を管理しており、納期に遅れたことはありませんでした（具体例）→だからこそ、貴社に入社したら前職で培ったスキルを活かして向上したいです（結論）」という流れの構成です。
構成がまとまっていないと、結局何が伝えたいのかが分かりにくい自己PRになってしまい、本当にアピールしたいことの魅力が半減して見えてしまうかもしれません。
なお、文章構成力に自信がない方は、キャリアアドバイザーなどに添削を依頼すると良いでしょう。
数字を使ってまとめるとわかりやすい
エピソードを具体的に伝えることは前提として、数字も盛り込むとよりリアルが伝わります。
どんな職業をやっていて、どのくらいの量を担当していたのか、どのくらいの期間やっていたのかなど、数字を盛り込むことで、その人の力量が伝わりやすくなります。
【事務転職で効果的な自己PR】転職を成功させるコツ
最後に、事務職への転職を成功させるためのコツをご紹介します。
ざっくりと「事務の仕事がしたい」という気持ちで転職を進めるより、どういう会社に行きたいか、どういう会社が合っているかを分析した上で転職活動をすることをおすすめします。
今からお伝えする3つの行動を取れば、今までよりもスムーズな転職活動をすることができるはずです。
ぜひ抑えておきましょう。
自己分析をする
自己分析は、転職活動をする前にやっておきたいことの一つです。
とくに、行きたい業界が決まっていない人は、自己分析をして自分の強みを知ることで見えてくるものがあるはずです。
過去の経験から紐解いて、自分の得意分野や価値観を知ると、どういう業界に行きたいのかも分かりますし、相性が良さそうな会社の雰囲気も見えてくるでしょう。
業界研究をする
行きたい業界が決まったら、次にやっておきたいことが業界研究です。
業界研究とは、文字通りその業界に対して研究することです。
その業界が何を扱っていて、どういった市場価値があるのか、将来的な需要はどうかなどを調べましょう。
業界研究のやり方はとくにこれと決まったものはなく、ビジネス系ニュースサイトを網羅的に調べたり、その業界のトップ企業のホームページを読んでみるなど、様々なやり方があります。
転職エージェントへ登録する
最後にやりたいことは転職エージェントへの登録です。
行きたい業界が決まれば、その業界でどういう事務職につきたいのかを伝えることができますし、自己分析の結果どういう職場が合いそうかも伝えられるでしょう。
要望を細かく伝えることで、転職エージェントの担当から相性の良さそうな企業を紹介してくれます。
また、履歴書や職務経歴書の作成も添削してくれるので、自己PRの作成に悩んでいる方にもおすすめです。
給与交渉や面接設定などもサポートしてくれますし、転職に関するあらゆる悩みが解決できることでしょう。
まとめ
ここまで、事務職への転職を希望している人が効果的な自己PR作成をするポイントをご紹介しました。
事務職は様々な業界に存在する職業であり、業界ごとに求められる人材のタイプが異なります。
今回ご紹介した業界別の自己PR例文にならい、行きたい業界に合わせて効果的な自己PR作成をしましょう。
