転職活動では、志望先に自分をいかにアピールするかが重要です。
書類を適切に記入して面接でしっかりと受け答えをすることで、内定がぐっと近づくでしょう。
中でも、志望動機をはっきりと伝えることは特に大切です。
志望動機はただ理由を伝えればよいのではなく、コツを押さえなければ上手く伝えられません。
今回は総務職への転職にスポットを当てて、転職で意識すべき志望動機のポイントについて解説していきます。
実際に使える例文も提示するので、総務職への転職を検討している人は参考にしてみてください。
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【総務転職の志望動機】総務職について知っておこう
総務職と聞いてもどんな仕事か分からない人もいるでしょう。
はじめに総務職がどんな職業かについて見ていきます。
業務内容や年収など気になることも多くあるでしょう。
転職先に迷っている人は、説明する内容を参考にしてみてください。
転職市場での位置づけ
総務職は転職市場ではどのような位置づけにあるのでしょうか。
業界や職種によって転職の難易度は異なります。
求人が多い仕事や特別な資格が必要ない仕事は、倍率が高くなりがちです。
総務職は会社の中では様々な業務に関わりますが、特殊な能力は求められないため人気が高いといえます。
倍率も高く、しっかり対策をしなければ転職のハードルは高いかもしれません。
アピールできることを見極め、効果的に売り込む必要があります。
業務内容
次に総務職の一般的な業務内容を見ていきましょう。
総務職は、名前の通り特定の業務というものがありません。
会社内では「何でも屋」という立ち位置で、他部署のサポートや雑務などを担当することもあります。
業界によって細かい内容は異なりますが、総務職が会社内で行う一般的な4つの業務について見ていきましょう。
電話やお客様対応
まずは「電話やお客様対応」です。
取引先や顧客がいる場合は、取り次ぎや問い合わせの担当をします。
会社に来客が来た際にレセプションが不在の場合は、会社案内をします。
お茶を出したりお客様に快適に過ごしてもらえるような環境を整えることも、総務の大きな仕事です。
メールや電話で外部の一次対応をすることも少なくありません。
用件を伺い、社内の担当に取り次ぎます。
会社として一番に対応する立場になるため、礼儀やコミュニケーション能力などが求められます。
メールや電話のマナーは必須といえるでしょう。
社内備品の手配・整理
「社内備品の手配・整理」も総務職のメイン業務です。
業務で使う備品類や細かい日用品などの在庫を逐一確認し、足りないものを発注したり故障しているものの修理を依頼したりします。
総務職の役割は社内の業務をスムーズに行えるように環境を整えることです。
コピー用紙やトイレットペーパーといった細かいものの管理もしっかり行わなければいけません。
必要数を把握し漏れの無いように管理するためには、データ管理やスケジュール管理の能力が必要です。
機会や設備が故障してしまったときは対応が遅くなると業務に支障をきたすので、責任も大きいといえるでしょう。
文書作成
会社内では多くの書類を作成しなければいけません。
一般事務職でも書類の作成は担当しますが、総務職も文書作成業務が多いです。
データをまとめるものや外部に提出する文書など、様々なものを作成します。
数字を細かく扱うものもあり、PCスキルや一般事務能力を必要とします。
人事関係の雇用契約書や取引先との契約書など法的な文書を担当することもあるため、やりがいを感じることもあるでしょう。
役会や社内イベントの運営・企画
「役員会や社内イベントの運営・企画」も総務職の業務です。
他部署では扱えないような特殊な業務も、総務職が活躍できる場面といえるでしょう。
入社式や内定式などの行事・飲み会や社員旅行などの企画・会議や役員会などのセッティングなども行います。
場所や日時を決めて出欠の管理もしなければいけません。
費用は経理部と連携しながら間違いが無いように計算や支払いを行います。
平均年収
総務職の平均年収について見ていきましょう。
総務職の平均年収は約350〜500万円程度で推移しています。
サラリーマンの平均年収400万円と比べてもやや低い程度であり、1000万円以上稼ぎたい人には不向きです。
特別な資格を要しないため、年収アップも簡単ではありません。
管理職などになればある程度稼げますが、総務職はどの業界でも高収入な職業とは言えないでしょう。
一般事務職との違い
最後に一般事務職との違いも確認しておきましょう。
総務職は、他部署が行わないような雑務や細かい仕事を担当します。
一般事務職はPCを使って書類を作成したりデータを管理したりしますよね。
事務職と比べると固定の業務はなく、必要に応じて様々な場面に対応するという表現が適切です。
総務職は社内の様々な業務に関われるため、社内の人脈が広げやすくやりがいを感じやすいと言われています。
時には体力が必要な仕事や高いPC能力が求められる仕事もあるため、スペシャリストではなくユーティリティとして成長が見込めるでしょう。
【総務転職の志望動機】総務職に求められる能力を身につけよう
総務職は何でも屋であるため、決まった資格やスキルは必要ありません。
ですが持っておくことで仕事に活かせる能力はいくつかあります。
身につけておくことで、社内で発生するどんな業務にも対応できるようになるでしょう。
転職時のアピール材料にもなるので取得しておくべきです。
総務職に求められる3つの能力を紹介します。
基本事務能力
1つ目は「基本事務能力」です。
総務職ではデータの管理や発注、資料の作成などの事務作業が大きな割合を占めます。
したがってPCを使う業務には慣れておく必要があるでしょう。
WordやExcelなどの基本的な使い方や、業務効率化ソフトの活用などは身につけておかなければいけません。
事務職や他部署で担当する書類作りのサポートも担当するため、他部署の特徴や業務についても理解しておく必要があります。
素早く質の高い文書作成や丁寧なデータ管理は、総務職にも求められます。
必要であればPC関連の資格を取っておくことで、活躍の場が増えたり昇給につながることもあるでしょう。
コミュニケーション力
2つ目は「コミュニケーション能力」です。
総務職は内部・外部関わらず、非常に多くの人と関わる職業です。
他部署のサポートをするため、社内では顔が広くなることもあるでしょう。
お客様や取引先の人と接する機会も多く、礼儀や会話力が無ければ務まりません。
コミュニケーションは社会では必須ですが、思考を整理して相手に分かりやすく伝えるだけでなく、相手の話をしっかり聞いて理解する能力も必要です。
特に取引先やお客様の対応時には注意が必要です。
表情や声のトーンだけで印象が変わってしまうため、一次対応で企業のイメージを悪くしてしまう事態になりかねません。
総務職は社内業務を円滑に進めるための役割を担うので、誰に対してもある程度のレベルで会話したり対応したりできるようにしておきましょう。
マルチタスク力
3つ目は「マルチタスク力」です。
マルチタスクとは、複数のことを同時進行で進めたり管理したりすることを指します。
総務職はジャンルの異なる業務を１人で複数行わなければいけません。
それぞれの業務の進捗状況や期日などを正確に把握して、能力と照らし合わせてスケジュールを立てることが求められます。
「資料作りに追われて発注を忘れていた」「気づいたら期日が翌日だった」というような杜撰なタスク管理はNGです。
自分が優先して取り組むべき仕事を見極め、必要があれば他の人に逐一確認をすることが重要です。
仕事量の把握と自分の能力の分析もしておくとよいでしょう。
【総務転職の志望動機】志望動機の基本的な構成を押さえよう
総務職への転職を決めたら、内定がもらえるように対策を考える必要があります。
志望動機は転職時に重視されやすく、書類や面接できちんと伝えなければいけません。
特に構成は重要で、構成をしっかり作ることで志望動機が伝わりやすくなります。
では伝わりやすい構成とはどのようなものでしょうか？
伝えるべき内容を順番に見ていきましょう。
総務職を志望している理由
まず「総務職を志望している理由」を伝えましょう。
企業選びの前に業界や業種を選ぶ必要がありますよね。
どのような基準でどのような背景があるのか伝えるために、職種を選んだ理由を初めに書くようにしてください。
例えば総務職であれば「人や社会のために貢献できる仕事がしたい」「PCスキルに自信があり活かせる職業を探している」というように伝えられます。
背景や根拠を添えるため、なるべく具体的で分かりやすい理由を書きましょう。
「なんとなく」や「前とは違うことをしてみたかった」など曖昧な理由はNGです。
新しいことにチャレンジしたいというニュアンスなどに変えて、前向きに伝えましょう。
企業を選んだ理由
「企業を選んだ理由」も必ず言及してください。
業界を絞ったら企業を選んでいきますが、会社によって特徴がはっきりと分かれていますよね。
理念やコンセプトなどの内部的なことだけでなく、待遇や場所など労働環境も影響します。
企業の規模やネームバリューも選択基準になり得ます。
志望動機には、他の企業にはない魅力や特に強く印象に残っていることに焦点を当てて書いてみましょう。
他でもよいと思われてしまう曖昧な理由は避けてください。
そのためには企業の分析を徹底して、他との比較をしておくことが重要です。
総務職や業界を選んだ理由と関連させてもよいでしょう。
具体的な根拠やエピソード
理由を述べたら「具体的な根拠やエピソード」を添えて説明していきましょう。
提示した理由のきっかけとなる出来事や経験を、3文程度にまとめると伝わりやすくなります。
オリジナリティが評価されやすいため、当たり障りのない話ではなく具体的な体験を通して感じたことにも触れると効果的です。
面接では質問で深掘りされやすい項目であるため、嘘を書いたり脚色しすぎないようにしてください。
また、論理性や具体性を意識し、熱意が伝わりやすいような内容を選択しましょう。
経験の有り無し
転職活動では経験の有無は非常に重要です。
履歴書の他の項目や職務経歴書にも記載するはずですが、志望動機でも経験の有無について書くようにしましょう。
経験がある場合は具体的な業務や年数などを伝えて、自分のスキルや資格などのアピールにつなげられます。
未経験の場合でも必ず伝えるようにしましょう。
経験が無い場合はやる気や姿勢などの点でアピール可能です。
「研修に一生懸命取り組みたい」「計画的に仕事を進められる自信がある」など意志や意欲を添えれば評価につながります。
アプローチ方法はそれぞれ異なるので、自身の状況に合わせて伝えてください。
入社後の意欲
志望動機には「入社後の意欲」も書くようにしましょう。
企業は転職者に対し戦力になることを求めています。
自分のやりたいことや成し遂げたいことがあっても、企業の需要にマッチしなければ採用には至りません。
そのため企業の需要を把握し、社員としてどのように仕事に臨んでいくかを表明しておく必要があります。
貢献や活躍をアピールすることで、やる気だけでなく長期的な戦力としてイメージしてもらえるでしょう。
能力ややる気を示しつつ、どのような利益をもたらせるかを伝えてみてください。
目標
最後に「目標」を書くことで、やる気を示しながら志望動機をきれいにまとめられます。
社内での目標やキャリアでの目標など様々あるでしょう。
成長して次のキャリアにつなげたり、社内で管理職まで昇りつめたりする目標など考えられます。
抽象的な目標や明らかに実現不可能なことは避け、現実的なことを伝えるようにしてください。
締めくくりに書くことで、志望動機全体が前向きな印象でまとまります。
書き出しと締めくくりは構成の中で特に重要なので、全体のバランスを見ながら書いてみてください。
【総務転職の志望動機】志望動機を上手に伝えよう
志望動機の基本的な構成を学びました。
美しい志望動機を書くためには、構成だけでなく細かいポイントも意識すべきです。
志望動機を上手に伝えるためのポイントを6つまとめました。
志望動機を考える際は、以下のポイントを必ず確認してください。
前向きな言葉でやる気をアピールする
志望動機は「前向きな言葉ややる気でアピールする」ことが重要です。
これから働く意志や意欲をアピールするために、ネガティブな言葉は必要ありません。
誰しも新しい仕事には不安を感じます。
しかし自信が無いことや後ろ向きな姿勢が伝わってしまうと、採用には至らず新しい仕事につくことができません。
書類や面接は自分を売り込み、採用してもらうことが目的です。
例え精神的にはネガティブでも、書類や面接時には前向きで自信があるようにアピールすることを強く意識しましょう。
「できない」「悪い」「嫌だ」というニュアンスの言葉は使わず、ポジティブなニュアンスに変換してください。
具体性を意識する
「具体性を意識する」ことも重要です。
曖昧な内容や一般論などの薄い内容は避けましょう。
面接で質問されたときに掘り下げにくく、やる気や熱意も伝わりにくくなってしまいます。
転職先の企業や業界にフォーカスした内容・経験や事実に基づく内容・前向きな意志や意欲が反映される内容を用いましょう。
特に理念やコンセプトなどに触れる際は注意が必要です。
どのように自分に印象を与えたのかに言及し、面接で質問されたときは詳しく話せるようにしておきましょう。
転職理由や自己PRと一貫させる
履歴書には志望動機の他に多くの項目を記載しますよね。
志望動機は他の項目と関連させやすく、企業へ効果的にアピールできます。
「転職理由や自己PR」は志望動機に関連するため、内容を合わせ一貫性を持たせるようにしましょう。
アピールが強くなるだけでなく、内容の不一致による不信感の軽減にもつながります。
自分がアピールすべきことに的を絞り、様々な角度で売り込んでいきましょう。
書類を完成させた後は内容の不一致が無いか確認し、必要に応じて修正を加えてください。
文字数と文章量に気を配る
「文字数と文章量に気を配ること」も重要なポイントです。
履歴書や志望理由書に書く際は、記入欄の70％程度に収めるようにしましょう。
量が少ないとやる気や熱意が感じられないためNGです。
アピールするために大量に書きすぎてしまうことも避けましょう。
読みにくさが増し、要点が伝わりにくくなるというデメリットがあります。
面接で詳しく話せば問題ないため、バランスを意識して書いてください。
面接での質問に準備しておく
提出する書類は面接のために使用されます。
面接は転職活動の最も大きなイベントであるため、しっかりと対策しなければいけません。
「面接での質問」には準備しておきましょう。
基本的には書類を深掘りするような質問が中心なので、記載する内容を振り返り詳しく話せるようにしてください。
また企業や業界などの知識も入れておき、ある程度どんな質問にも対応できるように準備しておきましょう。
予想外な質問が来ることも少なくありません。
黙ったり特にないというような答えは避け、その場で考えて発言するという対応力も重要です。
事前に練習をして対策を徹底してください。
アピール材料を整理して自信を持つ
書類や面接がアピールの場であることを忘れてはいけません。
内定をもらうためには、ライバルに勝ち企業から評価される必要があります。
資格やスキル、経験などアピールに使える材料はたくさんありますよね。
自己分析をすれば使える材料が整理できます。
企業の需要に合うものを見極め、自信を持って売り込みましょう。
【総務転職の志望動機】内定がもらえる志望動機を例文で見てみよう
最後に、実際に総務職の転職で使える志望動機を例文を使って紹介していきます。
パターン別に4つまとめました。
ポイントもあわせて解説するので、必要であれば工夫しながら使ってみてください。
経験者の場合
経験者の場合は、具体的な経験やどう活かせるかということを述べましょう。
前職の業務や実務的な資格などをアピールすると効果的です。
総務職からのキャリアアップ転職
4年間で基本的な事務作業を中心に、会社がスムーズに稼働するように努めてまいりました。
特にチームを強く意識しており、他部署のサポートに力を入れてきました。
積極的にヒアリングを行い、状況で求められた業務を優先して行ったおかげで、社内業務の効率化も実現しました。
状況を正確に把握し自分のやるべきことを見極めることには自信があります。
より大きな企業で自分の力を活かし、チームとして企業を発展させることに尽力します。」
異業界からの転職
私が勤めていた飲食業界では、運営と現場の認識の差や意欲の違いがあり、総務として勤めていた1年間で現場への貢献は感じにくいという印象があります。
ですが総務職で携わった業務は、雑務や小さな仕事は多かったものの下から会社を支えられるという感覚を感じられるものばかりでした。
飲食業を離れ不動産業という未知の業界ですが、総務という立場から円滑な企業運営のサポートをしたいと考えています。
仕事は選ばず求められた成果にフォーカスしてまいります。」
未経験者の場合
未経験者の場合は経験者と比べてアピール材料が少なくなります。
経験値が足りない分、他の部分でカバーしなければいけません。
仕事への姿勢や熱意などが挙げられます。
経験がないことを前面に出さず、どのように貢献できるかを示すと好印象です。
人間性をアピールする
一方でプレッシャーも多く、自分の良さを活かしきれないようにも思っています。
前に立つのではなく後ろから支えることで自分の能力を発揮できると考えており、総務職としてのキャリアを志望しております。
未経験ではありますが、営業職で培った能力が活かせると思います。
特にコミュニケーションには自信があり、多くの人と関わる総務職では必須だと考えます。
言葉遣いや表情だけでなく、相手の意見を尊重することも意識してまいりました。
組織運営を円滑に行い、外部の人にも気持ちよく関わっていただけるように、総務職として全面的にサポートいたします。」
第二新卒での転職
小さい頃からスポーツが好きで、御社の製品にも大変お世話になっております。
私はまだ社会人経験が浅いですが、体力や臨機応変に対応できる柔軟性には自信があります。
総務職は企業のあらゆる業務をこなすユーティリティであり、柔軟性は確実に活かせると確信しております。
御社に内定をいただいた際には他の選考に関わらず承諾いたします。
好きなことに関われるやりがいを感じながら、総務という立場で業界の発展に貢献いたします。」
総務転職は志望動機が大切
総務職転職における志望動機について解説しました。
志望動機は、自分の希望や目標を伝えるだけでなくアピールをして活躍や貢献をイメージさせる重要な項目です。
履歴書や志望理由書の書き方次第で、印象は大きく変わるでしょう。
書き方のポイントを意識するだけで、上手にアプローチができます。
この記事を参考に、総務職転職での志望動機を考えてみてください。
