志望動機は転職するときに必要なものです。
特徴のある職種では書きやすいものの、一般的な職種は少し難しく感じるかもしれません。
なかでも営業事務は、必要な資格もなく誰でも応募しやすい職種です。
その分、応募時の志望動機は書きにくくなります。
そこで、この記事では志望動機の例や書き方、面接での伝え方を解説していきます。
これから営業事務に転職したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
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【営業事務へ転職するときの志望動機】まずは営業事務の主な職務内容を知る
初めに、営業事務の主な職務内容について知っておきましょう。
基本的には事務職であるものの、営業と関わる業務も発生します。
人によっては営業事務の職務内容が難しく感じる場合もあるため、まずはどのような仕事をするのか確認しておくことが大切です。
書類作成
営業事務とはいえ事務職に分類されるため、書類作成は中心的な業務の一つです。
基本的には営業に関わる内容の書類が中心になるものの、事務的なものからプレゼン資料まで幅広く作成します。
・見積書
・契約書
・発注書
・納品書
・受領書
・請求書
主に作成する書類は上記の通りです。
基本的にサポートが中心の業務ということから、営業するために必要な書類を作成します。
顧客へ商品を提案するために必要な見積書から契約する際の契約書、その後は発注書から請求書まで、さまざまな書類が必要です。
これだけ多くの書類を作成することから、営業事務がいかに必要な職種であるかが理解できるでしょう。
顧客管理や対応
続いて、顧客管理と対応です。
法人でも個人でも、顧客は営業事務の管理になることが多くなります。
例えば、名称や住所といった基本情報だけではなく過去の発注履歴など、さまざまな情報が含まれます。
契約に期間がある場合には契約期間を把握しておき、顧客に延長の連絡をするなどの業務も必要です。
ほかにも、取引先や顧客から問い合わせがあった際の対応も営業事務が行います。
担当している営業の業務を把握しておく必要があり、決して簡単な職種とはいえません。
さらに、取引先や顧客といった社外対応だけではなく、社内でも必要なやりとりを行います。
社内外との連携が必要なのも営業事務の大きな特徴でしょう。
製品やサービスの管理
営業事務は、製品やサービスの管理も行います。
例えば、商品がある場合には在庫管理だけではなく、出荷に関わることも少なくありません。
そのため、商品についての知識も最低限は必要です。
急ぎであれば出荷自体を営業事務が行う可能性もあるため、出荷も一人でできるようになったほうが業務はスムーズに進みます。
もし、顧客が注文する商品を間違えた場合にも知識があれば気付いて対応できるでしょう。
また、商品がなくてもサービス内容の知識は必要です。
顧客から電話などでサービスについて質問されることもあり、その度に営業を頼ることはできません。
あくまで営業のサポートではありますが、営業事務の動きによっては売り上げに直結する可能性があります。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務と一般的な事務の職務内容の違い
営業事務の主な職務内容を解説してきました。
ここまで見ると、すでに一般事務とは職務内容が違うと感じたかもしれません。
改めて一般事務と比較すると、大きな違いは「営業のサポート」です。
一般事務はあくまで社内の事務を中心に行う職種であり、外部とのやりとりは電話応対くらいでしょう。
電話に関しても関係ある部署や個人に取り次ぐ形になるため、一般事務で対応が完結することはほとんどありません。
しかし、営業事務は外部とのやりとりや連携も増え、営業に同行して社外に出ることもあります。
営業事務は顧客対応や急ぎで書類の作成、場合によっては出荷に関わることさえ珍しくはありません。
ただし、一般事務も営業事務もどちらが楽といったことはありません。
あくまで同じ事務職ではありながら、職務内容が大きく異なるということです。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務に必要なスキル
営業事務は、一般事務とは求められるスキルが異なります。
書類作成はもちろん、社内外から顧客まで幅広い人たちと仕事を進めるため、さまざまなスキルが必要です。
この項目では営業事務に求められる主なスキルを解説していくため、すでに持っている自分のスキルと比べてみてください。
コミュニケーションスキル
まずは、コミュニケーションスキルです。
営業事務は顧客とのやりとりが多く、受動的な職種ではありません。
時には提案が必要であったり、営業と大きく職務内容が変わらないこともあります。
そのため、人とコミュニケーションを取るスキルは必須です。
さらに、商品を取り扱っている場合には社内の物流部門といった現場との連携も発生し、コミュニケーションを取らなければ成り立たない作業が多くあります。
営業事務には、最低限のコミュニケーションスキルが必要と考えておきましょう。
事務作業スキル
営業に近いとはいえ、一般的な事務作業も発生します。
書類の作成やデータ入力など、地味な作業も必要です。
事務作業では正確さだけではなく、早さも求められます。
特に営業事務では顧客に提案する資料を急遽作成することも珍しくなく、こういった場合には事務作業スキルが必要になるでしょう。
かといって極端に特化したスキルが必要ということではないため、ほとんどの場合は業務に就いてから身につくものです。
PCスキル
営業事務は、資料作成のためにExcelやWordなどを使う機会が多くあります。
そのため、最低限のPCスキルは必要です。
極端に高い難易度が求められることは珍しいですが、基本操作は把握しておかなければいけません。
特に、最近ではGoogleドライブなど、複数人でデーターを共有するクラウド上のファイルも多いため、知識がなければ他の人に迷惑をかける可能性があります。
また、PowerPointやKeynoteなど、プレゼン資料を作成するソフトを使えるとより良いでしょう。
スケジュール管理スキル
営業をサポートする業務ということもあり、スケジュールの管理スキルも求められます。
例えば、取引先との予定や新規営業に向かう日時など、営業事務が管理することでよりスムーズに進みます。
綺麗にスケジュールを組んでいれば無駄も少なく、売上にもつながるため必要なスキルです。
また、顧客のスケジュールを把握しておけば、定期的な発注などにも無駄が出ません。
普段からスケジュールを組むのが得意な方は営業事務に生かせるでしょう。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務に向いている人の特徴
続いて、営業事務に向いている人の特徴をご紹介します。
ただし、ここに当てはまるから確実に向いている、当てはまらないから向いていないと決められるものではありません。
あくまで参考として読み進めてみてください。
複数人での仕事が得意
営業事務は営業をサポートすることが主な職務内容ですが、関わるのは担当の営業だけではありません。
先述している通り顧客だけではなく営業や他部署など、多くの人と一緒に仕事を進めていくことになります。
そのため、営業事務は社内外に関わらず常にコミュニケーションを取りながら進める職種です。
書類作成など一人で進める作業もありますが、その合間に営業や顧客とのやりとりが入ることも少なくありません。
現職だけではなく、もともと複数人で仕事をするのが得意だったり好きなのであれば、営業事務の仕事も向いていると考えられます。
反対に、黙々と一人で作業をこなすのが好きであれば、営業事務が向いていない可能性もあります。
自発的に動くのが得意
事務とはいえ営業と連携して仕事を進めるため、言われてから動くより自分で考えて行動することも大切です。
資料作成や顧客への連絡など、営業から指示をもらって動くという形でも問題はないものの、先回りしておけばスムーズに業務が進みます。
営業が必要になるであろう資料を先に作成しておく、必要な連絡を顧客に入れておくなど、自発的に動くことも時には重要です。
ただし、勝手に動いてよい業務ばかりではないため、営業との連携をおろそかにしてはいけません。
あくまで、業務の流れが決まっていて営業との連携がしっかりと取れていることが前提です。
それでも、もともと自発的に行動するタイプなのであれば、営業事務に向いている可能性があります。
書類や資料の作成が得意
ここまでも何度か出てきていますが、営業事務は書類や資料の作成を行います。
そのため、パソコンを使った書類作成などが得意であれば営業事務の仕事も向いているでしょう。
書類は請求書や契約書などさまざまなものがありますが、ほとんどは企業のフォーマットがあるため大きな心配はいりません。
あくまで、間違いなく正確に、そして早く作成できるかがポイントです。
また、資料に関してはPowerPointなどを利用することが多く、ある程度の知識と慣れが必要です。
すでに資料作成を行なっていたり学んでいるのであれば、営業事務でも応用できます。
営業事務は書類や資料作成が多い業種になるため、苦手なのであれば向かないかもしれません。
もし、いままでに書類や資料作成をした経験がなくても、抵抗がないのであれば身につけられるスキルです。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務の志望動機の書き方
この項目では、営業事務に転職したいときの志望動機の書き方を解説します。
大きな枠で考えると難しくなるため、いくつかの項目に分けてからまとめることが重要です。
営業事務に転職したい理由
まずは、なぜ「営業事務に転職したいのか」の理由を考えてみてください。
まだ志望動機としてまとめるわけではないため、率直な理由で問題ありません。
例えば、「営業の経験があるから」「事務の経験があるから」などです。
こういった理由であれば、経験があるからこそ営業事務に生かせるといった志望動機につなげられます。
後ほど解説しますが、待遇面で選んだ場合は素直に志望動機に含めるのはやめておきましょう。
企業はあくまで「なぜ営業事務を志望しているのか」という部分を聞きたいのであり、待遇面で惹かれたという動機は求めていません。
とにかく自分が営業事務に転職したい理由を全て書き出し、経験とつなげられる部分があればつなげてみてください。
営業事務に生かせるスキル
続いて、営業事務に生かせるスキルです。
現職や前職など、営業事務に関わるスキルがあるか確認してみましょう。
わかりやすいのはコミュニケーションスキルとPCスキルです。
例えば、「チームで目標を設定して営業していた」「PowerPintを使ってプレゼン資料を作成していた」などは評価しやすくなります。
ただし、いずれも具体的に書いてください。
もし書類選考なのであればすべて文面で評価されるため、どういった理由でコミュニケーションスキルやPCスキルがあるのかを説明しなくてはいけません。
まずは、営業事務に関わるスキルがあるかを洗い出し、転職したい理由との流れを意識してみましょう。
応募した理由も含める
応募した理由も重要です。
これは営業事務というくくりではなく、なぜ応募した企業で営業事務をしたいのかを明確にします。
ただ「営業事務をしたい」というのであれば、「他の企業もでもよいのでは？」と考えられてしまいます。
こうなると志望動機として薄くなってしまい、企業もあなたに魅力を感じません。
例えば、「取り扱い商材に興味がある」「企業の方針に惹かれた」といった内容がおすすめです。
少し難しく感じるかもしれませんが、求人内容や企業情報を見ておけば困ることは少なくなります。
「なぜこの企業で営業事務をしたいのか」という部分を明確にすることで、志望動機として十分通用する内容になります。
まとめる
最後に、ここまでの内容をまとめていきます。
まずは、いきなり全文を書こうとするのではなく、上記のように細分化しましょう。
基本的には、いままでの経験やスキルから営業事務に生かせること、さらに、なぜこの企業を選んだかを含めていきます。
志望動機は長すぎても面接官の気がそれてしまうため、300文字までがおすすめです。
これくらいの文章であれば、書類だけではなく面接でもちょうど良い長さに仕上がります。
また、ポイントは簡潔に伝えることです。
同じ内容が繰り返す文章にならないように注意してください。
1.営業事務を選んだ理由
2.営業事務に生かせるスキル
3.この企業でなければいけない理由
この3つをまとめれば、順番が前後してもおかしな文章にはなりません。
【営業事務へ転職するときの志望動機】面接での志望動機の伝え方
ここまでは、主に書類選考向けの志望動機の書き方を解説してきました。
しかし、書類選考を突破したら終わりではなく、面接が待っています。
基本は書類の内容と同じで問題ありませんが、面接官は履歴書を見ながら面接しているため、書面とは少し変化させましょう。
営業事務に向いているかを見極めようとしていることから、役立つスキルを持っていることや経験年数など、より具体的に話します。
さらに、なぜこの企業を選んだのかを含めていきますが、先述の通り待遇面などでは他の企業でも同じことであり良い印象にはなりません。
あくまで、この企業でなければいけない理由が必要です。
企業理念や雰囲気、取り扱っている商材など、「ここで営業事務をしたい」理由と熱意を伝えましょう。
熱意は書面よりも対面のほうが伝わりやすく、はっきりと働きたい意思表示をすることも大切です。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務への転職で使える志望動機の例文
志望動機の書き方や伝え方を解説しましたが、具体的な例文もご紹介します。
営業や事務を経験している方と未経験者で異なる部分があるため、どちらかを参考にしてみてください。
経験者の場合
現在は物流関係の企業で営業事務をし、2名の営業をサポートしております。
新規顧客との契約や資料作り、既存顧客の管理も行なってまいりました。
また、営業スタッフのスケジュール管理も行い、協力して成果をあげることを意識しております。
営業事務としては3年ほどの経験を積んできたものの、さらに多くのスタッフをサポートできる環境に転職したいと考えております。
貴社では5名ほどの営業スタッフのサポート、また、営業スタッフに同行することもあるとのことでしたので、スキルアップのために挑戦したいと感じました。
大規模なサポートと営業の同行は初めての経験ではございますが、すでに身につけている営業事務としての経験を貴社で生かせるかと存じます。
未経験者の場合
現在は業務用厨房機器の営業として勤務しておりますが、営業事務のサポートがあってこその営業と感じるようになってきました。
営業としてのやりがいは感じているものの、事前の資料準備や顧客とのやりとりなど、サポートする側の仕事に興味をもったため、今後はサポートする側に徹したいと考えております。
また、貴社の風通しの良い社風は魅力があり、営業事務としてよりビジネススキルを高められる環境と感じました。
事務経験はございませんが、営業で培ってきたコミュニケーションスキルやプレゼンスキルは、営業事務に転職しても生かせると考えております。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務への転職でNGな志望動機
ここまで志望動機について解説してきましたが、書くとあまり良くない印象を与えてしまうNGな内容もお伝えします。
一度、志望動機を書き、ここの内容に当てはまるのであれば添削してみてください。
待遇面に関する内容が多い
待遇面に関する内容を志望動機に含めた場合、あまり良い印象は与えません。
例えば、給与や年間休日などは働く上で気になる部分ですが、志望動機にしてしまうと「営業事務として働きたい」という意思が薄れてしまいます。
面接官も「弊社でなくてもよいのでは」と考えます。
こうなると採用される可能性が下がってしまうため、志望動機に待遇面は含めないようにしましょう。
待遇面は求人に記載されていることが多く、よく読めばわかることが大半です。
もし、待遇面が重要なのであれば、面接中に質問してみてください。
このときも露骨に質問するのではなく、他の質問と合わせて聞いていきます。
あくまで待遇面を中心にするのではなく、ほかの話題に少し添えるくらいがおすすめです。
営業事務と関係ない経験ばかりになっている
営業事務は経験が必須の職種ではありません。
しかし、多少は必要なスキルなどに関わるように志望動機を作成してください。
完全未経験であっても、コミュニケーションスキルやPCスキルなど、少しでも関わる経験をアピールすることが大切です。
「〇〇の経験があるから営業事務にも生かせる」といったように、一見すると関係のない経験でも営業事務につなげられる場合があります。
まずは、先述した「営業事務に必要なスキル」の項目を確認し、自分が持っているスキルを考えてみましょう。
社会人経験があれば、何かしらのスキルは身についているはずです。
また、完全に未経験であっても、20代ほどであればそこまで経験は問われません。
これから勉強していく意思を見せることも重要です。
営業職での経験を全面に出す
もともと営業職だった場合、営業事務に生かせる経験が多くあります。
しかし、営業としての経験ばかり全面に出しすぎると、営業職を勧められる可能性が高くなります。
そのため、営業としての経験を出すのであれば、「なぜ営業事務をしたいのか」「どういった面で営業事務に生かせるのか」を中心に志望動機を作ってみてください。
営業の経験が営業事務の役に立つことは間違いありませんが、面接官に「営業のほうが向いているのでは」と思わせないことが大切です。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務の志望動機を書きやすくする方法
ここまで読み進めても、まだ志望動機を書くのは難しく感じるかもしれません。
そこで、少しでも志望動機を書きやすくする方法を解説していきます。
行き詰まってしまった方は、この項目を参考にしてください。
応募先の企業をリサーチする
まずは、応募先の企業をリサーチしましょう。
企業のサイトを見るだけでも理念や従業員のコメントなど、さまざまな情報が記されています。
こういった情報を探すことで、企業がどのような人材を求めているかがわかりやすくなります。
例えば、製品やサービスなどの詳細を理解でき、現職やいままでの経験と共通点があれば志望動機でもアピールしやすくなるでしょう。
また、求人情報もすべて確認しておきます。
求人には企業の求めていることが簡潔にまとめられているため、まずは求人情報を確認し、それでもわからない場合は企業のサイトを確認するといった流れがおすすめです。
営業職の求人もリサーチする
同じ企業で営業職の求人が出ていると、どのような人材を求めているかの参考になります。
どのような営業をしているのか、法人向けか個人向けかなど、さまざまな情報があります。
ここから、営業事務としてどのようなサポートが可能なのかといった内容を志望動機に盛り込んでみてください。
志望動機に何を書いてよいかわからなくなった場合は、同じ企業の営業職の求人を見てみることで参考にできます。
実績を数値化する
例えば、営業成績や経験年数など、数値化できるものはすべて数値化してください。
「月間売り上げ〇〇万円達成」「〇〇のルート営業経験5年」などです。
具体的な実績や経験年数を数値で示すことで、面接官も即戦力になりそうかどうかなどを判断しやすくなります。
「営業の経験がある」だけでは年数なども曖昧で面接官に経験値が伝わりません。
どのようなことでも構わないため、まずは自分の実績や経験を書き出し、すべて数値化してみましょう。
自己PRを考える
あくまで営業事務に関わりがある場合ですが、自己PRも志望動機に含められます。
例えば、学生時代に部活でチームワークを大切にしていたことやボランティア活動を続けていたことなど、社会人以外での経験をPRしても問題ありません。
営業事務に関係のない内容と考えるかもしれませんが、チームワークは必要なスキルであり、ボランティアも周りのことを考えて動ける人材と判断できます。
まずは自己PRを考え、営業事務に関わりがあるか考えてみてください。
入社後の目標を考える
営業事務として入社し、どのように働いていくのかをイメージすることも大切です。
企業は自社にとって戦力になる人材を求めていますが、採用してからの具体的なイメージはなかなかできません。
そこで、自分の実績や経験などから入社後の目標につなげることで、面接官も採用後のイメージがつきやすくなります。
さらに、長期的な目標を定めることで、長く勤める意思表示にもなり好印象を与えやすくなります。
【営業事務へ転職するときの志望動機】営業事務への転職が有利になりやすい資格
最後に、営業事務への転職が有利になりやすい資格をご紹介します。
どれも必須の資格ではありませんが、無資格よりは企業に興味をもたれやすくなります。
また、営業事務未経験であれば、資格を取得しておくことで少しは有利に転職活動を勧められるでしょう。
MOS
営業事務は書類や資料作成の頻度が高く、WordやExcelといったマイクロソフト製品の使用頻度が高くなります。
しかし、どの程度のレベルで使用できるのかは証明が難しい部分でしょう。
MOSはマイクロソフト社公認の資格で、WordやExcelなどのスキルを証明できます。
MOSを取得していることで一定以上のレベルがあると証明でき、簡単に自分のスキルを企業に見せられます。
MOSは営業事務に限らず転職で有利になりやすい資格のため、取得しておいても損はありません。
簿記
簿記は営業取引や会計を記録するために必要な資格です。
簿記が必要な職種は会計事務所のイメージが強いかもしれませんが、営業事務は契約や請求書など、お金に関わる書類も多く作成するため関係しています。
ただし、簿記には初級から1級まであり、転職で有利になりやすいのは2級以上です。
初級と3級は資格を取得しやすい分、すぐに生かせる資格とはいえません。
それでも、ないよりかはスキルを明確にできるため、まずは3級だけでも取得しておくとよいでしょう。
秘書検定
秘書検定は名称の通り、秘書を目指す方向けの資格です。
しかし、秘書検定にはオフィスマナーやビジネスマナーなど、社会人として必要な知識が含まれています。
そのため、社会人に必要なビジネスマナーなどを勉強しているという証明になります。
営業事務に特化した資格ではないものの、営業をサポートする職種にはあって損のない資格といえるでしょう。
もし、営業事務以外に転職することがあっても、秘書検定を取得していることで企業から良い評価を受けやすくなります。
まとめ
営業事務への転職には志望動機が必要です。
事務という名称から特徴のない職種にも見えますが、実際には顧客とのやりとりや営業のスケジュール管理など、さまざまな業務があります。
まずは、いままでの職で経験してきた内容や実績を書き出してみましょう。
あとは営業事務との共通点を探すことで、志望動機は簡単に書けるようになります。
経験者であれば、いままでの経験年数やサポートした営業の人数などを具体的な数値で示してください。
