【例文あり】受付への転職を成功させるには？受付業の概要と、目を引く志望動機の書き方を解説

受付業への転職を検討しているが、どのような志望動機を書けばいいか悩んでいる方は多いでしょう。

受付は企業や病院、ホテルやショッピングセンターといった各種施設の「顔」です。

お客様と最初に対面するポジションであり、受付の方の印象で企業そのものの印象も大きく変わってしまいます。

企業にとって、重要度は非常に高い職種といえるでしょう。

そんな受付業にはどんな人材が求められているのか、そもそも受付とはどんな業務なのかといった概要を解説したうえで、志望動機では何をアピールすればいいのか、何を書けばいいのかを、例文も紹介しながら解説していきます。

【受付への転職を成功させる志望動機】そもそも受付とはどんな仕事？

はじめに受付とはどのような仕事なのか、改めておさらいしていきます。

受付業が行う主な業務を解説し、受付にはどんな種類があるのかを紹介するので、あなたがどんな受付に転職したいのか、再度考えながら読み進めてください。

受付業とは？

そもそも受付業とはどのような働き方をするのでしょうか。

主な業務内容として、以下の3つを解説していきます。

接客業務

受付の仕事としてもっともイメージしやすいのが接客業務です。

来訪される企業の取引先様や病院に来る患者さん、ショッピングセンターに来店するお客様やホテルの利用者の方々など、職種に応じてさまざまな方を相手に接客応対します。

職種によって細かい部分が異なりますが、受付で来訪された方の名前やアポイントの有無などを確認し、会議室や診察室といった所定の場所へ案内するイメージです。

明るい表情と声のトーンでハキハキした対応が求められ、相手に失礼のないよう最低限のビジネスマナーも必須となります。

事務作業

受付はパソコンでのデータ入力や資料作成といった事務作業も請け負います。

たとえば営業部からの依頼で見積書を作ったり、スクールや美容院などの施設では新規会員のデータを打ち込んだり、また病院・クリニックにおいては「レセプト」と呼ばれる診療報酬明細書を作ったりするなど、職種によって事務作業もさまざまです。

WordやExcel、PowerPointといったofficeソフトでの操作を一通りできる方は、実際の業務でかなり重宝されるでしょう。

清掃など各種雑務

施設内の清掃や事務用品の補充など、お客様が気持ちよく利用できるよう、他の社員が日々働きやすいよう職場環境を整えるのも、受付の大切な業務の一つです。

目に触れやすいエントランスや会社の周辺はもちろん、お客様が使う会議室や廊下、トイレなど細かくチェックしましょう。

一見地味な仕事ではありますが、確実に人の役に立っていると実感できる仕事ともいえ、気が付いた方から「ありがとう」と感謝されるとやりがいを感じられます。

どんな種類がある？

主な業務内容が分かったところで、実際の職種としてどんなものがあるかを確認していきましょう。

「なんとなく受付の仕事」と思っていた方も、こちらを参考にして、より自身がイメージするものに近い受付業に応募してください。

一般企業・オフィスビル

受付の仕事としてまずイメージするものが、企業やオフィスビルのエントランスで受付対応してくれる方々ではないでしょうか。

訪ねてくる取引先様などを迎え、企業名や氏名、アポイントの有無などを確認し、担当する自社の社員に取り次ぎます。

その後会議室に案内して、お茶を提供するといったことも受付の業務の一つです。

応対する相手が主にビジネスマンであり、自分よりもかなり目上の方であることも多々あるため、粗相のないように最低限のビジネスマナーが求められます。

病院やクリニック

患者さんから診察券をお預かりして待合室へ案内し、会計業務をするのが病院やクリニックでの受付業務です。

新規の患者さんであれば必要事項を記入してもらい、その後データ入力するといったパソコン業務もあります。

高齢者の方であればより大きな声でハキハキと話したり、小さなお子様相手であれば、不安を解消してあげるために普段以上に明るく楽しく接するなど、高いホスピタリティーや柔軟な対応力が必要です。

百貨店やショッピングセンター

百貨店やショッピングセンターの受付といえば、インフォメーションセンターといった総合案内がイメージできるでしょう。

館内のご案内や接客はもちろん、迷子のお知らせや業務連絡などの館内放送をしたり、車椅子やベビーカーを貸し出したりと、業務は数多くあります。

ショッピングセンターには老若男女、国籍もバラバラなお客様が数多くいらっしゃるため、病院受付と同様高いホスピタリティーが求められるほか、複数言語を話せる語学力堪能な方は非常に重宝されるでしょう。

ホテルのフロント

ホテルの利用者のチェックイン・チェックアウトを担当し、そのほか館内の案内や予約管理などを行うのがホテルのフロントスタッフです。

フロントでの対応がホテルの第一印象なため、プライベートの旅行や仕事での出張など、さまざまな理由でホテルを利用するお客様の滞在中の気分を大きく左右するといっても過言ではありません。

先述のショッピングセンターでの受付同様、ホテルには外国人の利用客も多くいらっしゃいます。

観光地や大都市のホテルに勤める場合は特に外国人利用客が多いため、より高い語学力が必要不可欠です。

【受付への転職を成功させる志望動機】受付に求められるスキルや適性とは？

受付業に関して、そもそもの業務内容や職種といった概要をおさらいしました。

では、転職の志望動機を書く際や、入社後の実際の業務で武器となる、受付業で求められるスキルや適性とはどんなものか解説していきます。

受付業の全ての職種で必要不可欠なものから、一部職種で特に重宝されるものなど、ここでは以下の4つを紹介するので、ぜひ参考にして、志望動機でのアピールに盛り込みましょう。

コミュニケーション能力

受付業は業務のほとんどが対人のコミュニケーションです。

企業受付では来訪された取引先様や一般のお客様、病院・クリニックでは主に患者さん、百貨店やショッピングセンター、ホテルのフロントにおいては利用客の方々というように、職種を問わず、老若男女さまざまな人を相手にします。

相手の要望を正確に汲み取り、適切な対応をすることが求められるほか、ご高齢の方であればいつも以上に大きな声で話したり、お子様相手であれば目線を合わせていつも以上に明るく接したりというように、相手に合わせた柔軟な対応が必要不可欠です。

接客業そのものの基本ですが、何よりも相手に与える第一印象が大切なため、明るい笑顔と明るい声のトーンを心がけ、相手を不快にしないように気を付けて応対しましょう。

ビジネスマナー

特に企業受付で気を付けなければならないものですが、最低限のビジネスマナーは必要不可欠です。

企業受付は、来訪される取引先様や一般のお客様が最初に対面する社員であり、企業に対する第一印象が決まる非常に重要なポジションで、まさに企業の「顔」といって差し支えありません。

挨拶から始まり、アポイントの有無の確認や当該社員への取り継ぎ、会議室へのご案内など、一連の流れの中で粗相があると、取引先様からの企業自体への印象が悪くなり、その後の商談の結果にも響く恐れがあります。

最低限失礼のないように、ビジネスマナーはしっかり押さえておくことが受付業の絶対条件です。

PCスキル

受付業はお客様の応対という対人の業務のほか、各種データ入力や資料作成など、パソコンを用いた業務も数多くあります。

WordやExcel、PowerPointといった各種オフィスツールの扱いが一通りできると、受付における事務作業には困らないでしょう。

正確かつスピーディーなタイピングも高評価です。

たとえば病院・クリニックの受付において、各種事務作業の中でも、来訪される患者さんがいればその都度手を止めて応対しなければならないため、事務作業が早いに越したことはありません。

PCスキルが堪能であればあるほど、パソコンでの作業がよりスピーディーに進むため、突発的な対人業務が発生しても、課された業務を余裕をもって終わらせられるでしょう。

語学力

外資企業が取引先にいる企業の受付や、外国人が多く暮らす地域のショッピングセンター、大都市や観光地にあるホテルなどで特に重宝されるのが語学力です。

昨今は翻訳アプリなども広く普及し、外国人とのコミュニケーションにも困りにくくなってきました。

とはいえ、相手の言葉でそのままコミュニケーションを取れるのが一番スマートですし、相手もリラックスして話しやすいでしょう。

複数言語を話せる方であれば非常に強いアピールポイントとなりますし、英語力だけでも十分な強みです。

学生時代に海外留学やホームステイをした経験のある方や、帰国子女で語学堪能な方、またはTOEICの点数が700点以上程度ある方の場合は、外国人のお客様とスムーズにコミュニケーションが取れると期待され、採用の可能性が上がるでしょう。

【受付への転職を成功させる志望動機】受付の転職で武器になる資格はある？

受付業で求められるスキルが分かりましたが、転職にあたって武器となる資格はどのようなものがあるのでしょうか。

前述したコミュニケーションスキルやビジネスマナー、PCスキルや語学力に関連した各種資格は、志望動機においてはもちろん、入社後の業務で大いに役立ちます。

代表例として以下の4つの資格を紹介するので、ぜひ参考にして、資格取得を目指してみてはいかがでしょうか。

秘書検定

「秘書検定は秘書になりたい人向けの資格」と思う方も多いかもしれませんが、広く「人材育成」をテーマとしている検定であり、社会人として、また一人の大人として備えておくべき知識を問われます。

社会人なら覚えておきたい基本的な常識を「秘書技能」という言葉でまとめており、秘書以外の仕事にも広く役立つため、受付業への転職におけるアピールポイントとしても非常に効果的です。

ビジネスの現場における、上司のサポートをするために必要な知識や考え方、業務の進め方などを学べるため、受付での業務に存分に活かせます。

来訪された取引先様とのやり取りやご案内、社内における日々のサポート業務などの受付業務の数々は、秘書検定の取得者であれば即戦力と判断されるでしょう。

MOS

データ入力や資料作成といった、パソコンを用いた事務作業も行う受付業は、WordやExcel、PowerPointといったofficeソフトで一通りのパソコンスキルが求められます。

もちろん入力にあたって、タイピングも正確でスピーディーにできるに越したことはありません。

最低限のパソコンスキルがあることを証明してくれるのがMOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）検定です。

病院・クリニックでの受付では、カルテ作成などでデータ入力をする傍ら、患者さんがいらっしゃれば彼らの診察受付をしなければなりません。

頻繁に手を止めるタイミングがあるため、可能な限りパソコン作業はスピーディーに進めるべきです。

受付業に限らず、どんな職種でもある程度のパソコン業務はあるため、転職活動において取得していると汎用的に重宝する資格といえます。

TOEIC等の語学力検定

受付業では語学力も必要な場面が数多く発生するため、TOEICをはじめとした各種外国語検定の資格は志望動機でのアピールに効果的です。

観光地や大都市のホテルには外国人観光客が多く宿泊しに来ますし、外国人がそもそも多く住む地域にある百貨店やショッピングセンターでは、普段から多くの外国人のお客様が来店されます。

企業受付においても、外資系の企業や取引先によっては、英語が話せなければまともにビジネスができません。

TOEICは、ビジネス実務における英語力をはかる指標として広く認知されています。

目安として、700点以上であればビジネスにおける英語力が十分あると判断されるため、受付業への転職を考えている方は、ぜひ英語力を磨くこともおすすめです。

医療事務

病院・クリニックでの受付に転職を検討している方へぜひおすすめしたいのが医療事務資格です。

受付とはいえ医療機関での勤務と考えれば、ある程度の医療に関する知識は持っておくに越したことはありません。

もちろん資格不問の求人は多くありますが、応募者同士を比較したときに、医療事務資格を持っている方であれば即戦力と判断され、採用されやすくなるでしょう。

医療事務資格は種類が多いのですが、代表的なものを挙げると以下の4つです。

どの資格を取得しても医療事務としての仕事内容は変わらず、受付や会計、レセプト（診療報酬明細書）作成が主になるため、病院・クリニックの受付転職にあたっては非常に重宝されます。

【受付への転職を成功させる志望動機】受付の志望動機を書くときに押さえるべきポイント

受付業に転職する際の志望動機には、どのようなことを書けばいいのでしょうか。

採用担当者は志望動機の記載を通じて、応募者のスキルや経歴の確認はもちろん、入社に対する熱意を判断します。

以下に挙げる4つのポイントを押さえてしっかりアピールできれば、採用担当者にいいイメージを与えられるでしょう。

一つずつ解説していくのでぜひ参考にしてください。

なぜ受付業なのか、なぜその職種なのか

はじめに、数ある職種の中からなぜ受付業を選んだのか、また受付業も、企業受付やホテルフロントなどさまざまある中で、なぜそれなのかという2点をはっきりさせましょう。

職業そのものに対するモチベーションが分からないことには、採用担当者も欲しいとは思いません。

入社後「思っていた感じと違った」と早期退職されては、求人や教育で費やした時間と労力が無駄になってしまいます。

受付業という仕事に対して、熱意と誇りをもって取り組んでくれる方が大前提です。

それを伝えるために、受付業とその職種を志そうと思ったきっかけを、具体的なエピソードも交えて記載しましょう。

なぜ応募企業なのか

入社の熱意を伝えるためには、応募企業である理由を明確に示すことが必要です。

「受付業をやりたい」「病院やクリニックの受付として働きたい」など、職種へのモチベーションが分かっても、採用担当者は「なぜ自社」なのかという疑問を持っています。

企業受付や病院・クリニックなど、それぞれに数多くの企業があるため、「数ある競合他社の中からなぜ自社を選んでくれたのか」という点をはっきりさせましょう。

企業・業界研究をする中で、応募企業は他の企業と比べて何が違い、自分は何に魅力を感じたのかという差別化要素を見つけ、志望動機に入れ込みましょう。

「他社ではなく、御社でしかできない」という思いをしっかりアピールできれば、採用の可能性は高くなるはずです。

入社後に活かせる自身のスキルや経歴

受付の業務で実際に活かせそうな自身のスキルや経歴をアピールしましょう。

志望動機を書くにあたって、企業・業界研究と同じく重要なのが自己分析です。

学生時代なども含めて、これまでの自身の経歴を振り返り、自分がどんな性格で、何が長所・短所で、どんな実績があるのかといったことを洗い出します。

自己分析が自分一人では上手く進まないという方は、信頼できる友人や同僚、特に上司の方に話を聞いてみましょう。

第三者的な視点から、自分でも気が付いていなかった強みや性格が分かるかもしれません。

ここで冒頭に戻りますが、自己分析によって並べられた自身の経歴や所有スキルの中から、入社後の業務に活かせるものだけをピックアップしましょう。

採用担当者は戦力になる人材を欲しており、いくら素晴らしい経歴の持ち主でも、それが業務と関係ないものであれば採用するメリットがありません。

受付として働き、企業に貢献している姿を具体的にイメージできれば、「この人を採用したい」となります。

コミュニケーションスキルや語学力、ビジネスマナーやパソコンスキルなど、受付業で求められるスキルをピックアップして、業務に活かせる強みとしてアピールしましょう。

応募企業で何をしたいか、どう貢献できるかを示す

前述の内容に似ていますが、入社後に応募企業の受付として何をしたいか、どのように働いていきたいか、どう貢献できるかを記載しましょう。

採用担当者が、あなたの働く姿を具体的にイメージできるほど、「この人を採用するメリットがある」と感じやすくなるため、企業研究を踏まえた個人的なキャリアビジョンを伝えると効果的です。

「視野が広く、色々なことに気が付ける強みを活かして、お客様にプラスアルファのサービスを提供していきたい」や、「介護職での経験と、在職中に取った医療事務の資格を活かして、患者さんとの円滑で明るいコミュニケーションや、カルテ作成・データ入力などの効率化に貢献したい」など、自身のアピールポイントと関連付けながら、実際の働いている姿をイメージしてもらいましょう。

特に資格やテストの点数など、具体的に示しやすいアピールポイントがある方は、ぜひ志望動機に盛り込んでください。

【受付への転職を成功させる志望動機】～職種別～志望動機の例文をご紹介

最後に、受付への転職における実際の志望動機の例文を、以下の4つの職種別に紹介・解説します。

それぞれの職種に関しても改めておさらいしているので、職種ごとのニーズなどをしっかり確認して、志望動機に活かしてください。

企業受付

病院やクリニック

百貨店やショッピングセンター

ホテルのフロント

まとめ

受付へ転職する際の志望動機の書き方を解説してきました。

一口に受付といっても、企業受付や病院での受付事務、百貨店などの総合案内やホテルのフロントスタッフなど職種もさまざまで、業務内容も職種によって微妙に異なります。

転職を志したきっかけを思い出したうえでしっかりと自己分析をした結果、もっとも自身がイメージする受付業に近い職種へ応募しましょう。

受付は高いコミュニケーションスキルに加え、最低限のビジネスマナーとパソコンスキルが必要です。

さらに語学力もあると職種や環境によっては非常に重宝されます。

自己分析で洗い出した強みの中から、応募企業が求める人材に合わせてアピールポイントをピックアップし、企業に貢献できることを示しましょう。